Gestão de processos é um conjunto de práticas que busca gerenciar o fluxo de trabalho em processos do início ao fim, garantindo uma operação de alto desempenho e padronizada.
No cenário atual, com o mercado altamente competitivo é preciso estar atento a possíveis problemas, de modo que utilizar ferramentas, práticas e atividades que agregam valor aos negócios são fundamentais. Assim visando os bons resultados a gestão de processos oferece este auxílio ao seu negócio.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é uma forma de gerenciamento onde a empresa organiza e controla toda sua operação através de processos. Desta forma, se torna possível obter uma visão mais objetiva do negócio, o que colabora com a implementação de projetos de melhoria e a tomada de decisão.
Com a gestão de processos a empresa trabalha com a interação entre as áreas de todos os processos com objetivo de operar em sincronia, em prol das metas estratégicas do negócio.
Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?
Pode-se facilmente confundir gestão de processos com gestão por processos por terem pouca diferença em seus nomes. Apesar de possuírem certa relação, são conceitos diferentes.
A gestão por processos é uma mentalidade, ou por assim dizer, uma filosofia organizacional que entende que o negócio funciona com a interação entre seus processos. Por sua vez, a gestão de processos é um conjunto de práticas que desenvolve e otimiza os processos da empresa.
Qual a importância da gestão de processos?
Uma gestão de processos eficiente agrega valor externo impactando nos serviços e produtos, ao mesmo tempo no interno com seus colaboradores. Além de gerar benefícios financeiros, pode também auxiliar no crescimento da empresa com aumento de lucros e economia de recursos.
Em resumo, a sua importância se dá pela busca em manter a empresa encaixada com as novas realidades que o mercado impõe continuamente. E também, com o uso das práticas de gestão de processos ajuda no combate aos desperdícios.
Benefícios da gestão de processos
Os benefícios da gestão de processos são diversos e de fácil percepção logo que aplicado, pois impactam tanto na estrutura organizacional quanto no desenvolvimento da empresa.
Dentre os benefícios mais evidentes estão:
- Melhor aproveitamento do tempo
- Redução de custos e melhor distribuição de recursos
- Maior qualidade nos serviços e produtos
- Rapidez e qualificação na tomada de decisão.
Com o uso da gestão de processos os processos são monitorados e assim é identificado se ele está ocorrendo da forma que deveria, melhorando o aproveitamento do tempo. Desta forma a redução de custos ocorre naturalmente com um melhor uso do tempo e recursos.
A gerência através da gestão de processos somado ao melhor uso do tempo e a redução de custos gera indicadores que permitem ao gestor do negócio tomar decisões de forma clara e rápida. Assim, a empresa cria processos que geram uma maior qualidade nos serviços e produtos.
Etapas da gestão de processos
Existem diversas formas de executar a gestão de processos. Portanto, para um melhor entendimento, vamos dividir em etapas baseados na criação de um processo.
Partindo do início deve-se ser feito o planejamento para compreender as atividades envolvidas, o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa.
Após o planejamento segue-se para a modelagem onde será desenhado os fluxos de trabalho, para que assim sejam feitas as simulações com o intuito de conferir se o processo confere com o planejado. Com as simulações é possível identificar insights que aperfeiçoam o processo e na etapa seguinte de execução fazer uso destes dados como ajustes.
A partir da execução segue-se para etapa de monitoramento, para confirmar se os objetivos traçados estão sendo alcançados. E por fim, a etapa de melhoria pois com os problemas e melhorias identificados pode-se trabalhar em ciclos de melhoria contínua.
Quais os tipos de gestão de processos?
Os principais tipos de gestão de processos organizacionais são a gestão funcional e a gestão sistêmica. Eles se diferem em sua metodologia, e cada um deles vai servir melhor para determinada situação, de conformidade com a atuação da empresa, do mercado onde está, entre outros fatores.
Gestão de processos funcional
A gestão funcional é o modelo mais tradicional que segue a hierarquia funcional da empresa, e é determinada pela especialização do trabalho. Este modelo é geralmente orientado para metas internas onde os processos de trabalho são bem divididos e não possui o foco no cliente.
