A matriz GUT é uma ferramenta simples de utilizar quando comparamos a outros métodos de priorização existentes. De maneira resumida, ela é uma ferramenta utilizada na priorização da resolução de problemas por meio de 3 critérios: Gravidade, Urgência e Tendência.
Portanto, este texto abordaremos os objetivos dessa ferramenta, seus benefícios, os elementos que a compõem e a importância de utilizar a matriz GUT dentro da sua empresa. Além disso, vamos explicar detalhadamente como aplicá-la nos negócios.
O que é matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta muito utilizada em priorização de tarefas e estratégias. Assim, tem uso em empresas e negócios que precisam organizar seus fluxos de trabalho e projetos.
Ademais, a sigla GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência, que são critérios para determinar o que realmente é prioridade. Para cada critério, portanto, atribui-se uma nota de 1 a 5, sendo 1 a situação mais favorável e 5 a menos favorável. Ao final, esses valores são multiplicados, resultando na pontuação da GUT.
Essa ferramenta foi criada nos anos 1980 pelos especialistas em resoluções de questões organizacionais Charles H. Kepner e Benjamin B. Trego. Dessa maneira, eles tinham como propósito priorizar a resolução de problemas complexos nas indústrias americanas e japonesas.
Em sua essência, a matriz GUT é uma ferramenta da qualidade utilizada para a priorização de tomadas de decisões. Por esse motivo, também é conhecida como Matriz de Prioridades.
Para que serve a matriz GUT?
De maneira geral, a matriz GUT pode ser utilizada em toda situação em que é preciso tomar decisões que exigem uma análise mais cuidadosa de determinados contextos. Dessa forma, se mostra uma análise imprescindível para tomadas de decisões.
Assim, como resultado da aplicação da matriz GUT, dispõe-se de uma lista de itens priorizados, onde ela possibilita identificar o que deve ser feito primeiro. Essa informação muitas vezes é crucial para a efetividade da resolução de um problema. Contudo, ainda é possível saber onde alocar recursos para evitar maiores danos para a organização.
Portanto, podemos dizer que a matriz GUT auxilia também no Planejamento Estratégico de uma empresa, para conseguir tirar ideias do papel e colocá-las realmente em prática, e assim, efetivar ações definidas no planejamento.
Quais as vantagens da matriz GUT?
Uma das vantagens da matriz de priorização está na avaliação quantitativa dos problemas de uma área ou de toda organização. Dessa forma, ações corretivas e preventivas demandam mais atenção para a eliminação de problemas de forma parcial ou completa.
Dessa forma, é comum, muitas vezes, não termos muita racionalidade para escolher o que precisamos realizar e que priorizar. Assim, muitas vezes fazemos escolhas no impulso ou pelo achismo, sem utilizar uma visão sistêmica para auxiliar no processo. No entanto, essa ferramenta é uma forma de descomplicar a análise e deixar nossa visão mais focada.
Como a Matriz GUT é de fácil implementação e não exige tecnologia, qualquer tipo de empresa ou qualquer setor pode utilizar facilmente a ferramenta. Portanto, pode-se usa-la tanto pelas pessoas da área operacional, auxiliando a equipe a decidir questões mais rotineiras. Além disso, pelas pessoas da área estratégica, ajudando o gestor a fazer resoluções importantes que impactam o futuro do negócio.
Quais os elementos da matriz GUT?
Não existe muito mistério quando o assunto é sobre matriz GUT. Nesse sentido, os conceitos mais importantes desta ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 elementos de classificação de problemas.
Abaixo vamos contextualizar cada um deles:
Gravidade (G)
No primeiro elemento da matriz GUT, avaliamos o impacto do problema caso ele venha a acontecer, de maneira isolada. Sendo assim, neste caso é analisado aspectos como: pessoas, resultados, processos, tarefas, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso não se resolva o problema em questão.
Indica-se fazer a seguinte pergunta: “Não arrumar este problema vai acarretar em quais efeitos ao longo do tempo?”
