O BPMN é uma notação de modelagem de processos que possui como característica a capacidade de facilitar a compreensão de processos complexos. Para isso, dispõe de uma vasta simbologia que auxilia ao longo do processo.
Assim, o uso da notação BPMN é indicada para qualquer tipo de processo onde deseja-se padronizar e mapear as tarefas que contém nele. Dessa forma, se torna possível a otimização do processo e o aumento de sua eficiência, possibilitando uma redução de custos.
BPMN o que é?
Business Process Model and Notation (BPMN), é a notação utilizada para realizar a modelagem de processos. Atualmente, a Object Management Group (OMG), entidade internacional regulamentadora de padrões tecnológicos, encarrega-se da regularização do BPMN.
Dessa maneira, o BPMN surgiu a partir da necessidade de padronizar a notação de mapeamento. Devido a despadronização dos mapeamentos, existe um alto nível de dificuldade para o entendimento dos processos.
Atualmente, a notação é utilizada como padrão internacional. Nesse sentido, podemos considerá-la uma notação de fácil compreensão, pois consegue esquematizar processos complexos em formatos simples e com variados níveis de detalhamento.
Qual a diferença entre BPM e BPMN?
O Business Process Management (BPM) é uma metodologia composta por várias práticas de gestão. Tendo como objetivo esquematizar e otimizar os processos de uma empresa.
Desse modo, o BPM realiza a gestão dos processos internos, a fim de obter melhoria contínua, verificando falhas e propondo modificações. Por sua vez, o BPMN é responsável por modelar os processos de forma a facilitar seu entendimento e aprimorar a análise sobre eles.
Sendo assim, pode-se dizer que eles são ferramentas complementares e que podem ser utilizadas de forma simultânea. Portanto, para isso, realiza-se o alinhamento contínuo entre as necessidades e expectativas dos clientes com as estratégias de negócio.
Como funciona o BPMN?
O BPMN funciona representando as atividades de um processo, de modo que cada representação ocorra por meio de uma simbologia própria. Assim, simplificando e facilitando o entendimento de cada etapa do fluxo.
Dessa maneira, os níveis de complexidade de cada etapa do processo variam de acordo com os elementos de representação. Diante disso, quanto maior o detalhamento das atividades mais precisa deverá ser a sua compreensão.
Geralmente, a notação BPMN é feita a partir de elementos gráficos que representam os processos, fluxos, atividades e tomadas de decisão. Logo, considerados essenciais para a representação, os elementos são divididos em diversos grupos:
- Objeto de fluxo;
- Objeto de conexão;
- Raia de piscina;
- Artefatos.
Objetos de fluxo
Os objetos de fluxo são elementos gráficos da notação BPMN, responsáveis por definir e representar o comportamento do processo. Assim, eles podem ser divididos em eventos, atividades e decisões.
Nesse sentido, os eventos são situações que ocorrem durante o processo, podendo ser de início, intermediário ou de fim. Sua principal característica é a influência que tem sobre o fluxo, tendo uma causa e consequentemente gerando um grande impacto.
Por outro lado, as atividades dividem-se em tarefas (atividades simples) e subprocessos (sequência de tarefas). Por fim, as decisões representam uma parte do fluxo que demanda controle, resultando na separação ou na junção do mesmo.
Objetos de conexão
Os objetos de conexão definem como os elementos do fluxo se conectam e qual será a relação entre eles. Dessa forma, podem ser divididos em associação, fluxo de mensagens e fluxo de sequência.
A associação é o objeto de conexão responsável por associar os artefatos ao fluxo de processos. Por outro lado, o fluxo de mensagem representa a troca de informações internas e externas. Por fim, o fluxo de sequência simboliza a ordem do fluxo de atividades.
Raia da piscina
A raia de piscina é capaz de simplificar procedimentos complexos. Portanto, possui como objetivo representar as formas de organização das atividades, originando-se uma divisão entre duas categorias visuais, as raias e as piscinas.
As raias são responsáveis por organizar todas as atividades do processo, de modo que as mesmas separem-se de acordo com a associação entre elas. Todavia, as piscinas representam áreas da empresa, possibilitando o detalhamento de cada uma.
Artefatos
Os artefatos são elementos que agregam informações adicionais relevantes ao processo. Assim, sua principal utilização divide-se em grupos e anotações.
Os grupos são responsáveis por simbolizar uma relação existente entre alguns elementos do fluxograma. Por sua vez, as anotações transmitem informações adicionais sobre alguma atividade e fluxo.
Dados
Os dados no fluxograma ligam-se às atividades e dividem-se em dois grupos: objetos de dados e bancos de dados.
Enquanto os objetos de dados podem representar elementos físicos ou digitais, podendo representar entradas ou saídas. Os bancos de dados representam qualquer forma de armazenação de informações, podendo representar entradas e saídas ao transmitir ou absorver informações.
Quando se deve usar o BPMN?
O BPMN deve ser usado sempre que se deseja mapear e entender o fluxo de um processo de maneira lógica e simples, por meio de diagramas. Sendo assim, seu uso facilita a compreensão de procedimentos com alto grau de dificuldade.
Além de facilitar o entendimento de quem já tem contato com os processos, o BPMN facilita o entendimento do fluxo por quem não tem proximidade com a área, justamente por possuir uma linguagem simbólica padronizada e simplificada.
Quais as principais vantagens da técnica BPMN?
Podemos destacar como as principais vantagens da aplicação de BPMN:
- Simplicidade;
- Padronização;
- Aumento da eficiência;
- Identificação de possíveis gargalos.
Além de tornar um processo complexo em um diagrama de simples entendimento, o BPMN possui padronização internacional, fator que facilita na transmissão de informações.
Dessa maneira, ao possibilitar a visualização de um processo de forma simples, se torna mais fácil identificar desperdícios e, consequentemente, são reveladas modificações necessárias para aumentar a eficiência e reduzir os custos.
Quais as desvantagens do BPMN?
Apesar das inúmeras vantagens, o BPMN possui algumas desvantagens como a limitação de integração e de processos. Isso ocorre devido a integrações demandarem representações textuais, porém, ela é uma simples notação gráfica.
Além disso, por tratar apenas de processos, a notação BPMN torna-se limitada, pois não apresenta diferentes visões, restringindo o seu uso.
Como realizar uma notação BPMN passo a passo?
A notação BPMN possui uma vasta simbologia, sendo capaz de desenvolver diagramas bem diversos. Inicialmente, para realizar um mapeamento simples sobre um processo, alguns passos são essenciais para a sua realização.
Assim partir do processo escolhido para ser mapeado, podemos definir a piscina e as raias envolvidas. Nesse sentido, a piscina será o processo e as raias serão subdivisões que podem haver no processo, como setores da empresa envolvidos.
Como o BPMN é caracterizado pela sua simplicidade, desenvolver o fluxo se torna descomplicado. De certa forma, basta colocar as tarefas do processo na ordem em que ocorrem, suas ligações umas com as outras e em quais parte do processo ocorrem as tomadas de decisões.
BPMN: Exemplos
Ao considerar a grande amplitude de processos que podem ser mapeados com a notação BPMN, torna-se fácil citar alguns exemplos. Se torna possível realizar o mapeamento em diversos setores de uma empresa, como o setor administrativo financeiro e de recursos humanos.
No âmbito industrial podemos elencar qualquer processo de produção abrangendo fases como a projetação, prototipação, testes, produção e ingresso ao mercado.
