MAPEAMENTO DE PROCESSOS: ENTENDA O QUE É E PORQUE FAZER!

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O que você vai aprender


Mapeamento de processos é um dos principais serviços da Engenharia de Produção. Além de servir para a análise e reestruturação de processos, também é base para resolução de problemas de maior complexidade nos projetos de engenharia.

O principal objetivo do mapeamento de processos é identificar a sequência e a relação entre atividades e pessoas. Assim, pode-se extrair um panorama real de maneira visual e prática. 

Ademais, a abrangência de funcionalidades que o mapeamento de processos pode alcançar é muito grande. Nesse sentido, essa prática pode mostrar diversos problemas, tais como:

  1. Falta de padronização nos processos; 
  2. Centralização das informações; 
  3. A falta de documentação e ineficiência na gestão. 

Além disso, o que o mapeamento de processos proporciona muito bem é a capacidade de observar o funcionamento da empresa de forma objetiva. Isso possibilita a remodelação das atividades de acordo com o desejado.

Você sabe qual a diferença entre mapa de processo, diagrama de processo e modelo de processo?

Apesar de ser uma ferramenta prática de realização e utilização, o mapeamento de processos não exclui a necessidade de construir um planejamento detalhado durante a sua construção.

Dessa forma, o planejamento é essencial para que não haja perda de informações. E, principalmente, para alinhar qual o objetivo e as expectativas ao final dele.

Assim, o primeiro passo é o estudo da finalidade do mapeamento de processos e como isso se relaciona com o objetivo de negócio da empresa. 

Por exemplo, um mapeamento de processos cujo objetivo é redesenhar uma atividade em busca de maior agilidade se difere da análise de um mapeamento que será realizado em busca de deixar um processo mais seguro com mais etapas de controle. 

Além do propósito do fluxograma, é importante a definição de outros pilares de construção:

  1. A restrição de quais setores ou colaboradores que serão mapeados e entrevistados; 
  2. O nível de detalhamento do mapeamento;
  3. A ferramenta de construção juntamente com a metodologia de verificação e validação. 

Esses passos são fundamentais de serem elaborados logo no início do processo de mapeamento. Assim, pode-se evitar retrabalho ou a construção de um projeto sem relevância por não ser o que a empresa precisava no momento.

mapeamento de processos perguntas

Tendo compreendido as diversas situações que o mapeamento de processos pode abranger, chegamos à etapa de construção. E como comentado acima, é muito importante alinhar expectativas e objetivos, assim como definir um modelo de construção. 

Dentro da área de Gestão por Processos é possível mapear as atividades em diagramas de processos, mapas de processos e, por fim, modelos de processos. Porém, qual a diferença entre eles e quando usar cada um?

Diagrama de Processo

O diagrama de processos é uma prática de mapeamento que envolve o desenho do processo de maneira mais geral.

Além disso, é de grande relevância principalmente pela facilidade de construção que oferece, visto que carrega uma visão mais generalista das atividades quando comparado aos outros dois tipos.

Dessa forma, seu uso é interessante para esboçar processos que não precisam de um nível tão alto de detalhamento. Assim, diminui-se o tempo gasto com a elaboração e pode servir como fonte de explicação rápida e prática para alguém novo na empresa.

Mapa de processo

O mapa de processos é um meio termo entre o diagrama e o modelo de processo. Assim, o mapa possui mais detalhes do que o diagrama, detalhando as etapas dos processos desde as entradas até as saídas.

Dessa maneira, são definidas etapas que antes não eram importantes para a visão sistêmica. E se define, por exemplo, quem são os responsáveis por cada etapa e quantas atividades existem dentro de cada divisão de processo.

Modelo de processo

Já o modelo de processos é a representação fiel do que acontece no dia a dia da empresa. Portanto, esse desenho tem por objetivo representar todos os detalhes e exceções que acontecem no processo.

Seu uso é ideal para a automatização de algum processo da empresa, por exemplo. Porém, por ser uma construção extremamente detalhada, muitas vezes esse grande nível de informação não é essencial, podendo se tornar um trabalho adicional ou desnecessário.

 

Mapeamento de processos: conheça o passo a passo

A partir dessas diferenças de método de construção e problemas que podem ser resolvidos com o mapeamento de processos, chegamos à última etapa, que é a construção do mapa propriamente dita.

Nesse momento, é imprescindível procurar ferramentas operacionais de mapeamento. Tendo em mente o método escolhido, deve-se seguir para a construção passo a passo.

Contudo, antes de começarmos de fato, é fundamental que todos os envolvidos no processo estejam presentes para a construção do mapa. Assim, é possível abranger todos os detalhes do processo e ver como ele realmente acontece no dia a dia.

Nesse sentido, um erro comum durante o mapeamento é a construção do mapa apenas pela alta gestão da empresa, envolvendo uma visão muito mais voltada a um cenário ideal do que à realidade da empresa. Em seguida, com a questão dos envolvidos no mapeamento alinhada, podemos começar.

Então, com lápis e papel em mãos, iniciamos a etapa de mapear o processo desejado. Juntando todos os detalhes explicados anteriormente, é possível montar um passo a passo de como mapear sem perder informações e alinhado com o objetivo da empresa. Segue a lógica de construção em 10 etapas:

  1. Determinar o objetivo do mapa;
  2. Alinhar o nível de detalhe necessário (diagrama, mapa ou modelo de processo);
  3. Definir o setor e/ou processo que será mapeado;
  4. Definir as entradas e saídas do processo;
  5. Alinhar os responsáveis por cada atividade;
  6. Construir o mapa no software ou ferramenta escolhida;
  7. Definir a metodologia de validação e verificação;
  8. Identificar as lacunas de desenvolvimento;
  9. Brainstorming de soluções;
  10. Redesenhar o processo.

Mapeamento de processos: use esse recurso

Finalizado o mapeamento de processos, você possui em mãos uma ferramenta prática e visual de como sua empresa funciona hoje. Porém, é muito importante lembrar que o mapeamento de processos não é algo estático. 

Além disso, os processos envolvem a transformação de recursos e, como um bom pilar da engenharia de produção, deve estar sempre em constante melhoria e reestruturação para se aproximar cada vez mais do cenário ideal. 

A seguir, trouxemos um infográfico com os cinco principais problemas visualizados ao realizar um mapeamento de processos. Assim, descrevemos como resolver esses problemas após a realização do mapa de processos e como isso mudará no dia a dia as suas atividades. Ficou interessado?

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Quer ir além? Baixe nosso infográfico: Como diminuir os principais erros do meu processo?

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