Kaizen é uma metodologia que preza pela melhoria contínua, seja ela pessoal, social ou profissional. Na indústria, ela se refere ao aprimoramento diário e constante, com o objetivo de aumentar a produtividade.
O método nasceu no Japão pós-Segunda Guerra Mundial, que estava em ruínas economicamente e precisava voltar ao mercado para competir com grandes empresas. Dessa maneira, criou-se o Kaizen com a intenção de eliminar os desperdícios e riscos.
Inicialmente o Kaizen foi criado com o objetivo de otimizar processos, economizar recursos e fazer mais com menos, tudo isso na difícil situação socioeconômica vivida pós guerra mundial.
A aplicação ocorreu de forma gradual, sendo vista apenas como uma ferramenta de melhoria contínua. Com o tempo e a comprovação de resultados expressivos, passou a ser reconhecida como uma metodologia essencial, desempenhando um papel determinante na recuperação da montadora Toyota. Hoje, é uma prática consolidada na indústria, considerada indispensável para alcançar uma produção padronizada e eficiente.
Metodologia kaizen: entenda seus objetivos
A metodologia Kaizen propõe reduzir todo o tipo de desperdício a partir do envolvimento de todos os trabalhadores num contínuo processo de melhoria. Para isso, é necessário transparência e objetividade na comunicação, a fim de que todos compreendam os rumos que a empresa vai tomar.
Dessa forma, o Kaizen prega a transferência de conhecimento entre funcionários em todos setores da empresa, do chão de fábrica à gestão.
A metodologia Kaizen figura entre as ferramentas do Manufatura Enxuta. Sua aplicação é diversa, podendo aparecer na indústria e em empresas de diferentes tamanhos e setores.
Benefícios do kaizen para a sua empresa
A metodologia Kaizen garante diversos benefícios, tanto para a produção quanto para a cultura da empresa. Com a padronização e o aprimoramento contínuo dos processos, é possível reduzir custos e retrabalhos, gerando, assim, um aumento significativo da produtividade. Esse aumento também ocorre com a implementação de uma cultura organizacional forte, na qual a comunicação entre gestores e funcionários é essencial.
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Além disso, o Kaizen preza pela humanização e limpeza do local de trabalho, o qual promove não só o bem-estar dos funcionários, mas também uma maior qualidade do fluxo de trabalho e do produto final. Por fim, todos esses fatores resultam no aumento da satisfação do cliente e dos colaboradores.
Como aplicar o kaizen?
O Kaizen é uma filosofia que deve ser seguida em todos os âmbitos da empresa. Portanto, para implementá-lo, é necessário que os colaboradores recebam treinamento sobre o tema. Além disso, todos devem incorporar as suas diretrizes.
Além do mais, deve-se montar um planejamento contendo os processos no cenário atual em que a empresa se encontra, o cenário ideal e o plano de ação. Uma boa maneira de padronizar esse planejamento é seguir o Ciclo PDCA.
O evento Kaizen
O evento Kaizen é um intervalo de tempo pré-agendado, no qual uma equipe irá se dedicar a implementar as mudanças necessárias e indicadas no projeto. Ele é composto por três etapas e o tempo máximo para a duração de todas elas é de 30 dias. As etapas são preparação, evento e follow-up.
Preparação
Nesta etapa, realiza-se o planejamento de toda a implementação que ocorrerá a seguir, na fase do “evento Kaizen”. Nela, é feita a escolha dos membros que irão participar do processo, assim como a preparação dos mesmos.
Além disso, definem-se as etapas de implantação e, também, há a coleta de todos os dados necessários para a execução de cada fase.
Evento
Aqui, a equipe dedica a totalidade do seu tempo para a implementação do planejamento, a fim de alavancar os resultados da empresa. Dessa maneira, as atividades diárias da equipe deverão ser remanejadas com outros colaboradores.
Follow-up
Após a implementação, partimos para a etapa de controle da mudança. A fim de garantir que as mudanças sejam mantidas ao longo do tempo. Tais alterações exigem tempo e esforço e, portanto, a etapa de follow-up supre a necessidade de acompanhamento e manutenção para manter a qualidade do processo.
As 7 etapas da implementação
O ciclo de melhoria contínua do Kaizen pode ter sete etapas chaves. Algumas delas ocorrem antes da fase de preparação citada acima, enquanto outras são realizadas após a fase do evento e do follow-up:
- Encontrar problemas, erros ou desperdícios que podem melhorar;
- Mapear o processo atual;
- Desenvolver uma solução para os problemas previamente definidos, além de identificar as causas e propor melhorias;
- Preparar e pilotar um evento Kaizen para implementar tais melhorias;
- Analisar os novos dados, certificando-se de que os indicadores apontam a real melhoria dos problemas foco;
- Padronizar os procedimentos que passaram por mudanças e acompanhar suas execuções;
- Planejar os próximos passos para, assim, retornar ao ciclo de melhoria contínua Kaizen.
