O que é 5W2H?
A 5W2H é uma ferramenta de gestão empresarial em formato de checklist que permite planejar e organizar atividades de uma empresa. Sendo assim, a utilização do 5W2H torna esse planejamento claro e eficiente. Vale destacar, ainda, que a idealização da metodologia aconteceu durante a condução de estudos de qualidade na indústria automobilística japonesa.
5W2H é uma sigla para as sete perguntas que precisam de respostas ao usar a ferramenta: What (O quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), Why (Por quê?), How (Como) e How Much (Quanto). Ainda, existem variações como 5W1H e 5W3H, sendo a primeira sem o How Much e a segunda incluindo o How Many (Quantos). Contudo, 5W2H é o padrão mais comum.
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Quais são as vantagens de usar o 5W2H?
O uso do 5W2H oferece vantagens para qualquer porte de empresa, desde microempresas até multinacionais. A usabilidade dessa ferramenta de qualidade se deve ao fato de destrinchar diversos tipos de problema, facilitando a tomada de decisão. Ademais, não requer uma equipe técnica especialista para executá-la, tornando o 5W2H útil para qualquer colaborador.
Contudo, áreas de gestão e planejamento tendem a utilizar essa ferramenta mais frequentemente. Isso porque o 5W2H nada mais é que a estruturação de um plano de ação para agilizar os processos a serem feitos. Após responder todas perguntas, a execução se torna mais nítida e efetiva.
Além disso, a simplicidade da ferramenta é um dos seus maiores atrativos. São perguntas objetivas e as suas respostas direcionam o projeto de forma muito assertiva. Portanto, apesar de simples, o 5W2H é indispensável para a gestão empresarial.
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Quando usar o 5W2H?
Conquanto o 5W2H pode servir para planejar qualquer atividade, nota-se que seu uso acontece frequentemente no planejamento estratégico e na elaboração de processos e projetos, principalmente aqueles ligados à melhoria contínua. Dessa forma, a resposta dos 5 W’s e dos 2 H’s resultam em um plano de ação completo, elucidando o problema e a forma de atuar sobre ele.
Contudo, até as funções cotidianas da empresa podem passar pelo 5W2H. Além disso, sua baixa complexidade a torna útil tanto para colaboradores do chão de fábrica quanto para a gestão empresarial, como o caso de um engenheiro formado que executa projetos em alta escala para uma grande empresa.
Como fazer um plano de ação 5W2H?
Para a aplicação do 5W2H, é necessário entender quais aspectos abordar em cada norma. São sete perguntas que compõem a ferramenta de qualidade, conforme abaixo:
O que será feito? (What?)
A resposta dessa pergunta deve definir e descrever o que será feito de fato, determinando o resultado que deseja-se alcançar. Inclusive, deve-se descrever todas tarefas de cada integrante da equipe dentro do projeto, destrinchando as etapas do mesmo.
Quem fará? (Who?)
Nesta etapa será feita a escolha a pessoa ou equipe responsável pelo projeto. Nesse sentido, pode compreender tanto um colaborador somente ou até mesmo um setor inteiro. Porém, no segundo caso, é sempre preferível definir um líder para gerenciar o plano de ação que está em elaboração.
Quando será feito? (When?)
Aqui definem-se os prazos para a execução. Além disso, a elaboração de um cronograma auxilia no controle do andamento do projeto. Após definir o plano de ação com o 5W2H, a metodologia ágil Scrum pode ser útil para planejamento e gestão dos prazos e cronograma.
Onde será feito? (Where?)
Nesta fase determina-se o local onde se desenvolverá o projeto, bem como onde seus resultados terão aplicação. Portanto, tais locais podem ser físicos, como um departamento, ou virtuais, como no banco de dados da empresa.
Por que será feito? (Why?)
Trata-se da justificativa do plano de ação. Ou seja, o porquê da sua realização e que benefícios deseja-se alcançar.
Como será feito? (How?)
Quais métodos e estratégias serão adotadas para a realização do que foi estabelecido são descritos aqui. Até mesmo anotações devem ser estabelecidas, de forma que todos participantes do projeto estejam alinhados e o façam seguindo as mesmas diretrizes.
Quanto custará? (How Much?)
Estimar o custo e investimento necessário para transformar o projeto em realidade. Caso o projeto dependa de aprovação de terceiros, explicitar o Retorno Sobre o Investimento (ROI) é uma informação muito útil.
Além disso, é importante ressaltar que as perguntas devem ser respondidas da forma mais completa possível, a fim de realmente explicitar todas características do projeto ao máximo. Também vale destacar que o desenvolvimento do 5W2H pode ser feito em uma planilha do Excel, em outros softwares específicos ou até mesmo em quadros físicos.
O foco durante toda aplicação da ferramenta de qualidade deve ser o objetivo final. Sendo assim, é indicado realizá-la em grupos. Dessa forma, há uma diversidade de detalhes e pontos de vista, culminando em um resultado mais assertivo.
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5W2H: confira exemplo aplicado
Imagine um cenário hipotético em que um engenheiro formado e que trabalha em uma grande empresa precisa executar projetos em alta escala. Seu setor encontra-se com muitas máquinas velhas que acabam requerendo manutenções frequentes. Assim, ele necessita criar planos de ação para controlar a situação atual e substituir as máquinas no futuro.
Primeiramente, o engenheiro reuniu a equipe inteira do setor para levantar possíveis medidas a serem tomadas. Portanto, definiu duas medidas de sua preferência e, utilizando 5W2H, desenvolveu-as:
Após a aplicação da ferramenta, ambos os planos de ação têm seus limites bem definidos. Assim, garante-se que todos os envolvidos estejam cientes dos projetos a serem realizados e de suas incumbências.
