Fluxograma de processos é uma ferramenta da qualidade, que consiste em detalhar o fluxo de tarefas dos processos de uma empresa. Para isso, utiliza símbolos gráficos. Estes representam o passo a passo das etapas de um processo, conectadas entre si.
Dessa maneira, forma-se o sequenciamento correto das atividades e a execução completa de um processo.
A seguir, você irá entender para que serve o fluxograma e seus benefícios. Dessa forma, serão apresentados exemplos, além dos símbolos para cada etapa.
Fluxograma de processos: para que serve?
O fluxograma de processos é um demonstrativo da ordem das atividades de forma visual e prática. Dessa forma, simplifica o entendimento de todas as etapas de um processo específico. Ele é uma parte integrante e importante da gestão da empresa para controlar todos os processos e os seus recursos.
Alguns benefícios do uso do fluxograma de processos:
- Identificar os padrões de trabalho de um processo com o objetivo de controlar a sua variabilidade;
- Conhecer os insumos necessários para a sua execução de forma que não haja gastos desnecessários;
- Desenvolver uma visão sistêmica e estratégica do negócio para facilitar na tomada de decisão;
- Identificar facilmente processos desnecessários, perdas ou gargalos do processo com o objetivo de minimizar as perdas;
- Estudar a possibilidade de incluir novos processos, pois eles podem auxiliar no produto final da atividade.
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Assim, o fluxograma de processos é essencial para aumentar a produtividade de uma empresa e melhorar os seus processos.
Tipos de fluxograma
Existem dois tipos principais de fluxogramas de processo: o linear e o funcional.
O fluxograma de processos linear possui o objetivo de apresentar como o processo inicia e acaba. Além disso, mostra todo o passo a passo de atividades e tomadas de decisão.
Enquanto isso, o fluxograma de processos funcional não apenas demonstra os pontos iniciais e finais do processo, mas também detalha cada passo das atividades e decisões a serem tomadas. Além disso, ele identifica os responsáveis por cada atividade através do uso de Raias, que são elementos gráficos utilizados para dividir as atividades entre os diferentes envolvidos no processo.
Dessa forma, é preciso sempre saber o objetivo desse recurso, para assim, escolher a melhor versão.
Conheça as etapas e símbolos de um fluxograma de processos
O fluxograma de processos possui uma série de etapas. Para tornar mais fácil a análise, e assim, compreender os processos, utilizam-se símbolos específicos para indicar determinadas ações.
Esses símbolos devem ser usados conforme a necessidade da construção das atividades mapeadas. É importante destacar que não é obrigatório o uso de todos os elementos disponíveis. Veja a seguir, os símbolos mais utilizados nos fluxogramas de processos.
Início/Fim
Esse símbolo corresponde às entradas e saídas do processo. Marca quando o processo começa e quando termina. Normalmente, um processo começa a partir da entrada de um insumo, que pode ser uma matéria-prima, informações ou solicitações. Assim, termina com a entrega de um ou mais resultados.
Processo
Esse símbolo consiste em identificar as atividades necessárias para realização do processo. Sendo assim, os processos devem ser conectados na ordem correta para fixar a execução do processo e a entrega do resultado.
Decisão
Demonstra momentos em que o fluxo se separa em direções. É um símbolo que torna possível seguir um ou mais caminhos. Para isso, o símbolo de decisão exige que seja feita uma tomada de decisão. Este terá duas formas para continuar com a sequência de atividades correspondentes.
Fluxo
Corresponde a uma seta, utilizada para indicar a conexão entre todas as etapas do fluxograma de processos. Portanto, os elementos dentro de um fluxograma nunca devem estar soltos, sendo obrigatório a utilização dos fluxos para a ordem de atividades.
Processo pré-definido
Esse símbolo representa alguma etapa do processo que já foi mapeada anteriormente, em outro fluxograma. Logo, não é necessário redesenhar o mesmo fluxograma novamente.
Operação manual
Símbolo que indica quando a atividade do fluxograma deve ser feita manualmente.
