GESTÃO POR PROCESSOS NA PRÁTICA: 6 PASSOS PARA APLICAR

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O que você vai aprender

gestao por processos

A gestão por processos é uma metodologia que fornece o controle organizacional por meio de suas ferramentas e recursos. Sendo assim, é uma abordagem estruturada, que visa apoiar o planejamento e a implementação.

Isso ocorre por meio de uma visão por processos e de melhoria contínua dos elementos do sistema. Dessa maneira, a metodologia permite à empresa trabalhar em harmonia entre suas áreas.

 

O que é gestão por processos?

A Gestão por Processos (também chamada de Business Process Management – BPM) é uma técnica de gerenciamento de empresas que têm processos como pilar fundamental. Assim, visa o trabalho em conjunto na organização para alcançar objetivos em comum.

De forma complementar, a gestão por processos pode ser entendida como a interdependência entre as áreas e processos de uma organização. Dessa forma, todos os setores da empresa devem funcionar de modo sinérgico, em busca de uma maior eficiência.

Vale ressaltar que a metodologia seis sigma foi a responsável por tornar os setores das empresas um conjunto dependente entre si, e não mais um ambiente setorizado individualmente entre áreas. Assim, os processos se tornam mais padronizados e consequentemente geram maior retorno financeiro.

 

Gestão por processos e gestão de processos: qual a diferença?

A principal diferença entre os dois tópicos é que a gestão de processos é uma das partes da gestão por processos. Com isso,  gestão por processos consiste em a empresa ter uma estrutura organizacional horizontal, tendo como objetivo o trabalho em sintonia entre os departamentos.

A gestão de processos é a disciplina encarregada de mapear e padronizar os métodos de trabalho. Já a gestão por processos, além de abranger esses pontos, também inclui o grau de satisfação do cliente final. Sendo assim, ela pondera a quantidade de valor do produto com o trabalho direcionado a ele.

 

Importância de uma gestão por processos eficiente

Nesse sentido, hoje em dia, o acesso à informação é tão facilitado que praticamente todos conseguem aplicar pelo menos uma parte da gestão por processos nas suas atividades mais críticas.

Em prol disso, há diversas ferramentas que auxiliam os gestores a padronizar os processos da organização. Elas minimizam as perdas presentes na rotina, sejam elas físicas, humanas ou financeiras.

 

4 benefícios da gestão por processos

Ao aplicar a gestão de processos em sua empresa, muitos benefícios podem ser percebidos através da sistematização e organização das atividades do negócio, dentre elas:

 

  1. Clareza na compreensão dos objetivos da empresa: o colaborador passa a entender que seu foco é o produto/serviço final para o cliente como um todo, e que ele não é responsável exclusivamente por sua etapa no desenvolvimento;

 

  1. Comunicação e integração entre áreas: comunicação eficiente entre áreas propicia maiores chances de resolução de problemas, visto que todos estão integrados e cientes das informações no processo;

 

  1. Visão ampla e clara do negócio: observar o processo de modo a focar em agregar valor ao cliente, auxiliando na tomada de decisões baseada em resultados;

 

  1. Redução de perdas: devido à integração entre os colaboradores da empresa e à aplicação de técnicas de gestão por processos, é possível identificar gargalos no processo e consequentemente agir de forma corretiva às perdas, visando sua redução ou extinção.

 

Tipos de gestão por processo

A principal ferramenta da gestão por processos é o mapeamento de processos. Nesse sentido, é possível expandir a metodologia a partir do mapa final. Assim, otimizando o processo e eliminando atividades que não agregam valor.

Além disso, a gestão por processos apresenta múltiplas opções em termos de ferramentas para aprimorar os métodos de trabalho. Entre elas, as mais conhecidas e que podem ser aplicadas em grande maioria das empresas são:

  1. Mapeamento As Is e To Be
  2. Mapeamento do Fluxo de Valor
  3. Procedimento Operacional Padrão

 

Mapeamento de processos As Is

Mapeamento As Is é um documento que registra como cada tarefa é feita. Dessa forma, o mapa pode ser feito por meio de entrevistas com o encarregado do processo. Além disso, tal ferramenta é essencial, visto que serve como base para as outras.

