KANBAN: COMO APLICAR NA SUA EMPRESA E AGILIZAR PROCESSOS

 

Você sabe como o Kanban pode ajudar a sua empresa a se destacar no mercado? Entre as maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas, o andamento dos processos é uma das mais comuns. Sem uma metodologia que incorpore as tarefas, favoreça a comunicação e diminua a incidência de dificuldades e retrabalhos, sua empresa corre grandes riscos de sucumbir à concorrência.

O Kanban, com o intuito de solucionar estes e outros problemas,  vem sendo incorporado em inúmeras organizações por meio de softwares. Ainda, pode aparecer em quadros pendurados nas paredes para otimizar e organizar processos e resultados. 

O sistema tem o objetivo de ser uma metodologia ágil e visual para controle de produção ou gestão de tarefas. Assim, o Kanban determina que deve ser feito somente o essencial para realização da etapa do processo, provocando um equilíbrio contínuo entre o estoque e a linha de produção.

 

Para que serve o sistema kanban?

De maneira sucinta, a metodologia Kanban emprega a utilização de cartões em um quadro para expor e acompanhar, de maneira prática e visual, o andamento dos fluxos de produção nas empresas. Dessa maneira, o sistema exerce alguns papéis fundamentais na gestão de processos, entre eles:

  • Gerenciar o fluxo de trabalho, para possibilitar que os gestores obtenham uma dimensão da produção e do ritmo do mesmo
  • Equilibrar os processos e sua sequência, priorizando atividades de acordo com uma ordem, para que um processo não seja interrompido
  • Controlar a quantidade de trabalho a ser realizado pela equipe, a fim de respeitar a capacidade produtiva do setor e empresa

É válido evidenciar que, atualmente, o Kanban transpôs os limites da indústria e é bastante empregado em diversos segmentos e empresas. Entre eles estão companhias de marketing, prestação de serviço, varejo e até desenvolvimento de software. Esse fenômeno ocorre pelo fato do Kanban ter se tornado uma ferramenta versátil e universal de gestão de tarefas.

 

Quais são os tipos de kanban?

Três modelos básicos de Kanban são bastante empregados em indústrias atualmente, e todos eles podem ser utilizados com êxito no cotidiano empresarial. Tais tipos são o Kanban de Produção, o de Movimentação e o de Estoque.

O Kanban de Produção costuma ser aplicado ao longo da linha de produção como uma maneira de agilizar e facilitar o processo como um todo. Portanto, tem como objetivo identificar com exatidão o número de componentes necessários para cada processo. 

Além disso, os murais ou o software utilizado ficam disponíveis para todos os colaboradores responsáveis por executarem as tarefas naquela fase de produção. Tal modelo é dividido em três fases, com a possibilidade de serem acrescentadas outras:

  • To do: tarefas a serem feitas
  • Doing: tarefas sendo executadas
  • Done: atividades já finalizadas

Já o Kanban de Movimentação é utilizado para comunicar os setores de produção. Ele autoriza o deslocamento ou realização de uma tarefa e, também, indica a necessidade de aguardo de novo comando para iniciar a próxima fase da cadeia produtiva.

Por fim, o Kanban de Estoque é utilizado para alertar o estoque mínimo e acionar a reposição de materiais por meio de cartões de identificação. Para exemplificar, imagine que cada lote de cinquenta unidades de um produto receba um cartão de identificação. Com a saída dos lotes para um fornecedor, esses cartões de identificação são postos em um quadro, o qual identifica a quantidade crítica de cartões e, portanto, o momento em que o estoque deve ser reposto. Dessa forma, a reposição dos lotes é acionada de imediato ao ser atingido o número máximo de cartões.

 

Kanban e suas vantagens: muito além da agilidade

O uso do Kanban traz inúmeros benefícios e vantagens para o sistema das empresas, o qual gera eficiência e otimização dos processosa. Abaixo, conheça alguns dos motivos pelos quais este método se torna atrativo:

  • Autonomia da equipe: através da gestão visual e facilidade do método, é possível garantir o comprometimento e confiança da equipe que realiza o trabalho. Isso acontece porque a metodologia gera um senso de responsabilidade para os membros do time
  • Priorização de tarefas: ao delimitar e priorizar os processos, é possível identificar os trabalhos que geram mais valor e os quais podem ser eliminados. Com isso, há a retirada de tarefas e obrigações que não contribuem para o sucesso da atividade e representavam uma perda de tempo Assim, o foco da equipe é garantido
  • Redução de custos e desperdícios: sua aplicação reduz gastos e limita os processos desnecessários ou realizados em momentos não oportunos para a empresa
  • Colaboração entre equipe: a centralização do trabalho realizado pelo time permite maior colaboração e até mesmo empatia entre colaboradores, o que traz um melhor clima organizacional

Como metodologia ágil, o Kanban se diferencia do SCRUM por um principal motivo: o objetivo. O primeiro visa a melhoria contínua, enquanto o segundo  visa a melhoria pontual. Dessa forma, ambos se distinguem desde o seu planejamento até suas métricas estabelecidas.

Veja a seguir as principais diferenças entre as duas metodologias ágeis:

 

Podemos observar que não existe uma metodologia ágil entre as duas que seja a melhor. O que se deve ponderar são as suas diferenças e qual delas se encaixa melhor com o seu objetivo.

Contudo, tendo em vista as características da metodologia Kanban, podemos observar uma melhor aplicação em equipes mais maduras e experientes, em que as demandas são voláteis e imprevisíveis.

 

 

Como aplicar o kanban na sua empresa? Confira os passos

Para aplicação do Kanban em sua empresa, alguns cuidados são necessários para que a implementação ocorra da melhor maneira possível. É fundamental empregar tempo e atenção aos seguintes passos:

  • Preparação da equipe: esta etapa é essencial na eliminação de dúvidas e objeções que possam vir a atrapalhar a implantação do sistema. Aqui é o momento de treinar os colaboradores, alinhar o funcionamento da metodologia e solucionar possíveis incertezas
  • Mapeamento dos processos: momento de identificar as tarefas do processo e qual a melhor forma de posicionar as colunas do seu Kanban, traduzindo todos os status pelos quais uma tarefa passa
  • Definição do esquema de cores e priorizações: nesta parte serão padronizados as etapas e prioridades empregadas, alinhando sinalização de cores e colunas
  • Avaliação dos processos e sugestão de melhorias: a implementação e fase de testes é justamente o período em que serão verificadas maiores oportunidades de melhoria. Por isso, a atenção é necessária para que haja a correção de possíveis dificuldades encontradas, além de ser recomendado um processo de melhoria contínua deste sistema.

É válido destacar que, como citado anteriormente, existem inúmeras ferramentas online que incorporam a metodologia ágil do kanban para auxiliar na gestão dos processos e de informações e conhecimentos. Por isso, é apropriado empregar algum tempo pesquisando opções e analisando as vantagens dessa plataforma de acordo com os objetivos da empresa.

Quer saber como a EPR Consultoria pode ajudar a sua empresa a implementar a metodologia Kanban? Entre em contato conosco!

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