Nessa avaliação, atribuímos notas de 1 a 5, seguindo os seguintes critérios:
- sem gravidade;
- pouco grave;
- grave;
- muito grave;
- extremamente grave.
Urgência (U)
Logo após, no segundo elemento da matriz GUT, temos que analisar o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver o problema determinado. Ou seja, quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema.
Indica-se fazer a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve acontecer imediatamente?”
Nessa avaliação, atribuímos notas de 1 a 5, seguindo os seguintes critérios:
- sem urgência;
- pouco urgente;
- urgente;
- muito urgente;
- extremamente urgente.
Tendência (T)
Neste último elemento da matriz GUT, temos que identificar o possível potencial de crescimento do problema e a probabilidade do problema aumentar com o passar do tempo. Neste caso, portanto, realiza-se uma avaliação da tendência de redução, crescimento ou desaparecimento do problema.
Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: ”Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou piorar bruscamente?”.
Também receberá uma nota de 1 a 5, sendo:
- não existe risco de agravamento;
- situações que podem piorar apenas a longo prazo;
- podem piorar a médio prazo;
- podem piorar em curto prazo;
- tendem a piorar imediatamente.
Como funciona uma matriz GUT?
Agora que você já está por dentro de cada elemento que compõe a técnica, vamos ao próximo passo. Como comentado anteriormente, a matriz GUT é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência. Dessa forma, para aplicar a Matriz GUT basta construir uma tabela listando os itens (problemas, riscos, não conformidades, etc.) que deseja considerar e avaliar.
Uma boa maneira para calcular a matriz GUT é criar uma boa e velha planilha. Basicamente, você irá precisar de seis colunas contendo:
- identificação do problema ou tarefa a analisar (pode ser mais de um);
- classificação do grau de gravidade desse problema;
- classificação da urgência quanto à necessidade de resolver o problema;
- e por fim a tendência, para avaliar o que pode acontecer se nada for feito.
Para isto, basta atribuir notas de 1 a 5 para cada um desses aspectos, sendo nota 1 não tão grave nem urgente, e nota 5 extremamente grave e urgente. Por fim, deve-se multiplicar as notas de cada aspecto (G x U x T) e na sequência, ordenar os itens de forma crescente. Como resultado, temos uma lista priorizada desses itens. Tendo a Matriz GUT pronta, você tem uma visão completa da abordagem do problema.
Matriz GUT: como fazer?
Para começar a utilizar a matriz GUT, o primeiro grande passo é reunir a equipe para um Brainstorming inicial. Assim, serão identificados os problemas mais importantes para serem priorizados pela matriz.
Após chegar em um consenso, os colaboradores devem fazer suas avaliações e enumerar os problemas de acordo com as notas e seus respectivos pesos. Para exemplificar ainda melhor, separamos um passo a passo para seguir e construir de acordo com a ordem, a Matriz GUT em sua empresa:
- Construa uma tabela colocando nas linhas os problemas a se considerar;
- Classifique os problemas para cada uma das variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência);
- Multiplique as três notas e construa um ranking de problemas com os resultados;
- Dê prioridade aos problemas com maior nota analisando seus pontos fracos;
- Por fim, elabore um plano de ação para combater estes problemas!
Seguindo este passo a passo, você saberá qual a ordem de importância das suas tarefas diárias e nunca mais ficará perdido entre urgências e procrastinações.
Limitações da Matriz GUT
Embora a Matriz GUT seja uma excelente ferramenta para priorizar problemas com base em Gravidade, Urgência e Tendência, ela pode não ser a mais adequada em certas situações. Por exemplo, em problemas com baixa clareza, onde os critérios não podem ser definidos objetivamente, a aplicação da GUT pode levar a resultados subjetivos ou imprecisos.
Além disso, em decisões financeiras complexas, onde fatores como retorno sobre investimento, risco e impacto econômico são mais relevantes, metodologias como Análise de Custo-Benefício, Matriz de Eisenhower ou FMEA para gestão de risco na sua empresa podem ser mais eficazes.
