GESTÃO POR PROCESSOS: DISCIPLINA ORGANIZACIONAL PARA EMPRESAS

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O que você vai aprender

A gestão por processos é uma metodologia que fornece melhor controle e disciplina organizacional por meio de suas ferramentas e recursos. Sendo assim, é uma abordagem estruturada, visando apoiar o planejamento, implementação, gerenciamento e análise.

Isso ocorre por meio de uma visão por processos e de melhoria contínua dos elementos do sistema, que agrega métodos, técnicas e ferramentas. Dessa maneira, a metodologia permite à empresa trabalhar em harmonia entre suas áreas, uma característica crucial para empresas que buscam competitividade.

Gestão por processos: como funciona?

A principal ferramenta da gestão por processos é o mapeamento de processos. Nesse sentido, é possível expandir a metodologia a partir do mapa final. Assim, estrutura-se um Mapeamento To Be, que é uma maneira otimizada de executar o processo, eliminando atividades que não agreguem valor. 

Portanto, depois de elaborado o documento, é possível aproveitar ainda mais da metodologia. Por exemplo, é possível construir um Procedimento Operacional Padrão, que é um passo a passo detalhado de cada tarefa. Seu objetivo é permitir que todos colaboradores possam participar de qualquer etapa. 

Dessa forma, outra ferramenta importante para a gestão por processos é o Mapeamento de Fluxo de Valor, que inclui quanto tempo é gasto em cada tarefa. Aqui, percebe-se como se ela agrega ou não valor ao cliente, evidenciando as atividades mais importantes.

Além disso, a gestão por processos apresenta múltiplas opções em termos de ferramentas para otimizar os métodos de trabalho. Entre elas, as mais conhecidas e que podem ser aplicadas em grande maioria das empresas são:

  1. Mapeamento de processos As Is
  2. Mapeamento de processos To Be
  3. Mapeamento do Fluxo de Valor
  4. Procedimento Operacional Padrão

Mapeamento de processos As Is

Mapeamento As Is é um documento, escrito ou desenhado, que registra como cada tarefa é feita. Dessa forma, o mapa pode ser feito por meio de entrevistas com o encarregado do processo ou através da observação da operação. Além disso, tal ferramenta é essencial, visto que serve como base para as outras.

Mapeamento To Be

Após elaborar o fluxograma do cenário atual, o leque de possibilidades que podem ser usadas aumenta. Portanto, caso seu objetivo seja otimizar o processo, é possível desenhar um mapa To Be, minimizando as atividades que não são necessárias. 

Mapeamento do Fluxo de Valor

Outro ponto importante para a gestão por processos é um Mapeamento do Fluxo de Valor. Com ele, serão evidentes as tarefas que exigem mais tempo, assim como as que agregam mais valor ao produto final, ou seja, as que devem ter mais atenção. 

Procedimento Operacional Padrão

Por fim, caso queira padronizar o trabalho dos colaboradores, assim como auxiliar novos funcionários do que deve ser feito, é preciso elaborar um Procedimento Operacional Padrão. Dessa forma, ele é um passo a passo com o máximo de detalhes possível, reduzindo o tempo que o funcionário deve pensar para poder atuar.

Gestão por processos e gestão de processos: qual a diferença?

A principal diferença entre os dois tópicos é que a gestão de processos é uma das partes da gestão por processos. Sendo assim, a gestão de processos muitas vezes está erroneamente vinculada a uma visão setorial. Enquanto isso,  gestão por processos consiste em a empresa ter uma estrutura organizacional horizontal, tendo como objetivo que todos departamentos trabalhem em sintonia.

A gestão de processos é a disciplina encarregada de mapear, padronizar e otimizar os métodos de trabalho. Já a gestão por processos, além de abranger esses pontos, também inclui o controle, o gerenciamento e leva em conta o grau de satisfação do cliente final. Sendo assim, ela pondera a quantidade de valor do produto com o trabalho direcionado a ele.

Importância da gestão por processos

A gestão por processos é crucial para qualquer empresa que busca ser competitiva devido suas diversas funcionalidades. Nesse sentido, hoje em dia, o acesso à informação é tão facilitado que praticamente todos conseguem aplicar pelo menos uma parte da gestão por processos nas suas atividades mais críticas.

Por causa disso, organizações que não aplicam as ferramentas oferecidas estão em desvantagem competitiva em relação a seus concorrentes. E, conforme já foi dito, a gestão por processos visa a otimizar e controlar as atividades da empresa.

Em prol disso, há diversas ferramentas que auxiliam os gestores a padronizar os processos da organização. Elas minimizam as perdas presentes na rotina, sejam elas físicas, humanas ou financeiras.

Gestão por processos: um passo a passo de como estruturá-la

A gestão por processos é uma metodologia essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Por isso há grande importância em estruturá-la da maneira correta.

Nesse sentido, uma eficiente gestão por processos pode ser configurada a partir de alguns passos, conforme abaixo:

Liste dos Processos

É uma boa prática de Gestão Visual que vai facilitar muito a sua percepção acerca dos problemas. Dessa forma, a prática é muito útil para começarmos a identificar possíveis gargalos dentro da empresa.

Priorize Setores

Tendo em vista todos os processos e setores envolvidos, comece a priorizar os setores da empresa. Portanto, ranqueie os setores de acordo com seu impacto no sistema de produção da empresa, considerando alguns setores como “críticos”. Dessa forma você concentra esforços nas situações mais determinantes no momento.

Identifique Gargalos

Dê atenção aos setores mais críticos em sua concepção e identifique os gargalos contidos nele. Para isso, é essencial fazer um Mapeamento As Is, de forma a entender o funcionamento do processo como um todo.

Aqui entra um ponto muito importante: a responsabilização. Saiba quem são os responsáveis de cada processo e converse com eles para ter total entendimento do mapeamento.

Crie um Mapa Futuro

A partir dos insumos coletados com o responsável de cada processo, identifique os gargalos sofridos no processo e busque entender de que forma ele poderia ser resolvido. Por isso, procure alternativas que irão melhorar o desempenho do processo.

Tome Decisões

Logo após enumerar as possíveis melhoras dentro do processo analisado, tome suas decisões. A partir desse ponto, é possível enxergar o que é mais imprescindível no momento. Então, busque uma capacidade maior e mais efetiva, podendo ser uma Padronização de Processos ou realizar mudanças visando a Otimização de Processos.

Melhoria contínua

Se você chegou nesse ponto, você já deu um grande passo para uma melhor Gestão por Processos dentro da sua empresa. Por isso, sinta-se à vontade para voltar aos primeiros passos e otimizar os demais processos dentro de sua empresa.

Conheça os 4 principais erros que empresas cometem em seus processos e como resolvê-los!

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