Quando pensamos em alavancar a produtividade de um processo, estamos pensando em um Procedimento Operacional Padrão sem nos darmos conta. Isso porque imediatamente nos vem à mente a ideia de uma forma ideal de realizar o seu fluxo produtivo. Ou seja, um modelo ótimo de como fazer cada ação para garantir que tiraremos o máximo de proveito de todos os nossos recursos. É em cima dessa ideia que atua o Procedimento Operacional Padrão (POP).
Neste texto, explicaremos o que é o POP e quais são seus objetivos e benefícios, assim como ensinaremos a aplicar essa metodologia na sua empresa! Vamos lá?
O que é um procedimento operacional padrão?
O POP, ou Procedimento Operacional Padrão, é um documento que agrupa descrições e instruções acerca das atividades de uma determinada rotina da empresa. Assim, essas instruções podem ser utilizadas tanto no auxílio de tarefas diárias, como calibrações, manutenções e utilização de equipamentos, quanto para procedimentos de segurança e outras aplicações.
Dessa forma, a principal característica de um procedimento operacional padrão é sua especificidade. Nesse sentido, cada tarefa dentro da empresa requer seu próprio POP, permitindo que as instruções da atividade sejam feitas de maneira minuciosa e aplicada. Juntamente com a revisão periódica do POP, seu detalhamento é responsável por garantir que o documento seja adequado à realidade da produção.
Qual a diferença de procedimento operacional padrão e instrução de trabalho?
Tanto o Procedimento Operacional Padrão quanto a Instrução de Trabalho (IT) são instrumentos utilizados para a padronização de processos, facilitando seu gerenciamento.
O POP se concentra na descrição das atividades envolvidas em um fluxo produtivo, estabelecendo um roteiro para as operações do processo. Enquanto isso, a IT tem foco em ser um padrão técnico, ou seja, em detalhar atividades específicas, tanto produtivas quanto operacionais.
Todavia, apesar de parecidas, POP’s e IT’s possuem aplicações diferentes: o procedimento operacional padrão, como o próprio nome indica, serve para padronizar o fluxo produtivo. Por sua vez, a instrução de trabalho busca instruir a execução de atividades pertinentes ao fluxo.
Qual a finalidade do POP – procedimento operacional padrão?
Através da padronização de processos, o POP garante uma maior qualidade e maior eficiência nas atividades da empresa, independente do departamento responsável ou da etapa da tarefa. Portanto, essa é sua principal finalidade: possibilitar que a otimização máxima dos processos seja aplicada na prática e gere retornos para a empresa.
Com isso, o procedimento operacional padrão nivela o padrão de execução das tarefas, gerando um produto ou serviço final mais coeso e assertivo. Tais resultados são positivos para a empresa, reduzindo gargalos e desperdícios, mas também para o cliente, que possui mais segurança acerca da qualidade do produto que irá receber.
Quais os benefícios do procedimento operacional padrão?
Além de garantir a qualidade dos produtos e de otimizar processos através da sua sistematização, o POP também facilita capacitações e treinamentos de colaboradores, além de atuar na redução de acidentes e falhas de comunicação. O procedimento operacional padrão mantém a previsibilidade dos resultados, assegurando padrões de conformidade.
O POP também trabalha na redução da taxa de erros através do detalhamento da forma correta de realizar um processo, reduzindo brechas para dúvidas e minimizando a concentração de conhecimento. Além disso, a produtividade dos processos é alavancada com a dedicação clara de papéis: o processo ocorre com maior fluidez quando todos sabem perfeitamente qual a sua função.
Quais são os elementos de um procedimento operacional padrão?
Não existe um modelo ou norma oficial de como um procedimento operacional padrão deve ser. Mas, independente do formato, é essencial que o documento seja escrito em uma linguagem simples e acessível, de forma a ser compreensível por todos os colaboradores.
Usualmente, dá-se preferência a modelos em passo a passo e com checklists, a fim de tornar o POP o mais intuitivo possível a quem for utilizá-lo. Fluxogramas também podem ser úteis nessa construção. Em outras palavras: tudo que facilita a ilustração do fluxo produtivo é bem-vindo!
Quais são os formatos de procedimento operacional padrão?
Como comentamos, não há formatos específicos de como um POP deve ser escrito. Porém, checklists e fluxogramas são ferramentas normalmente utilizadas na elaboração de procedimentos operacionais padrão, e ambos têm suas vantagens e desvantagens.
Checklists são modelos simples de realizar: cria-se uma lista das atividades a serem feitas, e quem executa a tarefa fica responsável por dar o check quando a tarefa é cumprida. Os checklists são fáceis de montar e de seguir, além de minimizarem interpretações erradas. Todavia, são modelos que não permitem a adição de muitos detalhes e dificultam o gerenciamento de pontos de decisão.
