PLANEJAMENTO OPERACIONAL: ENTENDA O QUE É E QUAL A SUA IMPORTÂNCIA

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O planejamento operacional é um documento abrangente que descreve as metas, estratégias e táticas de uma empresa para alcançar o sucesso. O objetivo de um plano de negócios é fornecer um roteiro para o crescimento da empresa e servir como uma ferramenta para atrair investidores ou financiamentos. 

Com um plano de negócios bem elaborado, as empresas podem aumentar suas chances de sucesso. Fornecendo uma direção clara para suas operações, identificando possíveis obstáculos e desenvolvendo estratégias para superá-los.

Um dos principais benefícios de ter um planejamento operacional é que ele ajuda as empresas a entender melhor seu mercado e setor. Por meio do processo de pesquisa e criação de um plano de negócios, as empresas obtêm informações sobre seu mercado-alvo, cenário competitivo e tendências do setor. 

Esse conhecimento permite que as empresas desenvolvam estratégias de marketing mais eficazes, tomem melhores decisões sobre o desenvolvimento de produtos e identifiquem oportunidades de crescimento. 

Precisa de ajuda para criar o planejamento operacional da sua empresa? Continue lendo o artigo e confira as melhores dicas que vão ajudar o seu negócio. 

O que é o planejamento operacional?

Antes de mais nada, o planejamento operacional é umas das principais etapas do planejamento estratégico. São objetivos de longo prazo, transformados em tarefas menores para auxiliar o objetivo maior e deixar a empresa em constante movimento rumo ao sucesso. 

Em geral essas tarefas são mais simples e práticas, por isso sua realização ocorre nos mais diversos departamentos da empresa.

Nesse sentido, é muito importante ter concluído o planejamento estratégico anteriormente para poder elaborar o operacional. Também, é necessário criar nesta ordem para obter um resultado mais eficaz.

Qual é o objetivo do planejamento operacional?

O planejamento operacional é o processo de traduzir metas estratégicas em objetivos e tarefas específicas que podem ser alcançadas pelas operações diárias de uma organização. 

Logo, garante a alocação dos recursos da organização de maneira eficiente e eficaz para alcançar os resultados desejados.

Essa ferramenta permite identificar as tarefas específicas, cronogramas e recursos necessários para atingir os objetivos da organização. Ele fornece uma estrutura para a tomada de decisões, alocação de recursos e medição de desempenho. 

Ao dividir objetivos maiores em tarefas menores e alcançáveis, o planejamento operacional ajuda a manter a organização focada e no caminho certo para alcançar seus objetivos estratégicos gerais. Em última análise, o planejamento operacional eficaz pode ajudar as organizações a obter maior eficiência, produtividade e sucesso.

Entenda a importância do planejamento operacional para as empresas

A parte operacional de uma empresa é crítica, pois é a fase na qual ocorre a transformação dos objetivos propostos em ação. Sem planejamento operacional, os departamentos não teriam direção e não saberiam quais ações são necessárias para atingir os objetivos da empresa. 

Na ausência de um planejamento operacional eficaz, o mais alto nível de gestão não pode agir de forma adequada, resultando em desperdício de tempo e recursos para a empresa. Assim, o planejamento operacional é crucial para a alocação eficiente de recursos e a execução bem-sucedida das estratégias.

Planejamento estratégico estratégico e operacional: entenda as diferenças 

A princípio, o planejamento estratégico trabalha com objetivos macro, geralmente realizáveis em 3 anos ou mais, dependendo do porte da empresa. A alta administração que os define e verifica se a empresa está se aproximando ou não deste objetivo. 

Durante o processo de planejamento estratégico, as organizações podem usar várias ferramentas e técnicas para analisar seu ambiente interno e externo, como a análise SWOT. Eles também podem usar métricas de desempenho, como indicadores-chave de desempenho (KPIs), para acompanhar o progresso e medir o sucesso.

Já o planejamento operacional são os objetivos que o terceiro nível de administração realiza e o segundo nível administra. São objetivos mais palpáveis que os anteriormente ditos, realizados de 3, 6 meses ou até mesmo 1 ano. 

Esse planejamento decorre do estratégico, ao passo que, os objetivos menores servem para que se alcance àquele definido pela alta administração. 

O planejamento operacional é importante pois ajuda as organizações a destinar recursos de maneira eficaz. Além disso, ajuda a gerenciar riscos e garantir que todos os departamentos e equipes estejam alinhados, trabalhando para os mesmos objetivos ao desenvolver planos de ação detalhados.

Planejamento operacional: como utilizar a tecnologia a seu favor

Existem vários softwares que ajudam ou fazem o planejamento operacional. Aplicativos que delegam tarefas aos outros usuários e permite que os acompanhe via online, são ótimos exemplos disso.

A tecnologia ajuda pela praticidade e também auxilia visualmente os envolvidos a mensurar a capacidade da equipe. Alguns exemplos de plataformas são:

  1. Asana
  2. Trello 
  3.  Favro

Usar esses softwares pode melhorar a colaboração da equipe, o rastreamento de tarefas e o gerenciamento de projetos, levando ao aumento da produtividade. Cada um dos softwares acima tem suas características, melhor testá-los e ver quais encaixam melhor em cada empresa.

Principais indicadores do planejamento operacional 

Para garantir que o planejamento operacional esteja sendo executado de forma correta, podemos utilizar indicadores que demonstrem os resultados das ações que tomamos em nossos planos de ação.

Esses podem ser dos mais diversos, mas devem estar alinhados e serem facilmente medidos pelos responsáveis, afim de obter um número confiável e acurado.

