O Mapeamento de Processos As Is surgiu com o objetivo de proporcionar uma estruturação detalhada para determinados processos de uma forma visual e de fácil entendimento. Dessa forma, o As Is auxilia diversas organizações a padronizar suas funções e processos através de uma metodologia simples e prática. Além do mais, é extremamente útil para o melhor funcionamento dos processos e das empresas como um todo.
Sendo assim, este artigo engloba o que é, como funciona e os principais objetivos do Mapeamento As Is. Portanto, detalharemos o passo a passo para implementá-lo e também qual a diferença entre os Mapeamentos de Processos As Is e To Be.
O que é mapeamento As Is?
O Mapeamento As Is é uma técnica de mapear processos representada em fluxograma ou diagrama, a qual consiste em auxiliar as empresas na definição de como os mesmos funcionam no presente. A partir do acompanhamento é possível evidenciar possíveis problemas existentes ao decorrer desses processos.
Dessa maneira, para realizar o detalhamento das etapas do processo, é aconselhável que o atual executor informe detalhadamente como executá-lo. Isto é recomendado para esquematizar da melhor forma o andamento do processo atual com todas as etapas e os usuários envolvidos, e também de que forma acontecem essas interações com o processo.
Quais são os objetivos do mapeamento As Is?
O principal objetivo do Mapeamento As Is é realizar o levantamento de todas as etapas e subetapas presentes no atual processo. Isso traz a vantagem de auxiliar a equipe na visualização detalhada e precisa de tudo que realizam.
Assim, sua finalidade é descobrir possíveis gargalos e retrabalhos, mostrando exatamente qual é cada decisão tomada após cada etapa. Isso também faz com que facilite a padronização do processo.
Quando aplicar o mapeamento As Is?
O mapeamento de processos As Is é um diferencial dentro das empresas, pois com ele é possível compreender melhor os processos, e assim obter pontos positivos e construtivos. Aplicando-o você terá um controle maior sobre os processos da sua organização, facilitando também para enxergar os gargalos.
Essa ferramenta mede processos, e sem medi-los não será capaz de gerenciá-lo com eficiência, e, portanto, não será possível melhorá-lo. E consequentemente acabar desperdiçando tempo entre outros problemas que acabam impactando na produtividade geral da empresa. Em suma, com a implantação do Mapeamento As Is estes gargalos reduzirão.
Benefícios do mapeamento As Is
O mapeamento de processos As Is é extremamente benéfico para organizações, pois ele define claramente os processos, permitindo identificar processos e produções problemáticas. Portanto, uma vez identificados com esta ferramenta, temos uma base de conhecimento sólida para no futuro desenvolver soluções e aprimorar estes processos.
E também como o mapeamento As Is constrói o entendimento das atividades do processo detalhadamente, pode ser utilizado como passo a passo e acompanhamento da função. Ou seja, fica totalmente explicitado o que antecede e sucede cada processo.
Como funciona o mapeamento As Is?
Como citamos anteriormente, o Mapeamento As Is é o detalhamento de um determinado processo. Ele é feito em forma de fluxograma, com todas as etapas realizadas ao longo do projeto ligadas por setas e fazendo um caminho.
Abaixo temos um exemplo de Mapeamento As Is sobre realizar compras.
Nele vemos que inicialmente é feito o planejamento do que irá ser comprado, podendo ser realizado um plano de compras. Após é adquirido o produto desejado, logo irá realizar o pagamento, e por fim, receber o produto. Temos também o recebimento da nota fiscal e a verificação do pagamento, pois só após feito e aprovado irá receber o produto.
Então neste simples mapeamento podemos ver claramente todas as etapas e possibilidades, havendo uma padronização do processo. Dessa maneira, pode servir também como passo a passo para implementar determinada tarefa ou função.
Como fazer o mapeamento As Is passo a passo
Para realizar a implementação do Mapeamento As Is utiliza-se estes passos:
- Definir usuários-chave: Destinado a escolher pessoas que atuem efetivamente nas atividades da produção e possuam domínio sobre o processo e a produção.
- Reunião de Kick-off: Trata-se de uma reunião geral com os usuários-chave, deixando claro todos os benefícios de mapear um processo, para que eles possam detalhar como todas as atividades funcionam.
- Coleta de anexos: É coletado todos os dados que sejam úteis para o mapeamento do processo, como planilhas, e-mails, projetos, relatórios etc.
- Entrevistas: Levantamento de dados e a identificação de micro processos no ambiente de interesse, que pode ser uma atividade em específico, um processo de um cliente etc.
– Descrição das regras de negócio e usuários envolvidos, fornecedores, clientes e suas interações;
– Explicação do caminho do processo (sequenciamento de tarefas) e validações, os cenários alternativos de negócio;
– Descrição detalhada das tarefas, tempo de execução e participantes;
– Entender e definir os inputs e outputs (informações de entrada e saída);
– Buscar documentos e sistemas que facilitem o entendimento e auxiliem no que pode ser automatizado. - Reunião final: Este passo retoma os passos anteriores. Deve acontecer uma nova revisão do mapeamento, revisando cada etapa, para assegurar a qualidade e eficiência do processo. Também podem aplicar questionários, realizar pesquisas e enquetes para melhor compreensão.
Qual a diferença entre As Is e To Be no mapeamento de processos?
O Mapeamento As Is tem como foco identificar os pontos fracos ou gargalos no processo atualmente. Por sua vez, o Mapeamento To Be serve para apresentar correções para problemas identificados no mapeamento As Is. Essas duas práticas se complementam, sendo aplicadas uma após a outra, respectivamente.
A implementação dessas ações permite a visualização detalhada do processo, facilitando encontrar alternativas para melhorá-lo e padronizá-lo, levando ao melhor desempenho e resultado do mesmo.
