OTIMIZAÇÃO DE RECURSOS: COMO COLOCAR EM PRÁTICA E POTENCIALIZAR O DESEMPENHO DA EMPRESA

Otimização de recursos consiste em potencializar a produtividade da sua empresa. Isso significa, utilizar os seus recursos físicos, humanos e financeiros de forma mais competente, diminuindo as perdas ao longo dos seus processos. 

Como consequência, a eficiência na utilização desses recursos proporcionará menores custos relacionados a eles, cortando gastos que anteriormente eram necessários. Dessa forma, a implementação da otimização de recursos fortalece o seu desempenho, aumentando a eficiência da sua operação e consequentemente das suas despesas.

Com o aumento da competitividade do mercado, em que há, cada vez mais, disputas acirradas para garantir um espaço de comercialização de produtos ou serviços, é essencial que as empresas tenham a preocupação de aprimorar o seu desempenho vinculado aos processos e despesas, para assim estar um passo à frente da concorrência.

Além disso, é muito importante considerar o cenário econômico em que a empresa está inserida, planejando sempre estar preparada em caso de vivenciar um cenário de crise, tendo capacidade de continuar em funcionamento.

 

Otimização de recursos: como funciona na prática?

Otimizar recursos é um objetivo que, na prática, implica em analisar e implementar mudanças em diversas áreas da empresa. Tudo, para que os recursos sejam melhor aplicados tendo em vista uma utilização eficiente. Essas áreas envolvem a produção e a gestão, e algumas dessas formas de colocar essa otimização na prática estão a seguir:

  1. Mapeamento de processos: mapear os processos envolvidos na produção da empresa é essencial, pois busca a compreensão do fluxo produtivo e o levantamento de falhas e redundâncias a serem eliminadas, pelo fato de causarem a perda de tempo e de recursos.

  2. Utilização do espaço físico: para a melhor utilização do espaço disponível, deve-se construir o layout de forma que utilize o espaço para que a distribuição de pessoas, equipamentos e máquinas seja a mais eficiente e ergonômica possível.

  3. Análise de fornecedores: é extremamente importante analisar e reavaliar seus fornecedores, realizando pesquisas de mercado em busca de um bom preço que esteja aliado à qualidade dos recursos fornecidos.

  4. Gestão da empresa: a gestão da empresa deve ser bem estruturada, havendo coesão entre seus setores, de maneira que estejam alinhados e empenhados na motivação dos seus colaboradores e, dessa forma, quando for realizado um corte nos gastos envolvendo recursos humanos, o impacto gerado por esse tipo de corte será minimizado.

 

Otimização de recursos: quais são as suas vantagens?

Otimizando os recursos da empresa será possível realizar uma utilização mais controlada e eficiente dos recursos físicos, humanos e financeiros. Isso evita perdas, e elimina atividades desnecessárias ao seu funcionamento, ou seja, que não estejam agregando valor. Assim, aumentará a produtividade e a rapidez dos processos que a empresa abrange, com gastos que estejam alinhados à eficiência. 

Além disso, com um maior controle das suas operações, a empresa poderá impulsionar os seus lucros, sabendo que aumentará sua eficiência produtiva diminuindo seus custos, de forma estratégica.

 

Otimização de recursos: agilidade e eficiência no reconhecimento de problemas

A facilidade na identificação de problemas é um ponto extremamente relevante para que uma empresa consiga implementar mudanças que auxiliem na melhoria do seu desempenho. E, com os recursos otimizados, a empresa passa a ter maior controle de seus custos e maior entendimento do que os envolve. Com isso, a empresa pode aderir à práticas de gestão à vista, que facilitarão na identificação de problemas.

 

O mapeamento de processos, utilizado para a otimização de recursos, é uma prática essencial para a compreensão do processo e, por consequência, a identificação de perdas causadas por falhas atividades que não agreguem valor ao longo do fluxo produtivo. E, para monitorar tudo o que está acontecendo na empresa, é interessante utilizar painéis de gestão, compilando dados e indicadores em forma de gráficos, para que a informação flua de forma eficiente entre a empresa.

Além das práticas já citadas acima, para acompanhar o andamento da produção, uma boa prática utilizada é o quadro eletrônico de fluxo de trabalho, que auxilia no uso mais eficiente do tempo, com maior agilidade, tendo em vista a falta de eficiência no uso de cartões de papel para a realização desse controle.

 

Otimização de recursos: 3 perguntas que você deve fazer para otimizar seus recursos

Para compreender a situação da sua empresa e otimizar o uso de recursos, você deve questionar alguns aspectos voltados à realidade da sua organização. E, abaixo, estão algumas perguntas que você deve realizar para implementar a otimização de recursos na sua empresa em relação aos processos do seu negócio e dos recursos que são utilizados:

  1. Você sabe quanto de energia, tempo e dinheiro é investido nas atividades que agregam valor ao seu produto ou serviço?

Para auxiliar empresas a realmente depositarem esforços nos processos que agregam valor, é desenvolvida uma ferramenta estratégica chamada Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM). Ela mapeia todos os processos da produção de um produto ou serviço de forma a:

  • Identificar aqueles que agregam valor ao produto ou serviço final,
  • Processos que não agregam valor, porém influenciam na qualidade, 
  • E processos que não agregam valor e nem influenciam na qualidade. 
  1. Você sabe quais são e onde estão localizados os processos gargalos da sua empresa?

Para entender melhor quais são e onde estão localizados os processos que limitam o aumento da efetividade produtiva e consequentemente a otimização de recursos, é necessário realizar um Mapeamento de Processos, o qual documenta em uma sequência lógica todos os processos e seus detalhamentos. Sendo assim, cria-se uma visão holística de toda cadeia produtiva, possibilitando a identificação de processos sobrecarregados e lentos.

  1. Você sabe qual a capacidade prática de operação do seu negócio e os recursos necessários para atendê-la? 

Já para entender a capacidade de operação e como alocar seus recursos, é necessário realizar um Estudo de Capacidade. Dessa forma, por meio de análises e cálculos é possível determinar qual a real capacidade de atendimento de um serviço ou produção de um produto. Assim, torna-se necessário realocar, adicionar ou remover recursos para realizar o balanceamento da capacidade produtiva, a fim de atender uma demanda específica.

Baixe nosso material com 5 práticas para implementar um sistema de gestão da qualidade!

EPR Consultoria