PDCA: ENTENDA A SUA IMPORTÂNCIA NA GESTÃO DE NEGÓCIOS

O ciclo PDCA é uma metodologia que propõe a melhoria contínua em um determinado processo. Portanto, utilizando o PDCA, é possível encontrar os problemas e resolvê-los de maneira rápida e assertiva.

Além disso, o PDCA é baseado em 4 etapas essenciais para que ocorra uma melhoria no processo: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar), Act (Agir). Assim, para que o PDCA ocorra de maneira ideal, é necessário usá-lo como um ciclo onde a última ação do ciclo leva para uma primeira.

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PDCA: conheça a sua origem

A criação do PDCA ocorreu na década de 1920, e o elaborador da metodologia foi Walter Andrew Shewart, um físico norte americano que ficou conhecido pelos seus estudos na área de controle estatístico de qualidade. Porém, o PDCA começou a ser popularizado  apenas em meados dos anos 50 pelo professor norte americano William Edwards Deming, o qual é considerado por muitos o “pai” da qualidade.

Nesse sentido, o PDCA foi criado em inspiração ao pensamento de 2 filósofos fundadores da escola filosófica do Pragmatismo:  Clarence Irving Lewis e John Dewey. Uma das vertentes mais fortes do PDCA foi o pensamento de Dewey para resolução de problemas, o qual se baseava em 5 passos: 

  1. Perceber a dificuldade; 
  2. Localizar o problema; 
  3. Definir o problema; 
  4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências; 
  5. Observar posteriormente as soluções aplicadas que levam à aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o PDCA era recomendado para a melhoria contínua da qualidade de produtos e serviços de uma empresa. Posteriormente, seu uso foi melhorado e atualmente o PDCA é uma das principais ferramentas para a solução de problemas independente da área da empresa ou do seu ramo de atuação.

PDCA: qual é o seu foco?

O foco principal do ciclo PDCA é a melhoria contínua dos processos. Atualmente, é amplamente recomendado (inclusive pela ISO9001) e reconhecida como uma das principais ferramentas para a gestão de de qualidade nas empresas.

Sendo assim, o PDCA é um ciclo formado por quatro etapas. Para que o objetivo do PDCA seja concretizado e a melhoria contínua seja implementada na empresa, é de extrema necessidade seguir as quatro etapas de maneira cíclica, ou seja, ao terminar a última etapa Act, realizar o início de uma nova Plan.

 As quatro etapas do ciclo PDCA são as seguintes:

  1. Planejar (plan)
  2. Fazer (do)
  3. Checar (check)
  4. Agir (act)

Planejar (plan):

Para que um problema seja resolvido, é extremamente importante impor metas, objetivos e planejá-los adequadamente. O planejamento é a primeira etapa do PDCA e tem como características a identificação do problema e o planejamento para a resolução do mesmo.

Essa etapa do PDCA pode ser subdivida em outras 4 etapas:

  • Identificação do problema

Para que o problema seja identificado, o ideal é que a pergunta: “Qual é o meu problema?” seja respondida. As formas mais práticas de responder essa pergunta são analisar dados históricos (relatórios, dados, gráficos), fotografias e por meio de Brainstormings.

Nesse sentido, levantar o histórico desse problema e as perdas por conta desse problema é uma das partes mais importantes dessa etapa. 

  • Observação do problema

Nessa etapa, a pergunta a ser respondida é: “Como esse problema está acontecendo?”. Ferramentas, como Diagrama de Pareto, podem auxiliar na resolução dessa pergunta.

Geralmente, é a etapa mais demorada do Plan, pois precisa de uma validação de vários membros e da observação prática do problema nos processos. Porém, após essa etapa, a equipe responsável pelo PDCA poderá responder de maneira mais assertiva o orçamento para realização do problema e a meta principal do PDCA.

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  • Análise do problema

Após essa etapa, a dúvida que deve estar respondida é: “Por que esse problema está acontecendo?”. Métodos como 5 Porquês e Diagrama de Ishikawa, são ótimos para responder perguntas como essa.

Nessa etapa, o problema é dividido em suas causas e a busca pela causa-raíz é um dos pontos mais importantes. Outro ponto crucial dessa etapa é a relevância das causas, para que não haja desvio de esforços com causas não tão importantes e irrelevância de causas importantes.

  • Plano de ação

A etapa de planos de ação responderá o questionamento: “Quais passos devem ser tomados para resolver o problema?”. A resposta dessa pergunta se torna bem complexa e, para isso, a utilização de métodos, como 5W2H ou uma listagem de planos de ação, auxiliará de maneira muito positiva na organização e planejamento desses próximos passos.

Nessa etapa, serão criadas as ações necessárias para resolver o problema, designando datas e responsáveis por cada ação.