Da mesma forma, em projetos que exigem uma visão multidimensional, abordagens como o Método AHP (Analytic Hierarchy Process) podem oferecer um critério de priorização mais estruturado.
Isso demonstra que, apesar da eficácia da Matriz GUT, existem outras ferramentas similares que podem ser mais apropriadas dependendo do contexto e da natureza do problema.
Matriz GUT e outras ferramentas:
A Matriz GUT, a Matriz de Eisenhower e o Diagrama de Pareto são exemplos de ferramentas de priorização amplamente utilizadas na engenharia da qualidade, porém cada uma tem um foco específico.
A Matriz GUT classifica problemas com base em Gravidade, Urgência e Tendência, sendo ideal para situações onde há múltiplos problemas e é necessário definir quais devem ser resolvidos primeiro.
Já a Matriz de Eisenhower auxilia na gestão do tempo e produtividade, organizando tarefas conforme sua urgência e importância, ajudando a decidir o que deve ser feito imediatamente, o que pode ser planejado, delegado ou eliminado.
O Diagrama de Pareto, por sua vez, segue o princípio 80/20, identificando que 80% dos problemas vêm de 20% das causas, sendo muito usado em gestão da qualidade para focar nos fatores que geram maior impacto.
A escolha entre essas ferramentas depende do contexto: a Matriz GUT é ideal para priorizar problemas estratégicos, a Matriz de Eisenhower é mais eficaz para organização de tarefas e o Diagrama de Pareto é útil quando se busca identificar as causas mais críticas de um problema.
5 erros comuns ao usar a Matriz GUT e como evitá-los
- Superestimar a gravidade de todos os problemas
- Erro: Classificar todos os problemas como “muito graves”, o que distorce a priorização e impede a identificação do que realmente é crítico.
- Como evitar: Definir critérios objetivos para medir a gravidade e comparar problemas com base em dados reais e não percepções subjetivas.
- Subestimar a tendência de agravamento
- Erro: Ignorar ou minimizar a possibilidade de que um problema possa piorar no futuro, resultando em soluções tardias e maiores prejuízos.
- Como evitar: Considerar histórico, dados de casos semelhantes e consultar especialistas para avaliar o potencial de agravamento com mais precisão.
- Falta de revisão periódica da matriz
- Erro: Usar a matriz apenas uma vez sem reavaliar as prioridades ao longo do tempo, mesmo que o contexto ou as condições mudem.
- Como evitar: Estabelecer revisões regulares para atualizar a análise com base em mudanças nas condições ou no progresso das soluções.
- Análise com visão limitada
- Erro: Basear a matriz em opiniões individuais ou de um único departamento, resultando em uma priorização enviesada.
- Como evitar: Incluir diferentes perspectivas na análise, envolvendo equipes multidisciplinares para ampliar a visão e reduzir vieses.
- Foco excessivo em um único critério (gravidade, urgência ou tendência)
- Erro: Priorizar problemas apenas com base no critério mais “chamativo” (geralmente gravidade), negligenciando os outros fatores.
Como evitar: Dar o mesmo peso a todos os critérios da matriz e reavaliar a pontuação final considerando o equilíbrio entre os fatores.
Matriz GUT: exemplo
Se você precisa de um exemplo de matriz GUT preenchida para compreender melhor o método, aqui está a resposta. Abaixo, podemos ver um exemplo simples de uma Matriz GUT pronta.
Em sua elaboração, consideramos os principais problemas críticos em uma empresa. Nesta Matriz GUT, classificaram-se os problemas pelas notas de 1 a 5. Depois identificou-se o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT. Posteriormente, estabeleceu-se a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar.
Com isso, é possível conceber a ordem de prioridade dos problemas sem maiores problemas, dando consequência para a tomada de decisão de gestores.
Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir um modelo fácil e eficaz para o seu negócio. Portanto, aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz de Priorização. Ela irá auxiliá-lo a priorizar as ações para executar e acabar com diversos problemas na sua empresa.
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