Os principais indicadores do planejamento operacional são:

  1. Objetivos e metas específicos
  2. Planos de ação com cronogramas claros
  3. Alocação de recursos e medição de desempenho

O primeiro indicador mostra que as metas precisam ser claras, mensuráveis e alcançáveis. Para que assim, todos os envolvidos no processo de planejamento entendam o que precisa ser feito e como o sucesso será medido.

O segundo indicador fornece clareza sobre o que precisa ser feito, por quem e quando. Também garante que todos os envolvidos no processo de planejamento entendam seu papel na consecução dos objetivos.

Finalmente, o planejamento operacional requer alocação efetiva de recursos e medição de desempenho para garantir que os objetivos sejam alcançados de forma eficiente e eficaz. Isso inclui determinar os recursos necessários, como pessoal, equipamento e fundos, e garantir sua utilização da maneira mais eficiente possível.

Principais tipos de planejamento operacional para as empresas

Existem dois tipos de planejamento operacional, o single-use e o on-going. Ao escolher o tipo apropriado de planejamento operacional, as empresas podem alinhar seus recursos, otimizar o desempenho e atingir seus objetivos.

Single-use são objetivos traçados para serem realizados de maneira bem curta e de uma vez só, como o nome sugere. Geralmente é usado em problemas bem específicos, como consertar alguma máquina ou contratar mais pessoas. Já o on-going é uma abordagem diferente, são objetivos um pouco mais extensos que podem ser modificados ao longo de sua execução. 

Exemplos de planejamento operacional 

Como explicado anteriormente, essa ferramenta de gestão é utilizada para tarefas operacionais e mais simples, de modo que auxilie a empresa a alcançar a meta maior, estabelecida pela alta gerência.

Entender como as empresas no mercado utilizam o planejamento operacional te ajuda a compreender a sua importância e porque você deve implementá-lo o quanto antes.

  1. Quando uma empresa de calçados, por exemplo, define que irá aumentar sua capacidade em 40% porque o mercado está disposto, cabe aos departamentos a analisarem como é possível fazer isso. Qual será a priorização das tarefas e se existe algum trabalho que poderá ser secundário. Após essa análise, é necessário colocar em ação o planejamento por meio de tarefas a serem executadas, sempre apoiadas por indicadores que consigam medir o sucessos dos planos de ação implementados.
  1. Também, quando uma empresa quer diminuir em 10% suas amostras com defeitos, cabe aos departamentos operacionais aplicarem controle estatístico, checarem, e se necessário, melhorar. Claro, cada setor decide a melhor maneira de atingir os objetivos maiores impostos pela empresa.

4 dicas para fazer o planejamento operacional eficiente

Um planejamento operacional eficaz é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Nesse sentido, separamos  algumas dicas que vão te ajudar a  criar um plano operacional eficiente:

  1. Defina metas específicas e mensuráveis: Use a matriz SMART para definir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo. Isso garantirá que todos os envolvidos no processo de planejamento entendam o que precisa ser alcançado e quando.
  2. Divida as tarefas: Dividir metas maiores em tarefas menores e alcançáveis para torná-las mais gerenciáveis. Isso também ajudará a identificar possíveis obstáculos ou problemas que possam surgir durante o processo.
  3. Alocar recursos: Alocar recursos de forma eficaz, incluindo pessoal, equipamentos e fundos. Isso garantirá que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo para alcançar os objetivos.
  4. Monitore o progresso: monitore continuamente o progresso e ajuste os planos conforme necessário. Isso ajudará a garantir a realização dos objetivos de forma eficiente e eficaz.

Seguindo essas dicas e usando ferramentas como a matriz SMART, as empresas podem criar planos operacionais eficientes que alinham recursos, otimizam o desempenho e atingem seus objetivos.

O que não pode faltar em um planejamento operacional?

Ter gestores que saibam o que a empresa quer e sabem como atingir, é de suma importância, pois eles que decidem como pode ser realizado as tarefas. Se isso não for possível cabe à empresa perceber e contratar uma consultoria para auxiliá-los.

Estabelecer um fluxo de trabalho claro é necessário, então invista em mapear todos os pontos de contato entre a empresa e o cliente.

Buscar prever os riscos que podem afetar o andamento do plano e forma possível de enfrentar. Não adianta traçar os objetivos e desenvolver um plano de ação que não aborda a realidade da empresa.

Veja como a EPR te ajuda na criação do planejamento operacional

A EPR auxilia as empresas a desenvolverem todas ferramentas necessárias e preparar o terreno de modo que seu planejamento operacional ocorra de maneira eficaz. Como uma empresa de consultoria também se fornece uma perspectiva objetiva sobre o negócio, identificando áreas de melhoria e oportunidades de crescimento.

Logo, a EPR já possui experiência com esse tipo de escopo e já auxiliou uma empresa de cuidados infantis a entender seus objetivos e valores. Assim, buscando melhorias de acordo com a necessidade daquela empresa. 

A EPR trabalha tanto auxiliando na elaboração do planejamento estratégico, quanto na montagem e execução do planejamento operacional. Atuando em todos os níveis. 

Nesses projetos, realizamos entregas que demonstraram para a  empresa como continuar controlando sua situação e que continuem realizando um planejamento operacional de qualidade mesmo após a finalização do trabalho da EPR.

Empresas bem organizadas têm um desempenho acima da média e se destacam no mercado. Realizar um bom controle dos pedidos de seus clientes é o primeiro passo para a organização de uma empresa que deseja ser competitiva no mercado. Visando isso, a EPR consultoria elaborou uma planilha que ajuda você que quer começar a fazer uma gestão empresarial organizada e não sabe como.

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