GESTÃO DE PROJETOS: ENTENDA COMO FUNCIONA

A gestão de projetos é uma metodologia de gerenciamento para atingir objetivos, a partir da aplicação de um conjunto de práticas, conhecimentos, habilidades e experiências.

Portanto, sua aplicação é essencial para que o desenvolvimento do projeto seja realizado com fluidez e precisão, sem que hajam divergências entre o que foi estabelecido inicialmente e o resultado final.

 

Gestão de projetos: como funciona?

A gestão de projetos é responsável por conduzir e garantir que o projeto seja executado da melhor maneira, sem falhas, ou com a menor quantidade possível delas. Mas afinal o que é um projeto?

O projeto, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), guia elaborado pela instituição mais renomada do mundo na área, o Project Management Institute (PMI), pode ser definido como o esforço temporário empreendido para criar um produto, um serviço ou um resultado único e exclusivo. Basicamente, ele possui as seguintes características:

  • Possui início, meio e fim, ou seja, possui um esforço temporário;
  • É realizado por etapas com evolução progressiva;
  • Gera um resultado único;
  • Sua elaboração é progressiva;
  • Gera resultados exclusivos;
  • Possui escopo e recursos definidos.

 

Além das características relacionadas, ele é dividido em algumas etapas consideradas como os ciclos de vida do projeto:

Iniciação: 

Nesta primeira etapa, são coletadas todas as informações pertinentes ao projeto, que o justificam, na qual a equipe e o gestor verificam a viabilidade de execução e de custos necessários.

Organização: 

Aqui é empregado um detalhamento ainda maior sobre o projeto. Nesse sentido, são abordados os requisitos, prazos, restrições, orçamentos, plano de comunicação, plano de risco, recursos necessários, e a definição de atribuições para todos os envolvidos. O principal objetivo dessa etapa é realizar um plano que guie o projeto até atingir seu resultado, com o máximo de precisão possível.

Execução: 

Aqui, é o momento da mão na massa, literalmente. Ou seja, onde é posto em pratica tudo o que foi planejado para o projeto, coordenando a utilização dos recursos, a equipe, mantendo-a motivada e engajada, e o gerenciamento do tempo. 

É essencial que a execução seja realizada com o máximo de qualidade possível, pois a gestão de projetos tem que estar determinada a alcançar essa excelência. 

Monitoramento e Controle: 

Essa etapa é realizada juntamente com a execução, pois visa garantir que o que está sendo realizado está de acordo com o objetivo do projeto, e seguindo o que foi planejado. Aqui são analisadas as variações, tendências, erros e solicitações de mudanças, se necessárias.

Encerramento: 

É a etapa de finalização formal do projeto, podendo estar com pendências, ou não. Além de oficializar o encerramento da obra, são debatidos pontos positivos e negativos do projeto. E também são compartilhadas as experiências que foram proporcionadas.

O bom gerenciamento de todas essas etapas, do início ao fim, é fundamental para que se tenha êxito na busca pelo objetivo do projeto. E a gestão de projetos tem como objetivo ser assertiva na coordenação e gerenciamento de todo o projeto.

 

 

A importância de uma boa gestão de projetos

Uma boa aplicação da gestão de projetos diminui o risco de fracasso, pois controla todas as suas etapas mencionadas anteriormente. Dessa forma, gerencia a execução do projeto de forma eficiente, assegurando a qualidade nos resultados, otimizando recursos e, por fim, atingindo seu objetivo.

Além disso, ela agrega mais valor ao negócio, minimizando os possíveis retrabalhos. Portanto, a gestão de projetos eficiente, ao realizar um acompanhamento saudável e constante em todo o projeto, beneficia a todos.

Ademais, a gestão de projetos eficiente é um diferencial competitivo, pois deixa a empresa mais ágil e dinâmica. Isso já é um grande passo na frente da concorrência tanto na busca quanto na fidelização de clientes.

 

Gestão de projetos: como implementar nas empresas

A gestão de projetos é uma metodologia que potencializa a chance de você atingir o objetivo do seu projeto. Contudo, é necessário se atentar à forma como ela é aplicada. A seguir, serão explicados os passos para se ter uma gestão eficiente:

1. Metodologia

Primeiramente, escolha a metodologia certa para gerenciar seu projeto. Uma boa escolha é essencial, pois trará as ferramentas e técnicas corretas para o tipo de projeto que você irá gerenciar.

Na gestão de projetos, há dois tipos de metodologias: as tradicionais (clássicas) e as ágeis.

