FLUXOGRAMA DE PROCESSOS: DESCUBRA O QUE É E COMO MONTAR O SEU

Tempo de Leitura: 6 minutos

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O que você vai aprender

Fluxograma de processos é uma ferramenta da qualidade, que consiste em detalhar o fluxo de tarefas dos processos de uma empresa. Para isso, o fluxograma utiliza símbolos gráficos. Estes representam o passo a passo das etapas de um processo, conectados entre si.

Dessa maneira, forma-se o sequenciamento correto das atividades e a execução completa de um processo.

A seguir, você irá aprender para que serve o fluxograma e seus benefícios. Dessa forma, será apresentado exemplos, além dos símbolos para cada etapa.

 

Para que serve o fluxograma de processos? Veja benefícios

O fluxograma de processos atua diretamente na gestão da empresa. Assim, é um demonstrativo da ordem das atividades de forma visual e prática. Dessa forma, simplifica o entendimento de todas as etapas de um processo específico.

Sendo assim, é uma ferramenta de gestão para controlar todos os processos da empresa e todos os seus recursos.

Portanto, veja a seguir alguns benefícios do uso do fluxograma de processos:

  1. Identificar os padrões de trabalho de um processo;
  2. Conhecer os insumos necessários para a sua execução;
  3. Desenvolver uma visão sistêmica e estratégica do negócio.
  4. Identificar facilmente processos desnecessários, perdas ou gargalos do processo;
  5. Estudar a possibilidade de incluir novos processos.

 

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Com isso, o fluxograma de processos é essencial para aumentar a produtividade de uma empresa e melhorar os seus processos.

Benefícios do fluxograma de processos

 

Além disso, existem dois tipos principais de fluxogramas de processo: o linear e o funcional. O fluxograma de processos linear possui o objetivo de apresentar como o processo inicia e acaba. Além disso, mostrar todo o passo a passo de atividades e tomadas de decisão.

Enquanto isso, o fluxograma de processos funcional também demonstra os pontos iniciais e finais do processo. Mas, além disso, junto com todo o passo a passo de atividades e tomadas de decisão, ele ajuda na sinalização dos responsáveis por cada atividade. Para isso, utilizam-se Raias, elementos gráficos para a divisão das atividades entre os envolvidos.

Dessa forma, é preciso sempre saber o objetivo desse recurso, para assim, escolher a melhor versão.

Conheça as etapas e símbolos de um fluxograma de processos

Sendo assim, o fluxograma de processos possui uma série de etapas. Portanto, para tornar mais fácil a análise, e assim, compreender os processos, utilizam-se símbolos específicos para indicar determinadas ações.

Além do mais, esses símbolos devem ser usados a medida que tenha a necessidade na construção das atividades mapeadas. É importante destacar que não é obrigatório o uso de todos os elementos disponíveis. Nesse sentido, veja a seguir, os símbolos mais utilizados nos fluxogramas de processos.

Veja a seguir, exemplos de símbolos para a construção do fluxograma:

Início/Fim

Esse símbolo corresponde às entradas e saídas do processo. Marca quando o processo começa e quando termina. Normalmente, um processo começa a partir da entrada de um insumo. Esse pode ser uma matéria-prima, informações ou solicitações. Assim, termina com a entrega de um ou mais resultados.

Fluxograma processos: símbolo início/fim

Processo

Esse símbolo consiste em identificar as atividades necessárias para realização do processo. Sendo assim, os processos devem ser conectados na ordem correta para fixar a execução do processo e a entrega do resultado.

Fluxograma processos: símbolo processo

Decisão

Demonstra momentos em que o fluxo se separa em direções. É um símbolo que torna possível seguir um ou mais caminhos. Para isso, o símbolo de decisão exige que seja feita uma tomada de decisão. Este terá duas formas para continuar com a sequência de atividades correspondentes.

