DASHBOARD: COMO CRIAR E ANALISAR PASSO A PASSO

Tempo de Leitura: 7 minutos

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O que você vai aprender

 

dash

O Dashboard é uma ferramenta de visualização rápida de informações relevantes para a tomada de decisões. Suas aplicações são diversas, podendo variar desde o acompanhamento do progresso de uma equipe, até um resumo de bases de dados com diversas informações proporcionando uma eficiente gestão de negócios.

Neste artigo você aprenderá o que é e para quê serve um Dashboard, quais são os principais tipos e como montá-los utilizando ferramentas como o Excel.

 

O que é um dashboard?

A palavra dashboard significa “Painel” em português. Sendo assim, pode-se definir esse instrumento como um painel que reúne as métricas de indicadores importantes na tomada de decisões em um determinado processo. 

Isto é, o dashboard é uma tela que traz as métricas e indicadores do processo de maneira clara e sucinta visualmente. Dessa forma, facilitando a análise dos KPI’s que influenciam diretamente na tomada de decisões de forma precisa, baseando-as em dados.

Outra característica da ferramenta é que, diferentemente de um relatório, o dashboard não é algo fixado, que traz informações do passado. Um de seus objetivos é ser um instrumento sempre atualizado com os dados do momento presente.

 

Por que usar um dashboard?

Por apresentarem métricas e indicadores de um processo, os dashboards  simplificam imensamente a análise de dados e tornam o trabalho de gestão mais produtivo. Dentre suas maiores vantagens estão o acompanhamento simultâneo de operações em empresas e a centralização dos KPIs, que evita o excesso de informação. 

Dashboards são altamente personalizáveis, ou seja, devido à sua flexibilidade podem ser aplicados a diversos tipos de processos e fazer o acompanhamento de quaisquer que sejam as métricas necessárias para seu progresso.

Além disso, a ferramenta é essencial na gestão à vista. A teoria ressalta a necessidade da equipe estar constantemente atualizada sobre as atividades da empresa, assim, aumentando o entendimento e engajamento dos colaboradores. 

A partir disso, a visualização em painel se torna útil, pois ela apresenta os dados de forma dinâmica e objetiva, sem demandar longas buscas. Desse modo, otimizando o tempo e garantindo que todos mantenham-se informados.

 

Benefícios do dashboard

Como mencionado anteriormente, a utilização de dashboards apresenta diversas vantagens para os empreendimentos. Aqui desenvolveremos um pouco mais sobre alguns de seus benefícios: 

  • Aumentar a eficiência: um dashboard evita que seja necessário abrir múltiplas planilhas para fazer uma análise, pois seu objetivo é centralizar informações. Dessa forma, possibilitando tomar decisões com maior agilidade.
  • Tornar os dados mais acessíveis: devido a essa centralização, torna-se mais fácil ter acesso aos dados do processo. Dessa forma, os dados se mantêm atualizados e reunidos em determinados documentos, o que os torna mais acessíveis, facilitando sua utilização em reuniões.
  • Simplificar a tomada de decisões: como é possível observar as informações de maneira rápida e abrangente, as decisões podem ser feitas com mais rapidez sem perder a precisão das análises. Diante disso, os dashboards são planejados para apresentarem os indicadores de forma intuitiva.

 

Tipos de dashboard

Apesar de existirem incontáveis tipos de dashboards, podemos dividi-los em três categorias principais: os Operacionais, os Táticos e os Estratégicos.

 

Dashboards Operacionais

Esses são abastecidos com as informações do dia a dia e são utilizados por quem executa as tarefas, possibilitando a observação e consequentemente, a dinâmica de atividades. 

O painel permite fazer observações instantâneas do que precisa ser adquirido e quantos funcionários serão necessários para cada área de uma empresa, o que simplifica a gestão de recursos materiais e humanos.

Dashboards Táticos

As informações apresentadas pela ferramenta auxiliam na tomada de decisão, visando o alcance dos objetivos no médio prazo. Os dados disponibilizados neste painel devem ser controlados exclusivamente pelos profissionais que ocupam cargos de gerência. Trata-se de um painel voltado para o time de gestão

Dashboards Estratégicos

Os dashboards estratégicos focam em análises de longos períodos para ajudar na estratégia de negócios da empresa e na elaboração de planos de ação para o longo prazo. O mesmo permite acompanhar a saúde financeira, as metas anuais, o lucro bruto e líquido anual.

 

O que preciso para elaborar um dashboard?

