Na conjuntura atual de mercado, muitas pessoas perguntam-se: o que é produtividade, como aumentá-la e quais indicadores usar para avaliá-la dentro da sua empresa?
Neste texto, serão abordados, além desses tópicos, os benefícios que o aumento da produtividade traz para o ambiente de trabalho e para os resultados de mercado da sua organização. Confira as principais dicas para que se possa, de fato, tornar o workplace mais produtivo, até mesmo em home office!
O que é produtividade?
Em suma, podemos definir a produtividade como a realização do maior número de tarefas e/ou demandas, utilizando a menor quantidade de recursos possíveis.
Dentro de um contexto empresarial, podemos relacionar isso com, certamente, um dos recursos mais vitais para qualquer empresa nos dias de hoje: o tempo.
Ser produtivo e gerar produtividade passa diretamente pela otimização da gestão do tempo dentro da organização, tornando processos mais eficientes. Consegue-se, então, gerar mais valor à empresa no menor tempo possível.
Qual a diferença entre produtividade e produção?
Podemos distinguir de forma clara estes dois termos bastante semelhantes:
O termo produção relaciona-se ao produto final, ao resultado obtido ao longo do processo produtivo, e que pode ser otimizado ao aumentar-se a produtividade.
A produtividade, por sua vez, refere-se ao modo como processos e pessoas chegam ao produto final durante o processo produtivo. Para isso, aplicam-se ferramentas e estratégias para chegar ao mesmo produto final em um menor tempo.
Produtividade e qualidade: qual a relação?
Uma produtividade efetiva está diretamente atrelada à qualidade geral de processos e produtos entregues pela empresa. Ao aumentar-se a produtividade, aumenta-se também a eficácia com a qual determinado processo está sendo executado e diminui-se o custo de produção.
A mudança nos níveis de produtividade pode ser notada, por exemplo, na diminuição do tempo que os clientes devem esperar para ter acesso a determinado produto, e com a mesma qualidade de outrora.
Todavia, torna-se imprescindível um plano de ação bem consolidado e eficaz, com estratégias que agreguem valor ao aumento de produtividade. Dessa forma, consegue-se obter os resultados acima descritos.
Quais os benefícios de uma empresa com colaboradores produtivos?
Ao tornar uma empresa e todos os seus colaboradores mais produtivos, é possível notar diversas melhorias importantes dentro do ambiente laboral. Isso vale tanto no escopo econômico quanto no pessoal, que tange o bem-estar dos colaboradores.
Algumas dessas melhorias são:
- Melhora na agilidade e na eficiência dos colaboradores, que conseguem desempenhar mais tarefas em menos tempo, gerando maior valor aos processos dentro da empresa;
- Economia de recursos, tanto físicos, que agregam valores sustentáveis ao ambiente de trabalho, quanto processuais, como o tempo, fazendo mais com o mesmo ou menos. Conceito esse que está diretamente ligado à produção enxuta;
- Qualificação da empresa no mercado, ao passo que uma organização que consegue fazer muito, de forma rápida e com qualidade, naturalmente chamará a atenção de mais clientes;
- Prospecção de novos talentos, visto que uma empresa notavelmente eficaz e produtiva, cativará profissionais igualmente qualificados, fazendo com que a mesma colha resultados no longo prazo.
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Quais são os indicadores de produtividade?
Indicadores de produtividade servem para que se possa analisar e interpretar os possíveis pontos onde seria necessária uma maior produtividade dentro da empresa. Ou até mesmo para conseguir chegar à conclusão de que as atitudes tomadas para o aumento da mesma, de fato, surtiram efeito.
Alguns desses indicadores são:
- A lucratividade, visto que quanto mais uma empresa produzir e vender em menos tempo, maior será o seu lucro;
- Comparar a capacidade produtiva antes e depois de aumentar a produtividade da empresa, constatando, dessa forma, se realmente houve alguma melhoria;
- Medir a qualidade final dos produtos após a implementação das melhorias de produtividade, visando checar se houve, realmente, um aumento na produtividade, mas com a mesma qualidade do produto final.
