A gestão de projetos é uma metodologia de gerenciamento para atingir objetivos. Ela ocorre a partir da aplicação de um conjunto de práticas, conhecimentos, habilidades e experiências.
Portanto, sua aplicação é essencial para que o desenvolvimento do projeto seja realizado com fluidez e precisão. Dessa forma, ela impede divergências entre os planos iniciais e o resultado final.
Gestão de projetos: como funciona?
A gestão de projetos é responsável por conduzir e garantir que o projeto aconteça da melhor maneira, sem falhas, ou com a menor quantidade possível delas. Mas, afinal, o que é um projeto?
O projeto, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), define-se como o esforço temporário empreendido para criar um produto, um serviço ou um resultado único e exclusivo. O Project Management Institute (PMI), instituição mais renomada do mundo na área, elaborou o guia.
Em suma, ele possui as seguintes características:
- Possui início, meio e fim, ou seja, tem um esforço temporário;
- Realiza-se por etapas com evolução progressiva;
- Gera resultados únicos e exclusivos;
- Sua elaboração é progressiva;
- Possui escopo e recursos definidos.
Além das características relacionadas, ele possui algumas etapas consideradas como os ciclos de vida do projeto. Confira abaixo:
Iniciação:
Nesta primeira etapa, coleta-se todas as informações pertinentes ao projeto que o justificam. Aqui, a equipe e o gestor verificam a viabilidade de execução e de custos necessários.
Organização:
Aqui emprega-se um detalhamento ainda maior sobre o projeto. Nesse sentido, abordam-se os requisitos, prazos, restrições, orçamentos, plano de comunicação, plano de risco e recursos necessários. Além disso, ocorre a definição de atribuições para todoss.
Portanto, o principal objetivo dessa etapa é realizar um plano que guie o projeto até atingir seu resultado, com o máximo de precisão possível.
Execução:
Aqui, é o momento da mão na massa, literalmente. Ou seja, onde é posto em pratica tudo o que se planejou para o projeto. Portanto, coordena-se a utilização dos recursos e a equipe, mantendo-a motivada e engajada. Vale destacar, ainda, o gerenciamento do tempo.
É essencial que a execução seja realizada com o máximo de qualidade possível, pois a gestão de projetos tem que estar determinada a alcançar essa excelência.
Monitoramento e Controle:
Essa etapa é realizada juntamente com a execução, pois visa garantir que o que está sendo realizado está de acordo com o objetivo do projeto, e seguindo o que foi planejado. Aqui são analisadas as variações, tendências, erros e solicitações de mudanças, se necessárias.
Encerramento:
É a etapa de finalização formal do projeto, podendo estar com pendências, ou não. Além de oficializar o encerramento da obra, debatem-se pontos positivos e negativos do projeto. E também são compartilhadas as experiências que foram proporcionadas.
O bom gerenciamento de todas essas etapas, do início ao fim, é fundamental para que se tenha êxito na busca pelo objetivo do projeto. E a gestão de projetos tem como objetivo ser assertiva na coordenação e gerenciamento de todo o projeto.
A importância de uma boa gestão de projetos
Uma boa aplicação da gestão de projetos diminui o risco de fracasso, pois controla todas as suas etapas mencionadas anteriormente. Dessa forma, gerencia a execução do projeto de forma eficiente, assegurando a qualidade nos resultados. Isso otimiza recursos e, por fim, ajuda a atingir o objetivo.
Ela também agrega mais valor ao negócio, minimizando os possíveis retrabalhos. Portanto, a gestão de projetos eficiente, ao realizar um acompanhamento saudável e constante em todo o projeto, beneficia a todos.
Ademais, a gestão de projetos eficiente é um diferencial competitivo, pois deixa a empresa mais ágil e dinâmica. Isso é um grande passo na frente da concorrência tanto na busca quanto na fidelização de clientes.
Gestão de projetos: como implementar nas empresas
A metodologia da gestão de projetos potencializa a chance de você atingir o objetivo do seu projeto. Contudo, é necessário se atentar à forma de aplicação.
Confira, a seguir, os passos para ter uma gestão eficiente:
1. Metodologia
Primeiramente, escolha a metodologia certa para gerenciar seu projeto. Uma boa escolha é essencial, pois trará as ferramentas e técnicas corretas para o tipo de projeto que você irá gerenciar.
Na gestão de projetos, há dois tipos de metodologias: as tradicionais (clássicas) e as ágeis.
