O uso de KPI está se tornando cada vez mais popular e necessário no meio empresarial. Isso ocorre devido a competitividade no mercado, a qual tem aumentado constantemente, pondo à prova o desenvolvimento e os resultados das empresas.
Também chamados de Indicadores-Chave de Desempenho, os KPI são fundamentais para acompanhar o funcionamento dos negócios. Com eles, é possível monitorar os processos da empresa, buscando lugares de melhoria, dessa forma, garantindo um destaque nesse mercado de tanta concorrência.
Sendo assim, entenda com este conteúdo o que são os KPI, quais seus principais tipos, como aplicar e de que forma você deve escolher corretamente estes indicadores para alavancar os seus negócios!
O que é KPI?
Os KPI, da sigla em inglês Key Performance Indicator, são as referências que indicam a performance de um empreendimento. Portanto, esses indicadores não só facilitam a visualização e a gestão dos processos, como também apontam onde o funcionamento está adequado e onde há processos e/ou setores que devem ter mais atenção e podem ser otimizados.
O fluxo de informações é muito intenso e contínuo na era digital, portanto para obter resultados melhores e mais ágeis, a escolha dos indicadores corretos se torna importantíssimo. Dessa forma, será possível medir se uma ação ou um conjunto de ações está atingindo efetivamente os objetivos da empresa.
Além disso, o uso desses indicadores de desempenho são essenciais para estabelecer o planejamento estratégico da empresa. Por exemplo, ter um KPI que indique a taxa de conversão de vendas de produtos por acessos ao site pode ser interessante para uma empresa que trabalha com vendas online. A taxa irá sinalizar se o trabalho no site está sendo bem feito, ou se há uma necessidade de alteração de estratégia para aumentar essa conversão.
Qual a diferença entre métrica e indicador?
Há uma distinção que sempre devemos fazer quando falamos de KPI: Indicador ou métrica. Nesse sentido, os KPI são indicadores importantes para acompanhar o andamento da empresa e de seus objetivos. Por outro lado, as métricas são apenas os valores (números ou porcentagens) a serem medidos. Portanto, um KPI não pode ser uma métrica, mas uma métrica pode se tornar um indicador de desempenho, assim que aquele valor medido se tornar relevante para a estratégia da empresa.
Para exemplificar melhor essa diferença, pense o seguinte: a quantidade de funcionários da sua empresa é uma métrica, já o custo médio do funcionário é um indicador-chave. Sendo assim, pode- se perceber que um é a base do outro, e um dá continuidade ao outro.
Como definir um KPI?
Como dito anteriormente, a escolha de um KPI deve ser assertiva. Isto é, além do indicador precisar estar adequado ao objetivo do negócio, ele deve ser frequentemente mensurado. Além disso, é recomendado evitar grandes complexidades, para que toda equipe seja capaz de realizar sua análise.
Confira a seguir o que considerar para definir quais são os melhores KPI para os seus negócios:
1. Banco de dados disponível e mensurável
Muitas empresas possuem alto fluxo de informações entre os seus processos, porém acabam não sabendo analisá-los, uma vez que não há uma organização para o levantamento desses dados. Assim, com um banco de dados estruturado, é possível escolher melhor os indicadores que irão interpretar como a empresa está buscando atingir seus objetivos.
2. Relevância para o negócio
É muito comum escolher KPI que apenas apontam índices já positivos para a empresa. Porém, é interessante definir indicadores que realmente avaliem se a organização está atingindo seus objetivos e não promova um sentimento de acomodação para a empresa.
3. Auxílio para tomadas de decisão inteligentes
Ao definir os indicadores-chave de desempenho, eles devem ajudar os gestores a terem escolhas mais assertivas para traçar estratégias que possam atingir os resultados desejados. Assim, ao escolher os KPI, é importante considerar se eles realmente contribuem para uma análise mais embasada do trabalho que está sendo feito.
4. Frequência
Deve-se avaliar os KPI de forma constante, uma vez que para se ter o entendimento do que está funcionando e o que não está, a continuidade é fundamental. Portanto, não se deve se atentar unicamente aos indicadores, mas também a periodicidade em que será possível medi-los.
Metodologia SMART: saiba mais
Além de criar indicadores de desempenho, é importante também saber os objetivos por trás desses indicadores, uma vez que será mais fácil entender o porquê da utilização dos KPI. Portanto, para determinar quais os objetivos deles, deve-se usufruir de algum tipo de metodologia.