Mapeamento To Be

Após elaborar o fluxograma do cenário atual, o leque de possibilidades que podem ser usadas aumenta. Portanto, caso seu objetivo seja otimizar o processo, é possível desenhar um mapa To Be, minimizando as atividades que não são necessárias.

Mapeamento do Fluxo de Valor

Outro ponto importante é implementação de um MFV. Com ele, serão evidentes as tarefas que exigem mais tempo, assim como as que agregam mais valor ao produto final, ou seja, as que devem ter mais atenção.

Procedimento Operacional Padrão

Por fim, caso queira padronizar o trabalho dos colaboradores, é preciso elaborar um Procedimento Operacional Padrão. Dessa forma, ele é um passo a passo com o máximo de detalhes possível, reduzindo o tempo que o funcionário deve pensar para poder atuar.

 

6 passos para estruturar gestão por processos na prática

A gestão por processos é uma metodologia essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Por isso há grande importância em estruturá-la da maneira correta.

Nesse sentido, uma eficiente gestão por processos pode ser configurada a partir de alguns passos, conforme abaixo:

Liste os Processos

É uma boa prática de Gestão Visual que vai facilitar a sua percepção acerca dos problemas. Dessa forma, a prática é muito útil para começarmos a identificar possíveis gargalos dentro da empresa.

Priorize Setores

Tendo em vista todos os processos envolvidos, comece a priorizar os setores da empresa. Portanto, ranqueie os setores de acordo com seu impacto no sistema de produção da empresa. Dessa forma você concentra esforços nas situações mais determinantes no momento.

Identifique Gargalos

Dê atenção aos setores mais críticos em sua concepção e identifique os gargalos contidos nele. Para isso, é essencial fazer um Mapeamento As Is, de forma a entender o funcionamento do processo como um todo.

Aqui entra um ponto muito importante: a responsabilidade. Saiba quem são os responsáveis de cada processo e converse com eles para ter total entendimento do mapeamento.

Crie um Mapa Futuro

A partir dos dados coletados com o responsável de cada processo, identifique os gargalos do processo e busque entender de que forma ele poderia ser resolvido.

Tome Decisões

Logo após enumerar as possíveis melhoras dentro do processo analisado, tome suas decisões. A partir desse ponto, é possível enxergar o que é mais imprescindível no momento. Então, busque uma capacidade maior e mais efetiva, podendo ser uma Padronização de Processos ou realizar mudanças visando a Otimização de Processos.

Melhoria contínua

Se você chegou nesse ponto, você já deu um grande passo para uma melhor Gestão por Processos dentro da sua empresa. Por isso, sinta-se à vontade para voltar aos primeiros passos e otimizar os demais processos dentro de sua empresa.

 

3 erros na hora de fazer a gestão por processos

Quando se trata de aplicar a gestão por processos em uma empresa, existem muitas chances de erros nessa etapa. Pensando nisso, citaremos abaixo alguns tópicos chave para se atentar e evitar erros nesse sentido:

 

Falta de insumos de informações para analisar:

Caso a empresa utilize bancos de dados desatualizados e/ou não tenha uma boa base de informações, muitas análises podem ser perdidas ou distorcidas na realidade do processo. Esse fator influencia diretamente na assertividade dos resultados da gestão e, consequentemente, torna o estudo menos eficiente e útil para a empresa;

 

Ausência de planejamento:

Assim como a execução de qualquer ferramenta de gestão, a gestão por processos necessita indispensavelmente de um bom planejamento a ser seguido. Nesse caso, a metodologia mais adequada é o uso de fluxograma, que utiliza representações intuitivas para ilustrar qual será o passo a passo da implementação;

 

Baixo investimento em softwares ou automação:

Para maior facilidade no tratamento das informações, é imprescindível o investimento em softwares de gestão ou automação de qualidade para os dados. Com o uso destes itens, se torna mais rápido o processo de tomada de decisão de estratégias com base em dados atualizados.

 

capacidade instalada

 

 

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