MAPEAMENTO DE PROCESSOS: ENTENDA O QUE É E PORQUE FAZER!

Tempo de Leitura: 6 minutos

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O que você vai aprender


Mapeamento de processos é um dos principais serviços da Engenharia de Produção. Além de servir para a análise e reestruturação de processos, também é base para resolução de problemas de maior complexidade nos projetos de engenharia.

O principal objetivo do mapeamento de processos é identificar a sequência de atividades, destacando a relação entre atividades e pessoas. Assim, pode-se extrair um quadro real de maneira visual e prática. A seguir, você irá compreender o que é e como usar essa ferramenta.

Você sabe qual a diferença entre mapa de processo, diagrama de processo e modelo de processo?

Apesar de ser uma ferramenta prática de realização e utilização, o mapeamento de processos  exige um planejamento detalhado durante a sua construção. Esse planejamento é essencial para que não haja perda de informações, além de alinhar qual o objetivo e as expectativas ao final dele.

Assim, o primeiro passo é o estudo da finalidade do mapeamento de processos e como isso se relaciona com o objetivo de negócio da empresa. 

Por exemplo, um mapeamento de processos tem como objetivo redefinir uma atividade em busca de maior agilidade. Dessa forma,  se difere da análise de um mapeamento que será realizado em busca de deixar um processo mais seguro, utilizando mais etapas de controle. 

Além do propósito do fluxograma, é importante avaliar outros pilares de construção:

  1. Restringir quais setores ou colaboradores que serão mapeados e entrevistados; 
  2. Definir o nível de detalhamento do mapeamento;
  3. Definir a  ferramenta de construção junto com a metodologia de verificação e validação. 

 

Esses passos são fundamentais desde o início do processo de mapeamento. Assim, pode-se evitar retrabalho, evitando a construção de um projeto sem relevância que não atinge o que a empresa precisava no momento.

Mapeamento de processos

Tendo entendido as diversas situações que o mapeamento de processos pode abranger, chegamos à etapa de construção. E como comentado acima, é muito importante alinhar expectativas e objetivos, assim como definir um modelo de construção. 

Mapeamento de processos: Diferenças entre mapa, diagrama e modelo de processo

Dentro da área de Gestão por Processos é possível mapear as atividades em diagramas de processos, mapas de processos e, por fim, modelos de processos. Porém, qual a diferença entre eles e quando usar cada um?

Diagrama de Processo

O diagrama de processos é uma prática de mapeamento que envolve o desenho do processo de maneira mais geral. Este carrega uma visão mais geral das atividades quando comparado aos outros dois tipos. Sendo assim, é de grande relevância e de fácil de construção.

Dessa forma, seu uso é interessante para esboçar processos que não precisam de um nível tão alto de detalhamento. Assim, possui menor tempo de elaboração e pode servir como fonte de explicação rápida e prática para alguém novo na empresa.

Mapa de processo

O mapa de processos é um meio termo entre o diagrama e o modelo de processo. Assim, o mapa possui mais detalhes do que o diagrama, detalhando as etapas dos processos desde as entradas até as saídas.

Dessa maneira, são definidas etapas que antes não eram importantes para a visão do sistema. E se define, por exemplo, quem são os responsáveis por cada etapa e quantas atividades existem dentro de cada divisão de processo.

Modelo de processo

Já o modelo de processos é a representação fiel do que acontece no dia a dia da empresa. Portanto, esse desenho tem por objetivo representar todos os detalhes e exceções que acontecem no processo.

Seu uso é ideal para a automatização de algum processo da empresa. Porém, por ser uma construção extremamente detalhada, muitas vezes esse grande nível de informação não é essencial, podendo se tornar um trabalho adicional ou desnecessário.

 

Mapeamento de processos: conheça o passo a passo

Dessa forma, o número de funcionalidades que o mapeamento de processos pode alcançar é muito grande. Nesse sentido, essa prática pode mostrar diversos problemas, tais como:

  1. Falta de padronização nos processos; 
  2. Centralização das informações; 
  3. A falta de documentação e ineficiência na gestão. 

 

Além disso, o que o mapeamento de processos proporciona muito bem é a capacidade de observar o funcionamento da empresa de forma objetiva. Isso possibilita a reforma das atividades de acordo com o desejado.

Na etapa de construção é imprescindível procurar ferramentas operacionais de mapeamentoContudo, antes de começar de fato, é fundamental que todos os envolvidos no processo estejam presentes para a construção do mapa. Assim, é possível abranger todos os detalhes do processo e ver como ele realmente acontece no dia a dia.

Nesse sentido, um erro comum durante o mapeamento é a construção do mapa apenas pela alta gestão da empresa, envolvendo uma visão muito mais voltada a um cenário ideal do que à realidade da empresa.

Então, com lápis e papel em mãos, inicia a etapa de mapear o processo desejado. Juntando todos os detalhes explicados anteriormente, é possível montar um passo a passo de como mapear sem perder informações. Estando alinhado com o objetivo da empresa, segue a lógica de construção em 10 etapas:

  1. Determinar o objetivo do mapa;
  2. Alinhar o nível de detalhe necessário (diagrama, mapa ou modelo de processo);
  3. Definir o setor e/ou processo que será mapeado;
  4. Definir as entradas e saídas do processo;
  5. Alinhar os responsáveis por cada atividade;
  6. Construir o mapa no software ou ferramenta escolhida;
  7. Definir a metodologia de validação e verificação;
  8. Identificar as lacunas de desenvolvimento;
  9. Brainstorming de soluções;
  10. Redesenhar o processo.

Mapeamento de processos: use esse recurso

Finalizado o mapeamento de processos, você possui em mãos uma ferramenta prática e visual de como sua empresa funciona hoje. Porém, é muito importante lembrar que o mapeamento de processos não é algo estático e sim, variável. 

Além disso, os processos envolvem a transformação de recursos e, como um bom pilar da engenharia de produção, deve estar sempre em constante melhoria e reestruturação para se aproximar cada vez mais do cenário ideal. 

A seguir, trouxemos um infográfico com os cinco principais problemas visualizados ao realizar um mapeamento de processos. Assim, descrevemos como resolver esses problemas após a realização do mapa de processos e como isso mudará no dia a dia as suas atividades.

Quer ir além? Baixe nosso infográfico: Como diminuir os principais erros do meu processo?

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