Já o fluxograma representa com símbolos as atividades a fazer a partir das decisões tomadas. Fluxogramas também são fáceis de seguir, e sua construção segue uma sequência lógica. Além disso, o fluxograma permite a fácil visualização de pontos de decisão. Porém, esse modelo demanda mais tempo para sua elaboração, além de não permitir muitos detalhes.
Dessa maneira, ambos os modelos são poderosos na elaboração de POP’s, e a adequação de cada um depende da aplicação de cada documento.
Quem faz um procedimento operacional padrão?
Tendo em vista que buscamos elaborar um documento que representa detalhadamente o fluxo produtivo, ninguém melhor para desenvolvê-lo que o colaborador que executa a tarefa em cada setor. Quem executa o fluxo no dia a dia é quem melhor conhece o processo, logo é também a pessoa mais adequada para descrevê-lo de forma fiel.
Como fazer um procedimento operacional padrão?
Como comentamos anteriormente, o operador que executa a tarefa deve elaborar o POP, ou seja, a pessoa com treinamento e qualificação naquela função. Todo POP possui um objetivo, seja ele padronizar um processo ou modificá-lo a fim de obter determinados resultados. Assim, podemos resumir a elaboração do documento a 5 etapas:
1. Definir o objetivo do documento
É preciso saber onde queremos chegar para entender o caminho que precisamos traçar até lá. Aqui, é importante reunir todos os responsáveis pelas tarefas do fluxo produtivo em questão para, em conjunto, definir o que é importante constar no procedimento operacional padrão.
2. Estabelecer o modelo de POP
Como vimos anteriormente, há uma série de modelos para elaborar os POP’s e a definição de qual modelo aplicar, ou mesmo de quais modelos combinar, depende do objetivo final do documento (nosso primeiro passo!). Analise qual formato faz mais sentido na busca pelo resultado que deseja.
3. Determinar a equipe de trabalho e o colaborador responsável
O grupo de trabalho deve englobar todas as pessoas diretamente envolvidas com as tarefas do fluxo em estudo para garantir que nenhum detalhe do processo passe despercebido. O responsável pelo POP é quem irá reunir as informações e montar o documento, mas não será o único envolvido no levantamento de informações. Ou seja, não é mandatório que o responsável pela tarefa seja responsável pelo documento também.
4. Escrever o POP
Comece pelo nome do documento, para facilitar a referência a ele posteriormente. Então, apresente as informações principais e os procedimentos que serão abordados, para a seguir detalhar cada etapa da tarefa, incluindo o tempo despendido na sua execução, quais materiais são necessários e qual o resultado esperado. Não esqueça de determinar os responsáveis por cada etapa!
5. Planejar e gerenciar
Para a conclusão, basta estabelecer uma rotina de acompanhamento dos procedimentos, definindo também quais rotinas são mais críticas ao resultado desejado.
Esta checagem pode acontecer de diversas formas, desde através da utilização de softwares de gestão até a aplicação de uma gestão visual de acompanhamento. Não existe formato certo! Escolha o que se adapta melhor à sua rotina para garantir que o gerenciamento não caia em desuso.
Como implantar o procedimento operacional padrão?
Não há receita certa para a implementação de um POP: é preciso adaptar a equipe à rotina e acompanhar sua aplicação. Porém, podemos tomar algumas medidas para garantir que essa execução ocorra da forma mais tranquila possível.
Primeiro, revise o POP com os membros da equipe antes da sua implementação, para garantir que o documento esteja alinhado à realidade do processo e também ao objetivo da otimização. Segundo, teste o procedimento! Veja se tanto você quanto sua equipe conseguem aplicá-lo com facilidade e atingir os resultados esperados.
Por último, torne o procedimento operacional padrão facilmente acessível a todos os colaboradores que o utilizarão em seu trabalho, para que a dificuldade de encontrar o documento não se torne um empecilho ao seu seguimento.
Seguindo essas etapas, garantimos que o documento esteja aprovado por todas as pessoas que são pertinentes à sua construção e ainda tornamos a implementação mais fluida.
Procedimento operacional padrão exemplo
Em setores industriais, a manutenção de equipamentos é essencial para garantir a segurança dos colaboradores e a produtividade do serviço. Por isso, a manutenção periódica é um bom exemplo de aplicação de POP na indústria.
Nesse caso, podemos iniciar o procedimento operacional padrão pelo levantamento de todas as máquinas da empresa. Com a listagem das máquinas em mãos, a próxima etapa é a criação de um plano de manutenção em conjunto com os fornecedores dos equipamentos, para garantir que cada equipamento receba uma manutenção específica e assertiva.
Então, é importante que haja uma etapa de conscientização dos colaboradores acerca da importância do procedimento, seguida pela elaboração de um checklist com as datas de cada revisão. Com essas informações em mãos, fica fácil elaborar um procedimento operacional padrão de manutenção de cada máquina do processo, descrevendo as etapas a realizar, quem deve executá-las e a periodicidade da tarefa!