Kaizen e metodologias
Kaizen e Lean Six Sigma
Como falamos acima, o Kaizen deixou de ser tratado como uma ferramenta, e atualmente estamos falando de uma metodologia que envolve toda a cultura de uma empresa, essa é a diferença em relação ao Lean Six Sigma, que corresponde a uma estratégia bem definida, com ferramentas com resultados consistentes. Ambas se complementam no objetivo de eliminar desperdícios e buscar a melhoria contínua, no qual o Kaizen pode ser aplicado no macro da empresa e o Lean Six Sigma, no micro, detalhando os processos minuciosamente.
Kaizen e PDCA
Os dois conceitos convergem no seu objetivo de buscar a melhoria contínua, mas a sua divergência está na maneira de usá-las, o ciclo PDCA é muito mais simples de aplicar nos processos, por isso é indicado para aqueles mais simples, com etapas rápidas de entender e já conseguir realizar as melhorias desejadas. O que não acontece no Kaizen, que exige tempo e toda uma mudança cultural para a sua aplicação e entrega de resultados.
Kaizen x Kanban
A grande diferença entre os dois é a área de atuação, o Kaizen como foi visto nesse artigo, é algo cultural, aplicada amplamente em todo a empresa, enquanto o Kanban é um cartão de produtividade, que exibe as especificações de qual etapa/produto o colaborador necessita realizar em um determinado processo, tem o objetivo de melhorar a eficiência e produtividade. Falando das suas semelhanças, estão presentes no objetivo de ambas, melhoria contínua e aumento de produtividade, sendo possível utilizá-las simultaneamente.
Desafios e limitações do Kaizen
Por ser uma importante filosofia, o Kaizen apresenta desafios e limitações que precisam ser levados em conta no momento de sua aplicação, buscando o melhor aproveitamento da mesma. Abaixo listamos algumas e como enfrentá-las:
Resistência à mudança: A aplicação do Kaizen é complexa e demanda tempo, é preciso fazer com que a empresa toda tenha ciência do que será feito e seus benefícios, caso contrário pode ocasionar resistências e dificuldades na aplicação.
Dificuldades culturais: O Kaizen é mais que uma metodologia, se assemelha a uma filosofia, a adoção das suas ideias pode trazer conflitos culturais, entre setores, diretores e lideranças da empresa, necessitando de uma boa comunicação entre as partes.
Defasagem tecnológica: A aplicação do Kaizen exige aquisição de novas tecnologias, principalmente de controle de qualidade, por isso é necessário realizar a aplicação organizada e periódica.
Kaizen na prática e cases de sucesso
Trazendo agora exemplo práticos de empresas que usam a filosofia Kaizen, primeiramente falamos das grandes montadoras Toyota, Ford, Honda, que em um momento complicada de suas histórias, o cenário pós segunda guerra mundial, inovaram na dificuldade e aplicaram o Kaizen para manter a competitividade, a até hoje seguem com a filosofia e consequentemente, seguem sendo líderes no segmento.
No cenário atual brasileiro, um bom exemplo de empresa que aplica o Kaizen é a Zen, fabricante de peças automotivas, que ganhou o 2° lugar no prêmio Global Kaizen Award em 2018. Em relação aos números da empresa, com a filosofia Kaizen, aumentou em 20% a satisfação dos clientes em 7 anos, e reduziu cerca de 95% o número de acidentes na fábrica. Um belo exemplo brasileiro de aplicação dessa grande metodologia.
Feedback e melhoria contínua: o ciclo Kaizen na EPR
Uma das formas de incentivar os colaboradores e ao mesmo tempo analisar os resultados, são os feedbacks. Eles são de extrema importância para que a metodologia Kaizen traga resultados para a empresa.
Assim, trazer feedbacks para os colaboradores é fundamental para medir o progresso ao longo do tempo. Dessa forma, a prática permite às empresas avaliar o impacto das suas iniciativas de melhoria e ajustar a sua abordagem com base nos resultados. Sem feedback, a abordagem Kaizen perde a capacidade de evoluir e alcançar o alto nível operacional.
Em segundo lugar, o feedback é a base para a contribuição e participação dos funcionários. A metodologia Kaizen valoriza a contribuição de todos os membros da equipe, independente do nível. Além disso, o feedback é uma forma para os colaboradores compartilharem seus pontos de vista e ideias. Isto não só aumenta o sentimento de pertencimento e compromisso dos funcionários, mas também cria um ambiente que incentiva a inovação.Gostou do conteúdo? Aproveite e baixe de forma gratuita a planilha Ferramenta de Planejamento Gratuito.