Quais são as melhores ferramentas de produtividade?
Atualmente, existem diversas ferramentas disponíveis para aquelas empresas que querem aumentar a produtividade. A maioria delas se baseia na ideia de conseguir organizar processos e ideias de tal forma que os colaboradores consigam ter um workplace estruturado, ágil e, acima de tudo, colaborativo.
Alguns exemplos de ferramentas muito úteis são:
- Trello, plataforma online para gerir processos, inclusive adotando ideias de metodologias ágeis como Scrum e Kanban;
- Google Drive, onde os colaboradores podem subir arquivos na nuvem, criar pastas e até mesmo trabalhar simultaneamente nos mesmos documentos, sejam eles de texto, planilhas ou apresentações;
- Google Agenda, onde é possível criar apontamentos e torná-los simultâneos a todos os colaboradores, deixando, dessa forma, a empresa a par dos eventos importantes durante as semanas;
- Slack, uma plataforma que visa substituir a cultura de e-mails, tornando a comunicação entre os diversos colaboradores e setores de uma empresa muito mais dinâmica e interativa. Segundo a própria empresa, a ferramenta permite aumentar a produtividade em até 32%!
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Como fazer um cálculo de produtividade?
Outra forma interessante de medir a produtividade de uma empresa é, literalmente, calculando! Para isso, pode-se calcular a produtividade de cada colaborador dentro da empresa ou de determinado setor, utilizando a fórmula de cálculo da produtividade. Veja abaixo:
Exemplificando, ao assumirmos que uma empresa X tem uma receita de R$50.000, e trabalha com 10 funcionários, temos que a produtividade por colaboradora é de R$5.000,00.
A ideia de produtividade máxima é real?
O conceito de produtividade máxima é o grande sonho de qualquer proprietário de empresa, independentemente do porte. Essa ideia diz respeito ao máximo que a empresa e seus colaboradores poderiam produzir no menor tempo possível, dentre infinitas possibilidades.
De fato, a produtividade máxima seria perfeita para qualquer empresa. Mas existem fatores que devem ser levados em conta para que a busca por tal ideia seja saudável para todas as partes envolvidas.
A perfeição não existe, mas é possível e nobre querer chegar perto dela, ainda mais no contexto empresarial, especialmente ao adotar atitudes que visam aumentar a produtividade.
Todavia, é imprescindível que a saúde física e mental dos colaboradores seja levada muito em conta. Afinal, não é possível ser produtivo sem uma boa base psicológica e sem um ambiente de trabalho adequado às expectativas de crescimento da empresa.
Em suma, é necessário que, junto ao crescimento e desenvolvimento da empresa rumo à maior produtividade possível, haja um investimento para que os colaboradores tenham condições de acompanhar um ritmo tão intenso sem maiores percalços.
O que pode impedir a produtividade?
Existem diversos fatores que podem atrapalhar a otimização adequada da produtividade. De fato, atitudes pessoais de colaboradores, como falta de comprometimento, desleixo etc. são prejudiciais ao andamento da empresa, mas podem ser facilmente remediadas.
Com isso, as atenções devem ser, em grande parte, voltadas para más condutas adotadas pelas empresas em si no que tange a boa produtividade.
Algumas dessas más condutas são:
- A falta de organização operacional, onde os colaboradores não estão inteirados no fluxo da empresa e, com isso, há constante retrabalho;
- Não definir responsabilidades, visto que é fato que uma só pessoa não pode dar conta de todo um processo produtivo. Com isso, torna-se necessário atribuir responsabilidades a colaboradores que possam dar conta das demandas;
- Priorização de tarefas deficiente, quando não há uma atribuição eficaz de valores às tarefas da empresa, gerando um conformismo prejudicial dentro do ambiente de trabalho;
- Falta de apoio tecnológico, dado que, na conjuntura atual do cenário econômico, a tecnologia se faz imprescindível para um bom funcionamento de todos os processos. E, inclusive, faz com que a criatividade dos colaboradores seja estimulada, gerando melhores resultados para a empresa como um todo.