Fazer (do):

A etapa Fazer é a parte prática do PDCA, o momento em que os planos de ação e planejamentos da etapa anterior vão ser postos em prática. Antes de iniciar essa etapa, todos os envolvidos com o PDCA que está sendo realizado devem ser educados e treinados para garantir o alinhamento da equipe.

Caso o planejamento (etapa anterior) tenha sido feito de maneira correta, essa etapa não deverá apresentar problemas. Caso ocorram, provavelmente o planejamento foi feito de maneira não assertiva.

Além disso, o acompanhamento das atividades também está incluído na etapa Fazer. Por isso, aplicar os planos de ação e perceber se eles estão no andamento correto é essencial para a realização das próximas etapas. 

Além disso, a documentação durante esse processo é uma das maneiras de garantir o acompanhamento e o bom andamento das próximas etapas.

Checar (check):

A próxima etapa do PDCA é Checar e é uma etapa de revisão e análise. Assim, identificar o que foi planejado no Planejar e a diferença para o que realmente foi realizado no estágio de Fazer é um dos principais pontos do Checar.

Sendo assim, para realizar a checagem de forma objetiva, existem duas opções: fazer a checagem durante a etapa Fazer ou realizar após a mesma. As duas maneiras são corretas e dependem muito de como o PDCA está sendo implementado no processo e qual o tipo de processo.

Além disso, a medição e avaliação do que foi feito é outro ponto de muita atenção, pois com ele é possível analisar o cumprimento das etapas com os padrões de qualidade desejados. Nesse sentido, a melhor maneira de fazer essa análise é estatisticamente, com ferramentas e métodos estatísticos usados para relacionar os dados dos problemas com os resultados obtidos.

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Agir (act):

A última etapa do PDCA é uma etapa de reflexão e de pensamento futuro. Nesse período, deve ser pensado na maneira com que os resultados serão apresentados, nos novos problemas encontrados durante todo ciclo e no aprendizado que o processo gerou.

Nesse sentido, a etapa Agir é muito importante, pois é nela que ocorrerá a virada no ciclo PDCA, terminando um e iniciando outro. Para esse giro no método PDCA, algumas ações devem ser tomadas:

  • Padronização

Nessa fase do Agir, os resultados positivos e negativos devem ser analisados, os positivos padronizados e os negativos ressaltados como candidatos para novos ciclos do PDCA.

Sendo assim, a padronização é uma etapa muito importante para que o que foi feito não se perca e que o problema solucionado não volte a aparecer. Algumas ferramentas para padronização do processo podem facilitar essa situação, como a ferramenta POPs e o Mapeamento de Processos.

  • Conclusão

Essa é uma fase de revisão geral do que foi realizado em todo PDCA, documentação de todo o processo, identificação do que pode ser melhorado e análise dos resultados obtidos.

Nesse sentido, toda a documentação, reflexão e análise ajudará a equipe a pensar em passos futuros e a criar um novo ciclo PDCA com os insights gerados. 

PDCA e PDSA: qual a diferença?

Uma metodologia provinda do PDCA é o PDSA, também criada por Edwards Deming. Nesse sentido, o PDSA é um método com o mesmo intuito do PDCA: realizar a melhoria contínua. Porém, com a mudança de uma letra: o C (Check) do PDCA se tornou S (Study) no PDSA, que tem como significado estudar.

Sendo assim, a diferença de apenas uma letra na sigla representa uma mudança mais robusta no processo. Com essa mudança, o processo intermediário se tornou mais completo e mais aprofundado.

Nessa nova etapa, ao invés de haver apenas a checagem do que foi e está sendo feito no planejamento, é indicado realizar um aprofundamento nos fatos por meio de estudos. O PDSA pode ser considerado uma evolução do PDCA, pois o simples fato de checar é substituído por uma análise muito mais desenvolvida baseada em estudos.

PDCA: quais os benefícios de adotar em sua empresa?

O PDCA é uma ferramenta de resolução de problemas, que auxilia qualquer processo com uma melhoria contínua. Nesse sentido, é uma ferramenta intuitiva e com fácil aplicação, que pode gerar resultados expressivos para os envolvidos.

Além disso, a facilidade de aplicação do PDCA é um dos pontos mais relevantes dessa metodologia, pois permite a aplicação em um processo muito simples ou mais robusto e complexo, muitas vezes, o resultado aparece rapidamente, com economia, redução de desperdícios e melhoria na qualidade.

Portanto, a aplicação do PDCA irá garantir identificação de melhorias e problemas no processo baseado em uma metodologia de melhoria contínua. Com o PDCA aplicado e praticado da maneira correta, a eficiência e produtividade nos processos cresce, gerando lacunas para cortes de gastos e aumentando a lucratividade do processo.

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