  1. Metodologias Tradicionais: 
    Esses métodos se caracterizam pelo ciclo de vida estabelecido, e preditivo, sem mudanças muito drásticas no decorrer do projeto. Aqui o intuito é seguir o cronograma do ciclo de vida, dar o “Start” na fase de iniciação, depois realizar o planejamento e, em seguida, monitorar e controlar a execução até a finalização do projeto. Elas são mais indicadas para projetos que se tem bastante conhecimento do escopo, na qual se tem ciência do que fazer e como fazer.
  2. Metodologias Ágeis: 
    Ao contrário das metodologias tradicionais, elas se caracterizam por ser mais dinâmica, com grande adaptabilidade no ciclo de vida do projeto. E o escopo é detalhado progressivamente, conforme chegam as informações do projeto. São facilmente utilizadas em ambientes que mudam com frequência, e que equipes com poucas pessoas.

 

É interessante deixar claro que quanto mais definido estiver o escopo do projeto, é recomendável usar metodologias tradicionais. Assim, é possível realizar um planejamento assertivo, e sem grandes mudanças no decorrer do projeto. Se o conhecimento do escopo do projeto não é algo completo, então metodologias ágeis são mais indicadas, pois possibilitam maiores mudanças no ciclo do projeto; são mais dinâmicas.

Ademais, existem métodos consagrados de gestão de projetos ágil – por exemplo o “Scrum” – que hoje são utilizados nas maiores empresas do mundo. O livro de Jeff Sutherland “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” explicita a ineficiência dos métodos tradicionais e defende a aplicação da metodologia ágil.

 

2. Controlar e monitorar os Indicadores

Os indicadores possibilitam identificar gargalos e controlar a gestão de projetos instantaneamente. Assim, possibilitam a tomada de decisão para melhorar o andamento do projeto, o mais rápido possível. Alguns indicadores recomendados são:

  • Valor Agregado: Relativo ao andamento do projeto, taxa que apresenta quanto do projeto já foi desenvolvido.
  • Taxa de entrega em relação ao prazo: Relativo ao acompanhamento do prazo estabelecido ao projeto, verificando se está no ritmo correto, ou se está atrasando.
  • Taxa de custos em relação ao orçamento: Relativo ao acompanhamento do orçamento do projeto se está sendo compatível, ou se está extrapolando o orçamento inicial.
  • Taxa de retrabalho: Aqui a atenção deve ser grande, pois se a taxa de retrabalho estiver alta, significa que está consumindo tempo e dinheiro do projeto, o que é ruim, e significa que algo está errado e precisa ser repensado.
  • Desvio do prazo: Realizada mais ao final do projeto, indica o quanto a obra excedeu do prazo estabelecido inicialmente.
  • Desvio do orçamento: Também realizada ao final do projeto, indica se houve maior lucro ou despesas ao final do projeto.

Dada a importância do controle de indicadores, você pode acessar nosso conteúdo sobre Indicadores aqui.

 

3. Estar atento ao planejamento, reveja-o se necessário

O planejamento precisa estar junto com a equipe. Assim, atua como referência para o desenvolvimento de todo projeto para que tudo que foi planejado realmente seja executado. Porém, se for necessário rever o planejamento, revise-o. 

Dessa forma, as metodologias tradicionais não são as mais apropriadas, pois as mudanças efetuadas podem trazer custos altos e mais dedicação de tempo para retrabalhos. Se a metodologia ágil estiver em prática, o planejamento pode ser revisto sem grandes problemas.

 

4. Capacite sua equipe, se possível

Capacite sua equipe, realizando treinamento com os mecanismos de gerenciamento que a metodologia escolhida proporciona. Familiarizá-los é importante para a aplicação do método, pois assim minimizará as perdas de produtividade quando o projeto for colocado em prática, além de minimizar retrabalhos e atrasos. Ou seja, sua equipe já estará ambientada com os mecanismos e bem preparada para utilizá-los.

 

5. Software de gestão de projetos

Utilizar uma ferramenta que auxilie na gestão das informações no decorrer do projeto – e que traga mais agilidade e eficiência operacional – é muito benquisto para o gerenciamento do projeto. Nesse sentido, é importante encontrar um software completo que vá de encontro com a necessidade que o projeto solicita.

 

Por fim, a gestão de projetos é uma grande forma de gerenciar seus projetos. De forma minuciosa e articulada, ela te auxiliará a concluí-lo de acordo com os objetivos e requisitos estabelecidos. E, assim, entregar os melhores resultados.

Por fim, a gestão de projetos reforça a execução de um projeto. Nesse sentido, auxilia – de forma minuciosa e articulada – o andamento das atividades. Dessa forma, ela é imprescindível para atingir objetivos e entregar os melhores resultados.



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