Otimização do Cadastro de Pacientes em um Centro de Saúde

GESTÃO POR PROCESSOS
RESUMO

Desafio

  • Diminuir do tempo de espera nas filas para vacina

 

  • Centralizar os dados cadastrais em uma ferramenta simples e que evitasse erros

 

  • Reduzir o tempo de controle, pesquisa e edição de dados já cadastrados

Solução

  • Elaboração de uma ferramenta automática de cadastro

 

  • Menu interativo simples e compacto

 

  • Sistema de cores diferenciando os status dos pacientes

Resultado

  • Centralização das informações em uma única planilha

 

  • Aumento da taxa de vacinação

 

  • Maior acessibilidade para a execução dos processos e para a visualização dos dados.

Desafio

O início da vacinação evidenciou um novo problema no combate ao Novo Coronavírus: a falta de uma logística de imunização estruturada nos centros de saúde. As complicações de organização nos centros de saúde começaram a alavancar dificuldades no gerenciamento de dados dos pacientes, impedindo um avanço ágil da distribuição de vacinas.

 A partir disso, um posto de saúde de Porto Alegre contratou a EPR Consultoria  para desenvolver uma solução que possibilitasse um controle mais eficaz sobre os dados: era urgente uma maior agilidade no cadastro dos pacientes e no posterior gerenciamento desses dados, além da padronização no armazenamento das informações.

Mockup Centro de Saúde

Solução

Visando desenvolver uma solução automatizada para verificar os agendamentos, auxiliando na organização do posto de saúde para a vacinação, criamos uma ferramenta em Microsoft Excel. Buscamos utilizar a metodologia Lean Healthcare na criação da ferramenta, diminuindo o tempo de criação dos cadastros.

Com intuito de facilitar a utilização da ferramenta, desenvolvemos um menu interativo no início da planilha contendo 4 botões, cada um responsável pela execução de um processo. Para que houvesse um fácil acesso às informações  centralizamos o banco de dados de pacientes, possibilitando um cadastro rápido e uma visualização clara dos dados de vacinação.

Para uma maior praticidade, foi adicionado um sistema de cor no qual ela varia de acordo com a situação da vacinação daquele paciente. Desse modo, os colaboradores do posto de saúde poderiam perceber rápida e visualmente se cada pessoa já está vacinada ou se precisa tomar alguma dose, como mostrado na imagem abaixo.

Soluções utilizadas:

Gestão por Processos

Gestão por Processos permite, por meio do mapeamento de processos, alinhar as atividades da organização com sua estratégia, priorizando aquilo que mais agrega valor.

Resultado

0
formulários de cadastro
0%
de aumento no número de doses aplicadas por dia após aplicação completa da ferramenta

Cumprimos nosso objetivo em apenas cinco semanas e conseguimos abarcar todas as demandas trazidas pela cliente, tornando o processo mais automático e ágil. Foi fornecida à cliente uma ferramenta automatizada em VBA, substituindo a forma manual e possibilitando um controle mais eficaz dos dados de cada paciente.

Consequentemente, houve uma redução significativa do tempo necessário para realização dessas atividades administrativas. Assim, resultando em um aumento de 34,6% no número de doses aplicadas por dia no primeiro mês de aplicação completa da ferramenta, mesmo considerando um aumento de 20% na disponibilidade de vacinas no estado.

Além da redução de tempo, a ferramenta entregue permitiu uma maior acessibilidade para a execução dos processos e para a visualização dos dados, de forma a não depender de nenhum conhecimento técnico para a sua utilização.

A sua empresa tem um problema semelhante? A EPR Consultoria pode te ajudar!