- Metodologias Tradicionais:
Esses métodos se caracterizam pelo ciclo de vida estabelecido e preditivo, sem mudanças muito drásticas no decorrer do projeto. Aqui o intuito é seguir o cronograma do ciclo de vida e dar o “Start” na fase de iniciação depois realizar o planejamento.
Em seguida, monitorar e controlar a execução até a finalização do projeto. Recomenda-se tais metodologias para projetos com bastante conhecimento do escopo, na qual há ciência do que e como fazer. - Metodologias Ágeis:
Ao contrário das tradicionais, as ágeis se caracterizam por serem mais dinâmicas, com grande adaptabilidade no ciclo de vida do projeto. Detalha-se o escopo progressivamente conforme chegam as informações do projeto. Sua utilização ocorre em ambientes que mudam com frequência e em que equipes com poucas pessoas.
É interessante dizer que quanto ser necessário definir o escopo do projeto, é recomendável usar metodologias tradicionais. Assim, é possível realizar um planejamento assertivo e sem grandes mudanças no decorrer do projeto.
Já se o conhecimento do escopo do projeto não é algo completo, então metodologias ágeis fazem mais sentido. Isso ocorre pois elas possibilitam maiores mudanças no ciclo do projeto, ou seja, são mais dinâmicas.
Ademais, existem métodos consagrados de gestão de projetos ágil como, por exemplo, o Scrum. Seu uso é comum nas maiores empresas do mundo. Nesse sentido, o livro de Jeff Sutherland, “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, explicita a ineficiência dos métodos tradicionais e defende a aplicação da metodologia ágil.
2. Controlar e monitorar os indicadores
Os indicadores possibilitam identificar gargalos e controlar a gestão de projetos instantaneamente. Assim, possibilitam a tomada de decisão para melhorar o andamento do projeto o mais rápido possível.
Alguns indicadores recomendados são:
- Valor Agregado: Relativo ao andamento do projeto, taxa que apresenta quanto do projeto já teve andamento.
- Taxa de entrega em relação ao prazo: Relativo ao acompanhamento do prazo estabelecido ao projeto, verificando se está no ritmo correto, ou se está atrasando.
- Taxa de custos em relação ao orçamento: Relativo ao acompanhamento do orçamento do projeto se está sendo compatível, ou se está extrapolando o orçamento inicial.
- Taxa de retrabalho: Aqui a atenção deve ser grande, pois se a taxa de retrabalho estiver alta, significa que está consumindo tempo e dinheiro do projeto, o que é ruim, e significa que algo está errado e precisa ser repensado.
- Desvio do prazo: Realizada mais ao final do projeto, indica o quanto a obra excedeu do prazo inicial.
- Desvio do orçamento: Também realizada ao final do projeto, indica se houve maior lucro ou despesas ao final do projeto.
Para saber mais sobre a importância do controle de indicadores, você pode acessar nosso conteúdo exclusivo aqui.
3. Estar atento ao planejamento, reveja-o se necessário
O planejamento precisa estar junto com a equipe. Assim, atua como referência para o desenvolvimento do projeto, para que tudo que se planejou realmente aconteça. Porém, se for necessário rever o planejamento, revise-o.
Dessa forma, as metodologias tradicionais não são as mais apropriadas, pois as mudanças efetuadas podem trazer custos altos e mais dedicação de tempo para retrabalhos. Se a metodologia ágil estiver em prática, o planejamento pode ser revisto sem grandes problemas.
4. Capacite sua equipe, se possível
Capacite sua equipe, realizando treinamento com os mecanismos de gerenciamento que a metodologia escolhida proporciona. Familiarizá-los é importante para a aplicação do método, pois assim minimizará as perdas de produtividade quando o projeto for colocado em prática, além de diminuir retrabalhos e atrasos. Ou seja, sua equipe já estará bem preparada para utilizar os mecanismos.
5. Software de gestão de projetos
Utilizar uma ferramenta que auxilie na gestão das informações no decorrer do projeto – e que traga mais agilidade e eficiência operacional – é muito benquisto para o gerenciamento do projeto. Nesse sentido, é importante encontrar um software completo que vá ao encontro da necessidade que o projeto solicita.
Por fim, a gestão de projetos reforça a execução de um projeto. Nesse sentido, auxilia – de forma minuciosa e articulada – o andamento das atividades. Dessa forma, ela é imprescindível para atingir objetivos e entregar os melhores resultados.