A metodologia SMART é um método prático para a elaboração de metas e define atributos para alcançá-las a partir de alguns critérios simples. Confira os 5 pontos principais do SMART:
S – Specific (Especificidade)
O “S” representa especificidade, ou seja, a meta deve ser o mais direta possível para que o KPI escolhido indique com precisão o que está se buscando.
M – Measurable (Mensurável)
É necessário que os dados possam ser coletados periodicamente, ou seja, seus objetivos devem ser mensuráveis e concretos. Dessa forma, meça sempre o seu progresso.
A – Attainable (Atingibilidade)
Deve-se ter consideração da realidade, ou seja, a visão de que o objetivo deve ser atingível frente a essa condição. Escolher metas impossíveis pode desmoralizar os funcionários da empresa quando estes não conseguem alcançar os objetivos propostos.
R – Relevant (Relevância)
Significa a relevância da meta e, por conseguinte, do indicador, pois de nada adianta criar metas e/ou indicadores que não trarão resultados importantes para a empresa.
T – Time-bound (Temporal)
Ao planejar uma meta, tenha sempre um prazo concreto para cumprir. Com uma data limite clara, você pode planejar um objetivo, progredir em direção a ele e conseguir alcançar.
Quais são os principais tipos de KPI?
Facilmente é possível concluir que há uma variedade muito grande de indicadores, seja para ramos ou estratégias diferentes. Portanto, divide-se esses indicadores em três categorias s para se entender melhor o funcionamento deles e como apresentá-los.
KPI primários
Esses indicadores de desempenho são os principais para entender os objetivos traçados pela empresa, e sua evolução. Por isso, são os KPI que os diretores geralmente querem ver, uma vez que eles possibilitam uma interpretação mais ampla do funcionamento da empresa em um determinado momento.
Para todo tipo de negócio é fundamental ter um acompanhamento do seu progresso, pois, o aumento da demanda ou do número de clientes novos por um determinado período de tempo estão em constante mudança, por exemplo.
Assim, um KPI primário pode ser a taxa de crescimento de novos clientes por mês, por exemplo. Dessa forma, será possível identificar a efetividade dessas ferramentas, bem como se há necessidade de rever o planejamento.
KPI secundários
Enquanto os KPI primários possibilitam uma análise mais completa da gestão da empresa, os KPI secundários que explicam o processo de forma mais detalhada. Ou seja, eles indicam os motivos dos indicadores principais sinalizarem o sucesso ou insucesso do planejamento estratégico.
Para uma grande corporação, por exemplo, esse indicador não é interessante para os diretores. Para os gestores de equipe, é importante acompanhá-los para poderem direcionar melhor suas equipes aos objetivos da empresa.
KPI práticos
Estes indicadores são mais simples e, aparentemente, de menor valor para empresa, porém possuem importância para a compreensão dos processos. Para quem acompanha os números da empresa diariamente, os indicadores práticos servem para testar novas estratégias constantemente.
Sendo assim, o número de interações nas mídias sociais revela-se um KPI prático, por exemplo. Visto que, conforme a criação de determinado conteúdo ou ferramenta, poderá identificar o que o público e, por conseguinte, a persona do negócio mais se interessou.
Exemplos de KPI
Existem indicadores de diversas categorias. Por tanto, para facilitar a escolha assertiva, é vital que se estabeleçam os objetivos e metas da empresa. Isso pode ser feito por meio de ferramentas, para que seja possível analisar quais indicadores poderão trazer informações de valor para o negócio.
O uso de um KPI de produtividade ou qualidade pode contribuir para uma interpretação mais adequada da linha produtiva. Por exemplo, enquanto um operador embala mil brinquedos por hora, outro embala novecentos nesse mesmo período. Isso indica que o segundo operador é menos produtivo. Entretanto, percebe-se que mais brinquedos do primeiro operador são mal embalados, necessitando de um retrabalho, demonstrando assim, que a primeira conclusão era equivocada.
Portanto, é fundamental confiar não somente em um indicador, visto que ele poderá oferecer uma interpretação equivocada a respeito de um processo. Diante disso, os indicadores estrategicamente escolhidos, de acordo com as metas do negócio, contribuirão para impulsionar a empresa rumo a seus objetivos.
