MAPEAMENTO DE PROCESSOS: ENTENDA O QUE É E PORQUE FAZER!

Mapeamento de processos é um dos principais serviços da Engenharia de Produção. Além de servir para a análise e reestruturação dos seus processos, ele é também a base para resolução de problemas de maior complexidade nos projetos de engenharia. 

Além disso, o principal objetivo do mapeamento de processos é identificar a sequência e relação entre atividades e pessoas da empresa, extraindo um panorama real de forma visual e prática. 

A abrangência de funcionalidades que o mapeamento de processos pode alcançar é enorme. Nesse sentido, essa prática pode evidenciar problemas, tais como:

  1. Falta de padronização nos processos; 
  2. Centralização das informações; 
  3. A falta de documentação e ineficiência na gestão. 

Entretanto, além desses, o que o mapeamento de processos permite de maneira inigualável é a capacidade de observar o funcionamento da empresa de forma objetiva, podendo, a partir daí, remodelar as atividades de forma desejada.

 

Você sabe qual a diferença entre mapa de processo, diagrama de processo e modelo de processo?

Apesar de ser uma ferramenta prática de realização e utilização, o mapeamento de processos não exclui a necessidade de construir um planejamento detalhado durante a sua construção. Por isso, o planejamento é imprescindível para que não haja perda de informações e, principalmente, para alinhar qual o objetivo e expectativas ao final do mesmo.

O primeiro passo é o estudo da finalidade do mapeamento de processos e como isso se relaciona com o objetivo de negócio da empresa. 

Por exemplo, um mapeamento de processos, cujo objetivo é redesenhar uma atividade para ser mais ágil, difere da análise de um mapeamento que será realizado para transformar o processo em mais seguro, ou seja, com mais etapas de controle e, consequentemente, tornando o processo mais lento e confiável.

Além do propósito do fluxograma, é importante a definição de outros pilares de construção:

  1. A restrição de quais setores ou colaboradores que serão mapeados e entrevistados; 
  2. O nível de detalhamento do mapeamento;
  3. A ferramenta de construção juntamente com a metodologia de verificação e validação. 

Esses passos são fundamentais de serem elaborados logo no início do processo de mapeamento para que não haja retrabalho ou a construção de um projeto sem relevância por não ilustrar o que a empresa precisava ver no momento.

 

 

Compreendidas as tantas situações que o mapeamento de processos pode abrangir, chegamos à etapa da construção do mesmo. Como comentado acima, é muito importante alinhar expectativas e objetivos, assim como o modelo de esqueleto da construção. 

Dentro da área de Gestão por Processos, é possível mapear as atividades em mapas de processos, diagramas de processos e, por fim, modelos de processos. Agora, qual a diferença entre eles e quando usar cada um?

Diagrama de Processo

O diagrama de processos é uma prática de mapeamento que propõe-se a desenhar de maneira macro o processo. 

Além disso, é de extrema relevância, principalmente pela facilidade de construção do mesmo, quando comparado aos outros dois tipos, visto que carrega uma visão mais generalista das atividades. Nesse sentido, seu uso é interessante para esboçar projetos que não precisam de um nível tão alto de detalhamento, diminuindo o tempo gasto com a elaboração, ou, ainda como fonte de explicação rápida e prática, para o caso e alguém novo na empresa, por exemplo.

Mapa de processo

O mapa de processos é um meio termo entre o diagrama e o modelo de processo. 

O mapa possui mais detalhes do que o diagrama, esmiuçando as entradas e saídas dos processos e definindo etapas que antes não eram importantes para a visão sistêmica, como, por exemplo, quem são responsáveis por cada etapa e quantas atividades possui dentro de cada divisão de processo.

Modelo de processo

Já o modelo de processos é a representação fiel do que acontece no dia a dia da empresa. Esse desenho tem por objetivo ilustrar todos os detalhes e exceções que acontecem no processo.

Seu uso é ideal para a automatização de algum processo da empresa, por exemplo. Porém, por ser uma construção extremamente detalhada, muitas vezes esse grande nível de informação não é essencial, se tornando um trabalho adicional e possivelmente desnecessário.

 

Mapeamento de processos: conheça o passo a passo

A partir dessas diferenças de método de construção e problemas que podem ser resolvidos com o mapeamento de processos, chegamos à última etapa, que é a construção, propriamente dita, do mesmo. Nesse momento, é imprescindível procurar ferramentas operacionais de mapeamento, as quais já trouxemos aqui no nosso blog um conteúdo neste link. Tendo em mente o método escolhido, seguiremos para a construção passo a passo.

Antes de começarmos de fato, é necessário alinhar uma particularidade do operacional de mapeamento de processos. É imprescindível que, para a construção do mapa, todos os envolvidos no processo estejam presentes. Isso é importante para abranger todos os pequenos detalhes da atividade e como ela realmente acontece no dia a dia. Nesse sentido, um erro comum durante o mapeamento é a construção do mapa apenas pela alta gestão da empresa, ficando, assim, incompleto comparado com a realidade. Além de abranger uma visão muito mais perto de um cenário ideal, do que a realidade da empresa. Com isto alinhado, podemos começar.

Com lápis e papel em mãos, iniciamos a etapa de mapear o processo desejado. Juntando todos os detalhes explicados anteriormente, é possível montar um passo a passo de como mapear sem perder informações e alinhado com o objetivo da empresa. Segue a lógica de construção em 10 etapas:

  1. Determinar o objetivo do mapa;
  2. Alinhar o nível de detalhe necessário (diagrama, mapa ou modelo de processo);
  3. Definir o setor e/ou processo que será mapeado;
  4. Definir as entradas e saídas do processo;
  5. Alinhar os responsáveis por cada atividade;
  6. Construir o mapa no software ou ferramenta escolhida;
  7. Definir a metodologia de validação e verificação;
  8. Identificar as lacunas de desenvolvimento;
  9. Brainstorming de soluções;
  10. Redesenhar o processo.

 

Finalizado o mapeamento dos processos, você possui em mãos uma ferramenta prática e visual de como sua empresa funciona hoje. Porém, o mais importante é não acreditar que o mapeamento é algo estático. 

Além disso, os processos são transformações de algum recurso em questão, e como todo bom pilar da engenharia de produção, deve sempre estar em constante melhoria e reestruturação para alcançar cada vez mais a proximidade do cenário ideal. 

Trouxemos no infográfico a seguir o cinco principais problemas visualizados ao realizar um mapeamento de processos. Assim, descrevemos como resolver esses problemas após a realização do mapa de processos e como isso mudará no dia a dia suas atividades. Ficou interessado?

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Quer ir além? Baixe nosso infográfico: Como diminuir os principais erros do meu processo?

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