O início da vacinação evidenciou um novo problema no combate ao Novo Coronavírus: a falta de uma logística de imunização estruturada nos centros de saúde. As complicações de organização nos centros de saúde começaram a alavancar dificuldades no gerenciamento de dados dos pacientes, impedindo um avanço ágil da distribuição de vacinas.
A partir disso, um posto de saúde de Porto Alegre contratou a EPR Consultoria para desenvolver uma solução que possibilitasse um controle mais eficaz sobre os dados: era urgente uma maior agilidade no cadastro dos pacientes e no posterior gerenciamento desses dados, além da padronização no armazenamento das informações.
Visando desenvolver uma solução automatizada para verificar os agendamentos, auxiliando na organização do posto de saúde para a vacinação, criamos uma ferramenta em Microsoft Excel. Buscamos utilizar a metodologia Lean Healthcare na criação da ferramenta, diminuindo o tempo de criação dos cadastros.
Com intuito de facilitar a utilização da ferramenta, desenvolvemos um menu interativo no início da planilha contendo 4 botões, cada um responsável pela execução de um processo. Para que houvesse um fácil acesso às informações centralizamos o banco de dados de pacientes, possibilitando um cadastro rápido e uma visualização clara dos dados de vacinação.
Para uma maior praticidade, foi adicionado um sistema de cor no qual ela varia de acordo com a situação da vacinação daquele paciente. Desse modo, os colaboradores do posto de saúde poderiam perceber rápida e visualmente se cada pessoa já está vacinada ou se precisa tomar alguma dose, como mostrado na imagem abaixo.
Cumprimos nosso objetivo em apenas cinco semanas e conseguimos abarcar todas as demandas trazidas pela cliente, tornando o processo mais automático e ágil. Foi fornecida à cliente uma ferramenta automatizada em VBA, substituindo a forma manual e possibilitando um controle mais eficaz dos dados de cada paciente.
Consequentemente, houve uma redução significativa do tempo necessário para realização dessas atividades administrativas. Assim, resultando em um aumento de 34,6% no número de doses aplicadas por dia no primeiro mês de aplicação completa da ferramenta, mesmo considerando um aumento de 20% na disponibilidade de vacinas no estado.
Além da redução de tempo, a ferramenta entregue permitiu uma maior acessibilidade para a execução dos processos e para a visualização dos dados, de forma a não depender de nenhum conhecimento técnico para a sua utilização.
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