FLUXOGRAMA DE PROCESSOS: DESCUBRA O QUE É E COMO MONTAR O SEU

 

Fluxograma de processos é uma ferramenta da qualidade, que consiste em detalhar o fluxo de tarefas dos processos de uma empresa. Para isso, o fluxograma utiliza símbolos gráficos que representam o passo-a-passo das etapas de um processo, conectados entre si. Dessa maneira, forma-se o sequenciamento correto das atividades e a execução completa de um processo.

 

Para que serve o fluxograma de processos? Veja benefícios

O fluxograma de processos atua diretamente na gestão da empresa, já que demonstra o fluxo das atividades de forma visual e prática. Dessa forma, ele facilita o entendimento de todas as etapas de um processo específico da organização. Sendo assim, é uma ferramenta de gestão ideal para controlar todos os processos da empresa e todos os recursos envolvidos.

A partir do fluxograma de processos, consegue-se identificar os padrões de trabalho de um processo, conhecer os insumos necessários para a sua execução e desenvolver uma visão sistêmica e estratégica do negócio. Isso ocorre porque, a partir da ferramenta, é possível identificar facilmente processos desnecessários, perdas, gargalos e, até mesmo, a possibilidade de incluir novos processos. 

Com isso, o fluxograma de processos é essencial para aumentar a produtividade de uma empresa e otimizar os seus processos. Portanto, podemos citar como benefícios dessa ferramenta de qualidade:

 

Além disso, existem dois tipos principais de fluxogramas de processo: o linear e o funcional. O fluxograma de processos linear consiste em apresentar como o processo inicia e acaba, e também representa todo o passo a passo de atividades e suas tomadas de decisão. 

Enquanto isso, o fluxograma de processos funcional também apresenta os pontos iniciais e finais do processo. Mas, além disso, juntamente com todo o sequenciamento de atividades e tomadas de decisão, ele possibilita a sinalização dos responsáveis por cada atividade. Para isso são utilizadas Raias, elementos gráficos para a divisão das atividades entre os envolvidos.

 

Conheça as etapas e símbolos de um fluxograma de processos

O fluxograma de processos é constituído por uma série de etapas. Portanto, para facilitar a análise e entendimentos dos processos, são utilizados símbolos específicos para representar determinadas ações. 

Além do mais, esses símbolos devem ser utilizados conforme a necessidade na construção das atividades mapeadas, não sendo obrigatório o uso de todos os elementos disponíveis. Nesse sentido, os símbolos mais utilizados nos fluxogramas de processos são:

 

Início/Fim

Corresponde às entradas e saídas do processo, identificando quando o processo começa e quando termina. Normalmente, um processo começa a partir da introdução de um insumo, que pode ser uma matéria-prima, informações ou solicitações, e termina com a entrega de um ou mais resultados.

 

Processo

Consiste em representar as atividades necessárias para realização do processo. Sendo assim, os processos devem ser conectados na sequência correta para demonstrar a execução do processo e a entrega do resultado.

 

Decisão 

Sinaliza momentos em que o fluxo se ramifica em outras direções, sendo possível seguir um ou mais caminhos. Para isso, o símbolo de decisão exige que seja feita uma tomada de decisão para continuar com a sequência de atividades correspondentes.

 

Fluxo 

Corresponde a uma seta, utilizada para indicar a conexão entre todas as etapas do fluxograma de processos e também seu sequenciamento de atividades. Portanto, os elementos dentro de um fluxograma nunca devem estar soltos, sendo obrigatório a utilização dos fluxos para o mapeamento.

 

Processo pré-definido

Esse símbolo representa alguma etapa do processo que já foi mapeada anteriormente, em outro fluxograma. Logo, não é necessário redesenhar o mesmo fluxograma novamente.

 

Operação manual

Símbolo que indica quando a atividade do fluxograma deve ser feita manualmente.

 

Documento

Símbolo utilizado quando gera-se algum documento durante o processo, como por exemplo algum relatório, contrato, proposta, etc.

 

Espera

Esse símbolo é utilizado para indicar algum tempo de espera necessário para o sequenciamento das atividades do fluxograma de processos.

 

Conector

Símbolo utilizado quando deseja-se conectar elementos do fluxograma que estão distantes um do outro, deixando o processo mais organizado visualmente. É diferente do símbolo Fluxo, que conecta os elementos próximos.

 

Abaixo, apresentamos um exemplo de fluxograma de processos representando uma negociação partindo de um diagnóstico:

 

 

Fluxograma de processos: como montar?

Para montar um fluxograma de processos, precisamos inicialmente identificar as entradas e saídas do mesmo. Ou seja, entender quando o processo inicia e quando ele acaba. Assim sendo, tendo definidas essas limitações, passamos para a etapa de análise das atividades do processo. 

Para isso, deve-se identificar os insumos necessários para a execução do processo e verificar se existem responsáveis específicos para cada atividade. Aqui, também é importante entender a sequência lógica de todos os passos. 

Assim, para a construção dessa etapa, recomenda-se a realização de entrevistas com os colaboradores para entender em detalhes como o processo é executado. Deve-se sempre anotar todos os passos para construir um fluxograma de processos preciso e  condizente com a realidade.

Além disso, recomenda-se elaborar o fluxograma de processos junto com a equipe, para não se perderem informações importantes que gerem algum tipo de retrabalho. Já com o fluxograma de processos elaborado, é muito importante fazer a validação dos fluxos construídos, para conferir se estão de acordo com a realidade do processo. 

A partir disso, a etapa final é analisar criticamente o fluxograma de processos. Portanto, identificar quais etapas podem ser melhoradas, como otimizar os processos evitando desperdícios, processos em loop, tempos de espera ou atividades desnecessárias. Com isso, os fatores identificados podem ser modificados, construindo processos que alcancem um melhor desempenho.

Existem ferramentas muito boas para a elaboração de fluxogramas de processos.  Porém, a nossa dica para construir seu fluxograma de processos online é através da ferramenta LucidChart.

 

5 principais erros na hora de criar um fluxograma de processos?

Um fluxograma de processos sempre deve ser assertivo e ajudar a empresa a alcançar melhores resultados. Nesse sentido, segue abaixo alguns dos erros comuns para tomarmos cuidado ao elaborar os fluxogramas:

1)      Colorir o fluxograma sem critérios definidos;

2)      Utilizar os símbolos errados, sem considerar as funções específicas;

3)      Não definir as fronteiras do processo;

4)      Não definir o nível de detalhamento dos processos;

5)      Não validar os processos com os colaboradores.

 

Se interessa pela temática de ferramentas de qualidade? Então confira também o nosso artigo sobre diagrama de pareto!

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