5 DICAS PARA PADRONIZAR OPERAÇÕES

Um mesmo produto que é chamado por termos diversos entre a equipe.

Um operador que pula uma etapa do processo.

Diferentes tipos de layout para armazenar estoques semelhantes.

 

Em qualquer área de atuação, quase todo o profissional já deve ter se deparado com inconsistências como essas. Mais comum do que possa parecer, a falta de padronização nas operações das empresas causa uma série de prejuízos, tanto econômicos quanto de desempenho.

Para que uma operação funcione de maneira eficiente, em toda a sua capacidade, a padronização é primordial.

O alinhamento de cada etapa e entre toda a equipe contribui para a otimização de tempo, recursos e padrão de qualidade. Ou seja, itens que culminam em maior lucratividade, minimização de erros e redução de custos.

O modelo de processo dos restaurantes de fast food é um ótimo exemplo dos impactos da padronização nos negócios.

Padronizar pode parecer difícil no início, quando já existe um modelo de trabalho em funcionamento. Porém, ao término da reestruturação, os resultados são compensatórios para todos os envolvidos nos processos e tornam o dia a dia muito mais fácil.

A regra de ouro para iniciar e manter a padronização da operação é disciplina. Todos precisam estar cientes e seguir corretamente as etapas, do contrário, as expectativas não serão atingidas.

Veja dicas fundamentais para padronizar operações:

 

1 – Mapeamento

O mapeamento de processos é a etapa mais importante para encontrar pontos fortes e fracos da produção e, assim, poder determinar padrões mais assertivos. É uma ferramenta gerencial indispensável para identificar gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, retrabalhos, entre outros.

Realizar entrevistas com a equipe, analisar de perto as atividades, avaliar documentações e coletar dados são algumas técnicas utilizadas. A partir dessa análise crítica, se chega a um entendimento mais claro sobre os processos e de que forma é possível otimizá-los. Alguns dos principais benefícios são aumento da performance da produção, melhora na qualidade de produtos ou serviços, diminuição de custos, eliminação de barreiras técnicas e comerciais.

 

2 – Treinamento

Organizar treinamentos com a equipe é a maneira mais efetiva de manter todos alinhados sobre os padrões estipulados. Essa prática pode se dar através de reuniões presenciais ou até por meio de materiais escritos ou em vídeo. Esse conteúdo previamente preparado vai auxiliar tanto na hora de uma reestruturação, quanto para nortear novos funcionários.

 

3 – Acompanhamento

O acompanhamento periódico das operações para verificação dos processos deve ser uma constante em qualquer empresa. Isso evita o descumprimento de padrões, que pode ser corrigido imediatamente, antes que seja repetido por outros operadores. Esse monitoramento também contribui para verificar se as atividades estão, de fato, acontecendo de maneira eficiente ou se há necessidade de rever o padrão.

 

4 -Tecnologia

Para qualquer tipo de operação, sempre existe algum recurso que pode se tornar um aliado da padronização. Seja para um maquinário mais moderno ou para um sistema eficiente de gestão empresarial, estar atento e contar com as novas tecnologias disponíveis para o segmento é essencial para padronizar processos.

 

5 – Auxílio profissional

A maneira mais eficaz de implementar uma padronização de operações é com o auxílio de profissionais da área de Engenharia de Produção. Eles vão desenvolver um trabalho a partir de técnicas e metodologias já consolidadas, oferecendo soluções eficientes e confiáveis. Além disso, trarão um olhar de fora, longe dos vícios que os processos e quem os desempenha pode ter, o que aumenta ainda mais as chances de sucesso.

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Vamos conversar sobre as possíveis soluções e fazer uma proposta do tamanho das necessidades do seu negócio.