Apesar de parecer uma ferramenta de difícil aplicação, o dashboard pode ser elaborado de maneira simples, em ferramentas como o Excel. Porém, para elaborar um dashboard de sucesso, antes de iniciar a programação é importante definir os seguintes aspectos:

 

  • Público-alvo: como os dashboards trazem aglomerados muito específicos de informações, determinar quem serão seus usuários antes de iniciar a formatação é um passo essencial para que esta faça sentido.
  • Informações exibidas: os dados expostos estão diretamente ligados à necessidade de seus usuários. Logo, antes de construir o dashboard é preciso fazer uma análise para definir quais dados são relevantes para o público alvo no contexto onde a ferramenta será aplicada. 
  • Layout: por conta da natureza visual deste, é fundamental que o criador de um dashboard idealize qual é a melhor maneira de expor os dados selecionados, para que estes possam ser rapidamente interpretados. Na maioria das vezes, um layout simples e objetivo, com uma estruturação lógica, é mais valioso que uma maior quantidade de métricas.
  • Atualização de dados: outro diferencial do dashboard em relação a outros tipos de relatório é sua constante atualização. Enquanto alguns dashboards são atualizados em tempo real, simultaneamente à realização das atividades, outros podem ter intervalos mais longos entre as renovações dos dados, com intervalos diários, semanais ou mesmo mensais.

 

Algo também essencial para a boa adesão de seus dashboards é ter uma equipe capacitada para interpretar esses painéis. Visto que eles são facilitadores de análises, e perdem sua função quando se tornam complexos demais para seus usuários. 

Por isso, ao expor um dashboard, o gestor deve empenhar-se para que todos que utilizarão o painel entendam o que cada parte do quadro representa.

 

Como criar um dashboard?

Existem várias maneiras de construir dashboards. Dentre as mais simples, está a que utiliza o Excel como programa para gerar o painel. 

  • 1° passo: gerar uma tabela dinâmica, para que os dados sejam sempre atualizados, possibilitando a segmentação dos dados.
  • 2° passo: segmentar os dados, para expor apenas o desejado em cada parte da tela.
  • 3° passo: gerar um gráfico dinâmico a partir dos dados segmentados.
  • 4° passo: inserir o gráfico numa planilha específica para o dashboard e especificar alguma informação relacionada a ele, caso seja necessário.

Repetindo os quatro passos, você pode criar diversos dashboards, com o tamanho e organização que desejar.

 

Como analisar um dashboarb?

Por ser um instrumento criado para simplificar informações, a utilização de um dashboard deve ser compreensível. Com o painel bem formulado, as análises podem ser feitas apenas com um rápido olhar. 

Um bom parâmetro para determinar se as informações estão claras o suficiente é tentar explicar para alguém como observar algum dos indicadores. Se a explicação for rápida e não gerar dúvidas, é possível que qualquer um que olhar o quadro possa entender o que ele pretende informar.

 

7 erros comuns ao construir um dashboard

  1. Excesso de informações: diversos processos fornecem um excesso de informações. Logo, deve-se analisar quais dados são relevantes para serem representadas no dashboard, dessa forma, evitando a poluição visual. 
  2. Cores sem sentido: as cores são importantes na criação de um dashboard, pois possibilita facilmente associar e tirar conclusões baseadas no que é apresentado. 
  3. Imagem desconfortável aos olhos: outro erro comum na elaboração de dashboards é o excesso ou redução de cores pouco contrastantes para o fundo e a escrita. Ambas deixam o usuário desconfortável e atrapalham a contemplação.
  4. Figuras desnecessárias: figuras sem significância para a análise geralmente tendem a atrapalhar a investigação dos dados, pois acabam por tirar o foco dos dados.
  5. Barra de rolagem: o objetivo do dashboard é apresentar os dados em uma única tela, diferentemente de outros tipos de arquivo, como planilhas e PDF ‘s. Por isso, se faz necessário evitar que o quadro ocupe mais de uma tela e o usuário precise utilizar uma barra de rolagem.
  6. Construir o dashboard para o público errado: cada dashboard pertence a um grupo específico de pessoas. Por isso, o fator deve ser levado em conta na sua construção, pois o quadro pode se tornar inútil para seus reais usuários.
  7. Criar um grande dashboard centralizado: reunir vários processos em um mesmo quadro pode ser um erro, visto que, é mais produtivo separá-los, para que todos tenham mais clareza na coleta das informações que precisam.

 

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