Introdução
A automação de processos é definida como o uso de software e tecnologias para automatizar processos de negócios, a fim de alcançar metas organizacionais; por isso, é uma das principais estratégias adotadas por empresas que buscam aumentar sua eficiência e reduzir custos operacionais. Neste artigo, vamos explorar o que é a automação de processos mais a fundo, seus benefícios, aplicações práticas e como implementá-la em sua empresa.
O que é Automação de Processos
A automação de processos é o uso mais adequado de tecnologias para a execução e organização de tarefas repetitivas com etapas e sequências a serem seguidas pois são essas as etapas que tomam mais tempo da produção e que geram menos valor agregado.
A automação assegura que os processos de negócios sejam executados pelas pessoas certas, na sequência correta e dentro de um prazo específico. Embora as prioridades de automação variem entre empresas, o planejamento e a modelagem dos processos são etapas iniciais essenciais para aumentar a eficiência, eliminando atividades redundantes.
Benefícios da Automação de Processos
A automação de processos oferece diversos benefícios à sua empresa, desde os mais simples até os mais complexos, como aumento de velocidade e eficiência, redução de custos, maior produtividade e controle operacional. Além disso, com a implementação da automação em uma empresa, será possível perceber estruturas de negócios mais ágeis e resilientes e operações mais eficientes.
Assim, tendo operações mais eficientes, os tempos de ciclo serão mais rápidos, com uma colaboração em tempo real por toda a organização. Ademais, a implementação da automação de processos trará para a sua empresa oportunidades de agilidade e inovação.
Como automatizar processos na sua empresa
Automatizar processos em uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas com a abordagem correta e seguindo os passos necessários, é possível alcançar a tão almejada eficiência, com resultados significativos na produção.
A primeira etapa essencial a ser cumprida é fazer uma análise detalhada dos processos que podem se beneficiar da automação, ou seja, entender todas as etapas envolvidas, quem são os responsáveis, quais são os inputs e outputs, e como as informações fluem ao longo do processo.
Além disso, é essencial definir objetivos claros para a automação. Se a empresa focar na redução de custos e no aumento da produtividade, por exemplo, isso orientará o desenvolvimento e a implementação do processo.
Após terem esses passos cumpridos, é preciso selecionar as ferramentas de automação mais adequadas para os processos identificados, como softwares de automação de fluxo de trabalho.
Por último, as últimas etapas seriam a realização de testes para garantir que a automação funcione conforme o esperado, certificando-se de que ela atenda aos requisitos e objetivos estabelecidos, fazendo os ajustes conforme necessário. Além disso, será necessário iterar e otimizar a solução ao longo do tempo, conforme novas necessidades surgirem ou melhorias forem identificadas.
Ferramentas de Automação de Processos
As ferramentas de automação mais adequadas para os processos identificados devem ser selecionadas com muito cuidado; exemplos delas são softwares de automação de fluxo de trabalho, sistemas de gestão empresarial (ERP), plataformas de automação de processos robóticos (RPA), entre outros. Todas possuem o mesmo objetivo: otimizar e melhorar a produção da empresa.
Existem diversas ferramentas que podem ser a peça perfeita para a sua empresa, como a automação de processos robóticos (RPA) que envolve o uso de software para automatizar tarefas repetitivas, com os “robôs de software” interagindo com o usuário, realizando cálculos e entre outras atividades.
Além disso, outra ferramenta muito utilizada na automação de processos é a automação de fluxo de trabalho (workflow automation). Esse tipo de automação gerencia a sequência de tarefas, a interação entre pessoas e sistemas, e controla o movimento de informações, sendo usado para otimizar e automatizar processos sequenciais e estruturados.
Automação de Processos Empresariais: casos de sucesso
O estudo “OTRS Spotlight: IT Service Management 2023”, revelou que 78% das empresas brasileiras entrevistadas já investiram em automação de processos, destacando a importância crescente da automação industrial para o sucesso e a competitividade em diversos setores.
Um exemplo notável é a Coca-Cola, que implementou diversas soluções de automação em suas operações. A empresa introduziu sistemas automatizados de engarrafamento equipados com robôs da FANUC, responsáveis por tarefas como paletização automatizada, organização e empilhamento de produtos.
Além disso, a Coca-Cola adotou sistemas de visão artificial e sensores IoT para monitorar a qualidade dos produtos em tempo real, garantindo conformidade com os padrões de qualidade.
A automação logística também foi aprimorada com a introdução de veículos guiados automaticamente (AGVs) para otimizar a movimentação de materiais dentro das fábricas.
Essas iniciativas resultaram em benefícios significativos, como aumento de 30% na capacidade de engarrafamento, redução de 20% nos custos operacionais e melhoria na qualidade dos produtos, reduzindo o tempo de movimentação de materiais em 25%.
Desafios na implementação da Automação de Processos
Apesar dos benefícios notáveis, a automação de processos também apresenta desafios que devem ser superados para garantir o sucesso da implementação e, consequentemente, transformar sua empresa.
Um dos principais desafios é a resistência e o receio dos colaboradores. A automação, ou seja, a inovação, é muitas vezes percebida como uma ameaça aos empregos, o que pode gerar resistência e dificultar a adoção da tecnologia.
Por isso, é fundamental realizar um trabalho de conscientização e capacitação dos colaboradores, mostrando os benefícios da automação. Outro desafio é a integração dos sistemas, ou seja, garantir que os sistemas legados sejam compatíveis com as tecnologias de automação, evitando dificuldades na implementação e integração dos processos automatizados.
Nesses casos, é necessário investir em soluções tecnológicas que possibilitem a integração dos sistemas existentes com as novas tecnologias. Além disso, a automação de processos exige um planejamento cuidadoso e uma análise detalhada dos processos a serem automatizados, identificando quais atividades podem ser automatizadas e como fazê-lo. Sem um planejamento adequado, a automação pode gerar mais problemas do que soluções.
Conclusão
Em conclusão, a automação de processos é uma grande aliada para empresas que buscam mais eficiência, agilidade e controle operacional. A implementação dessa tecnologia pode reduzir custos e aumentar a produtividade, mas requer uma análise cuidadosa dos processos e a escolha das ferramentas corretas.
Casos de sucesso, como o da Coca-Cola, demonstram que a automação é viável e eficaz. No entanto, desafios como a resistência dos colaboradores e a integração de sistemas devem ser superados com planejamento e capacitação. Assim, as empresas poderão aproveitar os benefícios da automação e se tornar mais competitivas no mercado.