Fluxograma processos: símbolo decisão

Fluxo

Corresponde a uma seta, utilizada para indicar a conexão entre todas as etapas do fluxograma de processos. Portanto, os elementos dentro de um fluxograma nunca devem estar soltos, sendo obrigatório a utilização dos fluxos para a ordem de atividades.

Fluxograma processos: símbolo fluxo

Processo pré-definido

Esse símbolo representa alguma etapa do processo que já foi mapeada anteriormente, em outro fluxograma. Logo, não é necessário redesenhar o mesmo fluxograma novamente.

Fluxograma processos: símbolo processo pré-definido

Operação manual

Símbolo que indica quando a atividade do fluxograma deve ser feita manualmente.

Fluxograma processos: símbolo operação manual

Documento

Símbolo utilizado quando gera-se algum documento durante o processo. Por exemplo, algum relatório, contrato, proposta, etc.

Fluxograma processos: símbolo documento

Espera

Esse símbolo é utilizado para indicar algum tempo de espera necessário. Importante para o passo a passo das atividades do fluxograma de processos.

Fluxograma processos: símbolo espera

Conector

Símbolo utilizado quando deseja-se conectar elementos do fluxograma que estão longe um do outro. Deixa o processo mais organizado visualmente. É diferente do símbolo Fluxo, que conecta os elementos próximos.

Fluxograma processos: símbolo conector

Abaixo, apresentamos um exemplo de fluxograma de processos, feito no LucidChart, representando uma negociação partindo de um diagnóstico:

Exemplo de Fluxograma de processos: diagnóstico

 

Fluxograma de processos: como montar?

Para montar um fluxograma de processos, precisamos primeiro identificar as entradas e saídas do mesmo. Ou seja, entender quando o processo inicia e quando ele acaba. Assim sendo, tendo definidas essas limitações, passamos para a etapa de análise das atividades do processo.

Para isso, deve-se saber quais os insumos necessários para a execução do processo e ver se existem responsáveis específicos para cada atividade. Aqui, também é importante entender a ordem lógica de todos os passos.

 

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Assim, para a construção dessa etapa, recomenda-se a realização de entrevistas com os colaboradores. Tais entrevistas são essenciais para entender em detalhes como o processo é feito. Todas as anotações darão os passos para construir um fluxograma de processos preciso e de acordo com a realidade.

Além disso, recomenda-se elaborar o fluxograma de processos junto com a equipe. Essa etapa é essencial para não perder informações importantes que gerem algum tipo de retrabalho. Dessa forma, é importante fazer a validação dos fluxos construídos.

A partir disso, a etapa final é analisar criticamente o fluxograma de processos:

  • Identificar quais etapas podem ser melhoradas;
  • Otimizar os processos evitando desperdícios;
  • Identificar processos em ciclo infinito;
  • Detectar tempos de espera;
  • Apontar atividades desnecessárias.

Com isso, os fatores identificados podem ser modificados, construindo processos que alcancem um melhor desempenho. Existem ferramentas muito boas para a elaboração de fluxogramas de processos. Assim, nossa dica para construir seu fluxograma de processos online é através da ferramenta LucidChart.

 

5 principais erros na hora de criar um fluxograma de processos?

Um fluxograma de processos sempre deve ser correto. Assim, ajudará a empresa a atingir melhores resultados. Nesse sentido, segue abaixo alguns dos erros comuns para se ter cuidado ao criar os fluxogramas:

1)      Não deve colorir o fluxograma sem critérios definidos;

2)      Não deve utilizar os símbolos sem considerar as suas funções específicas;

3)      Não definir as fronteiras do processo;

4)      Não definir o nível de detalhes dos processos;

5)      Não confirmar os processos com os colaboradores.

Sendo assim, é necessário sempre estar atento a cada decisão para criar o fluxograma e atingir os melhores resultados.

 

Você se interessa por ferramentas de qualidade? Confira também o nosso artigo sobre diagrama de pareto!

 

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