Gestão de processos sistêmica
Já na organização sistêmica o trabalho em equipe é mais valorizado e as atividades se tornam mais integradas, de modo que o fluxo de trabalho é mais cooperativo e menos fragmentado. Os indicadores são focados nas necessidades do cliente, e somado ao trabalho em equipe os processos fluem de forma mais dinâmica.
Como implantar uma gestão de processos?
O primeiro passo para implantá-la de maneira eficiente é realizar uma avaliação geral sobre como a organização lida com processos atualmente. Além disso, identificar o grau de maturidade em relação a gestão de processos, pois mesmo empresas com processos estruturados podem ter pontos de melhorias.
Assim, segue-se para o planejamento onde desenvolvem os novos processos visando a estratégia da empresa. Ou seja, quais seus objetivos e atividades que agregam valor. Com isso se estabelece as regras e diretrizes para conduzir o trabalho de gestão. Nesse ponto deve-se remodelar os processos já existentes e modelar os novos.
E para isso deve-se utilizar ferramentas e metodologias de apoio como o AS IS para visualizar de forma completa o processo atual e o TO BE para visualizar o processo futuro. E com os fluxos de trabalho claros então é possível simular e testar as novas rotinas.
Agora é preciso o monitoramento desses novos processos e identificar se de fato os resultados estão sendo obtidos como esperado. Caso não esteja, é importante que a empresa possa identificar o quanto antes, logo é recomendado o uso de indicadores de desempenho.
Por fim, com problemas e oportunidades identificados o trabalho segue com ciclos de melhoria contínua para garantir que os processos continuem melhorando.
4 dicas para uma gestão de processos eficiente
A seguir vamos te indicar 4 dicas para tornar sua gestão de processo mais eficiente:
1.Automação de Processos
Com a automação dos processos se ganha uma visão mais clara e ampla do fluxo de trabalho, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações. O que é fundamental para o bom trabalho entre os processos.
2.Análise de Dados
O uso dos dados coletados durante a etapa de monitoramento tem grande importância, contudo é preciso organizá-los com uma ferramenta de gestão. E a partir destes dados é possível encontrar gargalos e otimizar processos e fica mais fácil controlar gastos.
3.Flexibilidade e Adaptação
A gestão de processos não pode ser engessada e precisa se moldar constantemente. De modo que é preciso uma gestão adaptável que possa alterar prioridades e fluxos de trabalho conforme a necessidade.
4.Processos são Cíclicos
Compreender que os processos são cíclicos é importante pois o que funciona hoje pode não funcionar amanhã. Ter isso em mente corrobora com a identificação mais rápida dos processos que já não funcionam. Portanto, não se apegue a processos que podem durar menos do que você deseja e imagina.
4 metodologias para gestão de processos
Agora que você compreendeu sobre o que se trata a gestão de processos vamos te mostrar metodologias que podem te auxiliar na sua gestão.
O PDCA é o método de gerenciamento de processos mais conhecido no mundo. Ele atua em prol da melhoria contínua como um ciclo que se repete indefinidamente, sendo composto por quatro fases: Planejamento, Execução, Análise e Ação.
Além dele existe o Lean Manufacturing, que tem como objetivo entregar o maior valor com o mínimo de recursos por meio da eficiência dos processos de produção. Com o foco em desperdiçar nada com o intuito de reduzir custos, cortar o supérfluo e agilizar o resultado final.
Também tem a metodologia Kaizen que é uma das ferramentas do Lean Manufacturing que visa a melhoria rápida por meio da padronização de processos de produção. O método estimula a criatividade para melhorar a cultura da empresa, exigindo esforço coletivo para resolução de problemas.
Por fim, o Seis Sigma é um conjunto de técnicas de melhoria contínua, onde se baseia na coleta de dados de cada etapa da produção para análise e eliminação de falhas e resíduos do sistema. Ou seja, envolve qualquer fator que possa afetar o desempenho do processo. De modo que, deve ser considerado pela gerência de processos.