Documento
Símbolo utilizado quando gera-se algum documento durante o processo. Por exemplo, algum relatório, contrato, proposta, etc.
Espera
Esse símbolo é utilizado para indicar algum tempo de espera necessário. Importante para o passo a passo das atividades do fluxograma de processos.
Conector
Símbolo utilizado quando deseja-se conectar elementos do fluxograma que estão longe um do outro. Deixa o processo mais organizado visualmente. É diferente do símbolo Fluxo, que conecta os elementos próximos.
Abaixo, apresentamos um exemplo de fluxograma de processos, feito no LucidChart, representando uma negociação partindo de um diagnóstico:
Fluxograma de processos: como montar?
Para criar um fluxograma de processos, o primeiro passo é identificar as entradas e saídas do processo, ou seja, determinar quando o processo começa e quando ele termina. Com essas limitações claramente definidas, podemos avançar para a etapa de análise das atividades envolvidas no processo.
Para isso, deve-se saber quais os insumos necessários para a execução do processo e verificar se existem responsáveis específicos para cada atividade. Aqui, também é importante entender a ordem lógica de todos os passos.
Assim, para a construção dessa etapa, recomenda-se a realização de entrevistas com os colaboradores. Tais entrevistas são essenciais para entender em detalhes como o processo é feito. Todas as anotações darão os passos para construir um fluxograma de processos preciso e de acordo com a realidade.
Além disso, recomenda-se elaborar o fluxograma de processos junto com a equipe. Essa etapa é essencial para não perder informações importantes que gerem algum tipo de retrabalho. É importante fazer a validação dos fluxos construídos.
A partir disso, a etapa final é analisar criticamente o fluxograma de processos:
- Identificar quais etapas podem ser melhoradas;
- Otimizar os processos evitando desperdícios;
- Identificar processos em ciclo infinito;
- Detectar tempos de espera;
- Apontar atividades desnecessárias.
Com isso, os fatores identificados podem ser modificados, construindo processos que alcancem um melhor desempenho. Existem ferramentas eficazes para a elaboração de fluxogramas de processos. Nossa dica para construir seu fluxograma de processos online é com a ferramenta LucidChart.
5 principais erros na hora de criar um fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos deve sempre ser preciso para ajudar a empresa a alcançar melhores resultados. Nesse sentido, seguem abaixo alguns dos erros comuns para se ter cuidado ao criar os fluxogramas:
1) Colorir o fluxograma sem critérios definidos;
2) Utilizar os símbolos sem considerar as suas funções específicas;
3) Não definir as fronteiras do processo;
4) Não definir o nível de detalhes dos processos;
5) Não confirmar os processos com os colaboradores.
Para garantir que um fluxograma de processos realmente contribua para os objetivos da empresa, é essencial evitar esses erros comuns e focar na precisão e clareza. Assim, os fluxogramas se tornam ferramentas eficazes para a melhoria contínua e a otimização dos resultados empresariais.
Como fazer um fluxograma de processos
Para iniciar o processo de criação do fluxograma, é essencial fazer a preparação dos dados. Isso envolve listar todas as etapas do processo em ordem sequencial. Em seguida, é necessário escolher as formas adequadas para representar cada fase do processo, como retângulos para atividades, losangos para decisões e setas para indicar o fluxo.
Uma vez que o processo esteja definido e organizado, é hora de começar a montar o fluxograma propriamente dito. Para isso, recomendamos uma pesquisa na internet para encontrar ferramentas próprias para a confecção de fluxogramas, como Microsoft Visio, Lucidchart ou Bizagi Modeler.
Então, após escolher a interface desejada, é necessário adicionar os formatos que representam as atividades, complementá-los com suas respectivas denominações e, por fim, adicionar as flechas que indicam o fluxo do processo. Seguindo esses passos, é possível criar um fluxograma de maneira simples e prática.
O fluxograma de processos é uma ferramenta essencial para detalhar o fluxo de tarefas de uma empresa, utilizando símbolos gráficos para representar cada etapa. Ele simplifica a compreensão das atividades e facilita a gestão dos recursos e processos da empresa.
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