DESPESAS: O QUE SÃO, TIPOS E COMO FAZER UM BOM CONTROLE

Tempo de Leitura: 6 minutos

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O que você vai aprender

Despesas: o que são, tipos e como fazer um bom controle

 

Um dos assuntos que geram mais dúvidas em gestores é a classificação, controle e análise de gastos. 

Neste texto, você entenderá no que consistem despesas e suas classificações, quais as diferenças entre os tipos de gastos existentes. Além disso, o porquê e como identificar e fazer um ótimo controle das despesas de sua empresa.

 

O que são despesas?

Despesas são recursos que você aplica na estrutura gerencial de sua organização, em áreas como a administrativa, comercial e financeira. O objetivo é sustentar o funcionamento das mesmas e a atividade da empresa como um todo. 

Estando ligadas inteiramente à infraestrutura e obtenção de receitas, as despesas não se relacionam com os processos produtivos e de transformação ou de prestação de serviços.

Assim, as despesas podem ser divididas em fixas e variáveis, e, ainda, em operacionais, não operacionais e pré-operacionais. Como exemplos, é possível citar os dispêndios com aluguel, comissões, impostos, internet, marketing, telefone, salários e encargos.

 

Qual a diferença entre gastos, custos e despesas?

Ao contrário das despesas, custos são recursos que você emprega diretamente nos processos produtivos, de transformação ou de prestação de serviços. Ainda, investimentos produtivos podem ser considerados como custos até que deem retorno e comecem a gerar lucros. 

Dessa forma, os custos podem ser classificados em diretos, como matéria-prima e mão-de-obra, e indiretos, como depreciação e manutenção de equipamentos, assim como em fixos e variáveis.

Já as perdas podem ser definidas como um fluxo de saída de recursos de natureza imprevisível, representando, sempre, prejuízos para a sua empresa. Alguns exemplos são obsolescência, acidentes, desastres naturais, roubos e furtos.

Sabendo as definições de despesas, custos e perdas, podemos definir como gastos a junção dos três conceitos citados anteriormente. Ou seja, qualquer tipo de dispêndio financeiro que sua empresa deve se apropriar para atingir seus fins. Em suma, despesas, custos e perdas, além de investimentos, são categorias de gastos, o que explica, muitas vezes, a confusão entre os termos.

 

Despesas, perdas e custos

 

Quais são os tipos de despesa?

Um ponto crucial para gerenciar a sua empresa é conhecer os tipos de despesas existentes, que podem ser classificadas em:

 

Despesas fixas

Gastos mensais regulares e, muitas vezes, constantes ou previsíveis. Não estão relacionados às possíveis oscilações no volume da produção ou das vendas de sua empresa. Ademais, são cobrados independentemente dos resultados comerciais e financeiros do período.


Tais despesas contemplam:

  •  Aluguéis
  • Impostos fixos
  • Folhas salariais

 

Despesas variáveis

Opostamente às despesas fixas, estas despesas estão diretamente relacionadas ao volume de produção e de vendas de sua empresa em determinado período. Logo, precisam ser calculadas recorrentemente.
 

Tais despesas contemplam:

  • Gastos com fretes e transportes
  • Impostos variáveis
  • Bônus
  • Comissões

 

Despesas operacionais

Despesas operacionais são previstas e indispensáveis para manter a empresa em funcionamento. Elas se dividem em administrativas, comerciais e específicas. 

As administrativas se relacionam a VT’s e VR’s, salários, impostos e seguros, enquanto as comerciais se relacionam a assessoria de imprensa, publicidade e propaganda, brindes e comissões. Já as específicas são únicas de cada empresa, podendo variar e não estarem presentes em outros negócios do mesmo setor.

 

Despesas não operacionais

São as despesas decorrentes de atividades não associadas diretamente ao funcionamento e/ou à atividade principal da empresa.

Tais despesas contemplam pagamentos de juros e pagamento de dividendos e subvenções para investimentos.

 

Despesas pré-operacionais

São as mais essenciais para que a empresa tenha condições de realizar e expandir seus processos e atividades. Dessa maneira, devem ser pagas previamente ao início da produção, sendo inevitáveis na fase de implementação do negócio. 

Tais despesas contemplam:

  • Gastos com capacitação de funcionários,
  • Gastos com  instalações, reformas e consertos, 
  • Gastos com licenças, permissões e alvarás.

 

Qual a importância de classificar as despesas corretamente?

Classificar as despesas e os demais gastos de forma correta é essencial para desempenhar o controle financeiro de sua empresa com assertividade, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Através do controle e mensuração destes gastos, você pode estimar e prever a saúde financeira do seu negócio com mais segurança. Assim, obtém balanços do presente e criando cenários futuros mais confiáveis e fidedignos à realidade. Além disso, é possível evitar falhas e problemas legais, como irregularidades relacionadas a impostos, multas e juros.

Como um dos maiores benefícios de uma gestão financeira adequada, pode-se mencionar a maior eficiência do fluxo de caixa. Com isso, a rentabilidade do seu negócio se torna mais nítida. Assim como se tornam mais explícitas quais métricas financeiras devem ser revisadas para atingir os resultados esperados no período.

 

Como identificar possíveis despesas desnecessárias?

Agora que você já sabe a importância de classificar as despesas corretamente, é necessário que você saiba como identificar, reduzir e até eliminar despesas desnecessárias de seu orçamento.

Para isso, a melhor maneira é implementar projetos de gestão por processos. Ele ajuda a realizar mapeamentos e análises das atividades com precisão e possibilita a elaboração de um caderno de melhorias. 

A partir da gestão por processos, é possível identificar perdas produtivas, padronizar processos e otimizar a utilização de recursos. Assim, consequentemente diminuindo e cortando despesas.

Ademais, recomenda-se analisar regularmente suas demonstrações financeiras, nas quais algumas despesas já estão expostas de forma mais explícita.

 

3 dicas para fazer um ótimo controle das despesas

Para que sua empresa faça um ótimo controle de despesas, separamos 3 dicas essenciais:

 

1 – Tenha controle sob o seu estoque

Um estoque mal administrado pode falir sua empresa. Isso ocorre uma vez que você não consegue operar atingindo sua máxima capacidade produtiva, resultando em perdas de qualidade e indisponibilidade de produtos. 

Além disso, estoque é sinônimo de dinheiro parado e acarreta diversas despesas. Assim, é necessário efetuar uma gestão de estoque qualificada e eficiente.

 

2 – Fique atento a prazos de pagamentos

Uma das grandes fontes de despesas desnecessárias em empresas é o atraso de pagamentos. 

Ao perder prazos de pagamentos, você fica impossibilitado de ganhar descontos por antecipação. Assim como é possível e muito provável que sejam contraídas multas e/ou juros, fazendo com que seja essencial pagar suas contas em dia.

 

3 – Utilize softwares ou programas contábeis

Atualmente, é possível encontrar com facilidade na internet softwares grátis de fluxo de caixa e ERP ‘s ou até mesmo planilhas em Excel com funções similares. 

A automatização do controle de entradas e saídas de recursos monetários é um facilitador para a gestão financeira de sua empresa. Isso pois permite maior eficiência e precisão e, ao mesmo tempo, evitando erros e falhas.

 

 

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