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Produtividade e home office: é possível aliar?
Com a pandemia de COVID-19, incontáveis empresas adotaram o home office, e a expectativa é que isso se mantenha inclusive para o futuro.
Com isso em mente, se faz necessário tomar algumas boas práticas para garantir uma melhor produtividade ainda que no ambiente doméstico. Entre elas, pode-se destacar:
- Escolher um local de trabalho sem ruídos que possam atrapalhar o bom rendimento, como o trânsito. Para isso, tentar sempre escolher o local mais silencioso da casa é o ideal;
- Organizar o workplace torna-se fundamental para que se possa obter uma alta produtividade em casa. Fazer uso de pastas, fichários e gavetas para armazenar documentos pode ser o ponto de divisão entre conseguir ser ágil e organizar ideias ou ficar 15 minutos procurando algo entre um mar de papéis!;
- Definir que, durante o expediente, o PC torna-se uma ferramenta exclusivamente de trabalho, como seria no escritório. Isso faz com que evitem-se distrações (como redes sociais) que podem facilmente desviar o foco das demandas existentes;
- Criar uma pequena lista com os afazeres das próximas 4 horas, por exemplo, é uma ótima ideia para não sobrecarregar a rotina do home office.
5 dicas de produtividade no trabalho para colocar em prática
Pensando em aumentar a produtividade no ambiente de trabalho, separamos 5 dicas essenciais que trarão resultados positivos para sua empresa.
1. Adotar a cultura de feedbacks:
Dar feedbacks e conversar sobre pontos positivos e negativos logo após a realização de uma tarefa por um colaborador mostra-se muito mais eficaz do que esperar até o fim do semestre, ou até mesmo do ano, para fazê-lo.
Isso cria um sentimento de motivação para melhorar ainda mais o trabalho realizado, além de demonstrar uma atenção maior ao que cada colaborador desenvolve;
2. Estabelecer metas alcançáveis:
Claro que todos sonhamos alto, mas é necessário estabelecer metas que sejam verdadeiramente palpáveis e manter essa ideia sempre muito clara a todos da empresa, seja através de quadros ou reuniões semanais.
Tal ação faz com que os colaboradores consigam sentir-se capazes de alcançá-las e os gestores consigam confiar plenamente em sua equipe.
3. Registrar ideias na hora:
Diariamente, lidamos com uma carga muito grande de informações e, frequentemente, deixamos escapar ideias realmente geniais simplesmente porque a mesma foi soterrada por outras ideias. Para que isso se evite, é interessante anotar as ideias em um pedaço de papel ou no celular, conseguindo, assim, pensar posteriormente nelas;
4. Utilizar ferramentas de organização:
É imprescindível que as empresas se organizem de forma clara e coesa entre todos os colaboradores. Em um mundo cada vez mais instantâneo, torna-se fundamental que todos tenham pleno acesso às informações vitais dos processos da empresa, ainda mais ao lidar com o tempo, que é um recurso escasso.
Para isso, é muito interessante a possibilidade de fazer uso das ferramentas anteriormente abordadas nesse texto, visando manter ideias, objetivos e compromisso alinhados e claros entre toda a empresa;
5. Não ser multitarefas:
Frequentemente, temos a ideia de que devemos ser multifuncionais, ou multitasking. Todavia, isso acaba, na maioria das vezes, não agregando valor, visto que nos focamos em tantas coisas ao mesmo tempo, que acabamos não conseguindo lidar com tudo.
Com isso, devemos sempre definir quais demandas conseguimos cumprir em um determinado período de tempo, e quais podemos e/ou devemos deixar para depois.
