O SIPOC é uma ferramenta que possui o objetivo de mapear processos e melhorar a sua qualidade. Por meio dela, é possível demonstrar quem são os fornecedores, clientes e quais são as atividades realizadas que agregam valor ao longo do processo.
Mas afinal, como podemos realizá-la?
Iremos explicar ao longo deste texto o que significa SIPOC, além de apresentar quais são os seus benefícios e como aplicar em sua empresa.
O que é SIPOC?
O SIPOC é uma ferramenta que serve para o estudo de mapeamento e de melhorias em processos. Sendo possível identificar elementos significativos desde a entrada de um processo até a saída dele, assim como a sequência destas atividades e os responsáveis por realizá-las. Dessa forma, a ferramenta auxilia mapeando, mensurando e melhorando o processo.
Portanto, para entender melhor sobre o SIPOC, é preciso saber o que significa seu nome, que vem do inglês, e é composto por:
- Suppliers (fornecedores), indicando que fornecem insumos para o processo;
- Inputs (entradas), que são os recursos ou dados recebidos para o desenvolvimento do processo;
- Process (processo) são as tarefas que estão sendo mapeadas e desenvolvidas;
- Outputs (saídas) que trata dos resultados do processo e o que o cliente irá receber;
- Customer (clientes) que são para quem será entregue o resultado.
Para que serve a matriz SIPOC?
A matriz SIPOC tem como objetivo mapear bem como analisar processos de forma completa, abrangendo todos os seus elementos relevantes. A sua finalidade é compreender melhor a execução do trabalho e assim obter um maior conhecimento acerca da atividade para que seja possível verificar pontos a se trabalhar, promovendo um fluxo de melhoria contínua no processo.
Além disso, com o desenvolvimento da ferramenta SIPOC entendemos as necessidades que cada etapa possui, apresentando para as outras partes interessadas uma visão macro do processo. Com isso, sendo etapa importante para a discussão e análise antes do desenho dos diferentes mapas das atividades que compreende, evitando desperdícios e não-conformidades.
Quando usar a matriz SIPOC?
O diagrama SIPOC é uma ferramenta que muito auxilia no direcionamento de projetos, contribuindo para a atividade de mapeamento de processos e agregação de valor. Dessa maneira, após a obtenção de informações referente às partes interessadas em seu negócio, pode-se saber o que agrega ou não valor à empresa.
Ademais, recomenda-se utilizar em momentos que gostaríamos de visualizar com facilidade e de forma direta os processos. Buscando assim, entender quais são os insumos essenciais para as atividades, o que traz valor para o cliente e quais são as partes interessadas, dentre vários outros motivos.
4 benefícios da SIPOC
Podendo ser utilizada em diversas situações, a matriz SIPOC traz inúmeros benefícios com sua utilização e correta interpretação. Entre esses benefícios podemos citar:
1. Identificação de pontos críticos ao processo.
Sem o desenvolvimento da ferramenta SIPOC, podemos ter dificuldades para entender um processo. Assim, a partir da sua estruturação, podemos identificar pontos que merecem atenção pela falta de uma estrutura de qualidade ou pelo desenvolvimento incorreto de uma determinada atividade. Além de revelar quais são os fornecedores que podem prejudicar a produção e quais são os inputs que precisam ser melhorados. Assim, padronizando a visualização dos principais envolvidos.
2. Ajuda a definir as fronteiras do SIPOC e seus limites trabalhados.
Através do SIPOC, conseguimos compreender quais são os clientes de cada processo de forma macro, além de quais são os tipos de transação que ele participa. Além disso, podemos visualizar quais são os clientes de cada etapa do processo e ver posteriormente se é necessário somente um mapa do processo ou se será preciso a elaboração de outros mapas para análises mais profundas.
3. Análise do processo em diferentes níveis e setores
Um dos benefícios de se fazer o diagrama SIPOC está na flexibilidade do tipo de processo que iremos analisar. É possível observar toda a operação ou somente as partes de um processo, basta entender qual é a principal finalidade de análise.
Como por exemplo, a chegada de um pedido na empresa até a saída do produto finalizado. Ou, então, apenas um setor que realiza parte da operação, como o setor de recursos humanos, financeiro, vendas, marketing, dentre muitos outros.
