Mapeamento de processos é um dos principais serviços da Engenharia de Produção. Além de servir para a análise e melhoria de processos, também é base para resolução de problemas de maior dificuldade nos projetos de engenharia.
O principal objetivo do mapeamento de processos é identificar a sequência de atividades, destacando a relação entre atividades e pessoas. Assim, pode-se obter um quadro real de maneira visual e prática. A seguir, você irá entender o que é e como usar essa ferramenta.
Você sabe qual a diferença entre mapa de processo, diagrama de processo e modelo de processo?
Apesar de ser uma ferramenta de fácil utilização, o mapeamento de processos exige um planejamento detalhado durante a sua construção. Esse planejamento é essencial para que não haja perda de informações, além de alinhar qual o objetivo e o que esperar ao final dele.
O primeiro passo é o estudo do porque fazer um mapeamento de processos e como isso se relaciona com o objetivo de negócio da empresa.
Por exemplo, um mapeamento de processos tem como objetivo repensar uma atividade em busca de maior agilidade. Dessa forma, se difere da análise de um mapeamento que será feito em busca de deixar um processo mais seguro, utilizando mais etapas de controle.
Além do propósito do fluxograma, é importante avaliar outros pilares de construção:
- Restringir quais setores ou colaboradores que serão mapeados e entrevistados;
- Definir o nível de detalhamento do mapeamento;
- Definir a ferramenta de construção junto com a lógica de verificação e validação.
Esses passos são muito importantes desde o início do processo de mapeamento. Assim, pode-se evitar retrabalho, evitando a construção de um projeto sem sentido que não atinge o que a empresa precisava no momento.
Tendo entendido as diversas situações que o mapeamento de processos pode ser útil, chegamos à etapa de construção. E como comentado acima, é muito importante deixar claro as expectativas e objetivos, assim como definir um modelo de construção.
Mapeamento de processos: Diferenças entre mapa, diagrama e modelo de processo
Dentro da área de Gestão por Processos é possível mapear as atividades em diagramas de processos, mapas de processos e, por fim, modelos de processos. Porém, qual a diferença entre eles e quando usar cada um?
Diagrama de Processo
O diagrama de processos é uma prática de mapeamento que envolve o desenho do processo de maneira mais geral. Este carrega uma visão mais geral das atividades quando comparado aos outros dois tipos. Sendo assim, é de grande valor e de fácil de construção.
Dessa forma, seu uso é interessante para esboçar processos que não precisam de um nível tão alto de detalhamento. Assim, possui menor tempo de produção e pode servir como fonte de explicação rápida e prática para alguém novo na empresa.
Mapa de processo
O mapa de processos é um meio termo entre o diagrama e o modelo de processo. Assim, o mapa possui mais detalhes do que o diagrama, detalhando as etapas dos processos desde as entradas até as saídas.
Dessa forma, são definidas etapas que antes não eram importantes para a visão do sistema. E se define, por exemplo, quem são os responsáveis por cada etapa e quantas atividades têm dentro de cada divisão de processo.
Modelo de processo
Já o modelo de processos é o retrato fiel do que acontece no dia a dia da empresa. Portanto, esse desenho tem por objetivo representar todos os detalhes e exceções que acontecem no processo.
Seu uso é ideal para a automatização de algum processo da empresa. Porém, por ser uma construção muito detalhada, diversas vezes esse grande nível de informação não é essencial, podendo se tornar um trabalho adicional ou sem sentido.
Mapeamento de processos: conheça o passo a passo
Dessa forma, o número de funções que o mapeamento de processos pode alcançar é muito grande. Nesse sentido, essa prática pode mostrar diversos problemas, tais como:
- Falta de um padrão nos processos;
- Centralização das informações;
- A falta de documentação e ineficiência na gestão.
Além disso, o que o mapeamento de processos promove muito bem é a capacidade de observar o funcionamento da empresa de forma objetiva. Isso promove a reforma das atividades de acordo com o desejado.
Na etapa de construção é crucial procurar ferramentas operacionais de mapeamento. Contudo, antes de começar de fato, é fundamental que todos os envolvidos no processo estejam presentes para a construção do mapa. Assim, é possível abranger todos os detalhes do processo e ver como ele realmente acontece no dia a dia.
Nesse sentido, um erro comum durante o mapeamento é a construção do mapa apenas pela alta gestão da empresa. Os trabalhadores do chão de fábrica conhecem na prática as atividades e os seus problemas. Ao excluí-los do planejamento, há mais chances de desenvolver processos que não condizem com a realidade.
Então, com lápis e papel em mãos, inicia a etapa de mapear o processo desejado. Juntando todos os detalhes explicados antes, é possível montar um passo a passo de como mapear sem perder informações. Estando alinhado com o objetivo da empresa, segue a lógica de construção em 10 etapas:
- Determinar o objetivo do mapa;
- Alinhar o nível de detalhe necessário (diagrama, mapa ou modelo de processo);
- Definir o setor e/ou processo que será mapeado;
- Definir as entradas e saídas do processo;
- Alinhar os responsáveis por cada atividade;
- Construir o mapa no software ou ferramenta escolhida;
- Definir o sistema de validação e verificação;
- Identificar as lacunas de desenvolvimento;
- Brainstorming de soluções;
- Redesenhar o processo.
Mapeamento de processos: use esse recurso
Finalizado o mapeamento de processos, você possui em mãos uma ferramenta prática e visual de como sua empresa funciona hoje. Porém, é muito importante lembrar que o mapeamento de processos não é algo que fica parado e sim, mudando a toda hora.
Além disso, os processos envolvem a transformação de recursos e, como um bom pilar da engenharia de produção, deve estar sempre em constante melhoria para se aproximar cada vez mais do cenário ideal.