4. Eliminar tarefas desnecessárias
Como vimos anteriormente, é possível identificar pontos onde há problemas no processo. Dessa maneira, além de identificá-las, é possível também analisar quais são os pontos que não precisam necessariamente participar do processo, uma vez que não estão alinhadas e que não ajudam a entregar resultados.
Com a identificação, podemos ter a eliminação de alguns processos dos quais antes não havia-se percebido se possuía ou não valor.
Como fazer um SIPOC passo a passo
Agora que aprendemos o que é SIPOC, quais são seus benefícios e quando utilizar, é hora de aprender como construir um para a sua empresa. Separamos em 6 pontos que irão guiar a elaboração da ferramenta para, ao final, ser possível a sua compreensão.
- Dar nome ao processo: Importante determinar e identificar do que se trata o processo realizado, é o primeiro momento para compreender a ferramenta.
- Definir saídas do processo: O que o seu processo gera? Quais são as saídas (outputs) das atividades que você realiza? Geralmente estaremos entregando relatórios, cartas ou produtos nesta parte.
- Decidir quem serão os clientes: São as pessoas (customer) que recebem as saídas definidas anteriormente, afinal é quem requer o processo.
- Definir as entradas do processo: Neste momento precisamos saber do que precisamos para iniciar o processo (inputs). Muitas vezes é possível compreender através da demanda/requisição de um cliente.
- Escolher os fornecedores: O próximo passo a ser dado é definir quem é responsável por fornecer (suppliers) as entradas necessárias do processo.
- Determinar processos: Estas, são as atividades que são realizadas para transformar as entradas em saída, gerando resultado (process).
Um detalhe importante que muitas vezes gera dúvidas na hora da elaboração é se há a possibilidade do cliente e o fornecedor serem a mesma pessoa. Por conseguinte, isto pode acontecer e é comum para alguns tipos de processos analisados.. Abaixo temos um modelo de SIPOC ilustrado para melhor compreensão da sua montagem.
SIPOC exemplo
Já sabemos como montar uma matriz SIPOC, mas em uma situação real, como se aplicaria? Dessa forma, trouxemos um exemplo da utilização da ferramenta SIPOC em um processo de venda de um produto de uma seguradora.
Iremos, portanto, ver que o seu desenvolvimento começa geralmente com a demanda de um cliente e, a partir deste momento, é visualizado quais são os passos para chegar no resultado desejado.
Para elaborar a matriz SIPOC desse processo, definimos inicialmente o seu nome (Processo de vender produto) e então iniciamos o desenvolvimento da matriz. Entendemos quais são as demandas dos clientes e o que podemos oferecer, sendo neste exemplo um atendimento personalizado e benefícios para os clientes com menores custos.
Logo após observar os resultados que geramos, define-se quais são os clientes que necessitam ou requerem o processo. Neste exemplo, seriam pessoas jurídicas ou então pessoas físicas que querem possuir por conta própria o seu seguro.
Com isso, definimos as entradas e quais seriam os fornecedores que precisaríamos para transformar as entradas em saídas, agregando valor através do desenvolvimento dos processos, chegando ao resultado almejado pelo cliente.
Como aplicar a matriz SIPOC para mapear processos?
A matriz SIPOC no mapeamento de processos, pode ser utilizada e aplicada para descrever todo o processo de uma empresa. Isto quando queremos apresentar de forma rápida um projeto e que diferentes pessoas possam entender por meio de pontos de referência.
No entanto, às vezes não será viável mapear todo o processo. Nesses casos observamos os processos críticos da empresa, identificando seus problemas ou atividades que possuem pouco valor agregado.
Com isto, será possível aplicar a matriz SIPOC em um mapeamento de processo e obter os melhores resultados dentro da sua empresa. Auxiliando assim, na busca pela melhoria contínua e apresentando o processo de uma forma macro, promovendo o fácil entendimento de suas etapas.
Após entender quais são os envolvidos em qualquer processo de sua empresa por meio da matriz SIPOC, será de grande importância conhecer o quão produtivo é esse processo e qual etapa dele é mais lenta. Sendo assim, a EPR desenvolveu a Planilha de Cronoanálise e Estudo de Capacidade para te ajudar com esse problema. Não perca tempo e baixe agora mesmo!
