Um dos assuntos que geram mais dúvidas em gestores é a classificação, controle e análise de gastos.
Neste texto, você entenderá no que consistem despesas e suas classificações, quais as diferenças entre os tipos de gastos existentes. Além disso, o porquê e como identificar e fazer um ótimo controle das despesas de sua empresa.
O que são despesas?
Despesas são recursos que você aplica na estrutura gerencial de sua organização, em áreas como a administrativa, comercial e financeira. O objetivo, portanto, é sustentar o funcionamento das mesmas e a atividade da empresa como um todo.
Estando ligadas inteiramente à infraestrutura e obtenção de receitas, elas não se relacionam com os processos produtivos e de transformação ou de prestação de serviços.
Assim, pode-se dividir em fixas e variáveis, e, ainda, em operacionais, não operacionais e pré-operacionais. Como exemplos, é possível citar os dispêndios com aluguel, comissões, impostos, internet, marketing, telefone, salários e encargos.
Qual a diferença entre gastos, custos e despesas?
Ao contrário das despesas, custos são recursos que você emprega diretamente nos processos produtivos, de transformação ou de prestação de serviços. Além disso, investimentos produtivos podem ser considerados como custos até que deem retorno e comecem a gerar lucros.
Dessa forma, os custos podem ser classificados em diretos, como matéria-prima e mão-de-obra, e indiretos, como depreciação e manutenção de equipamentos, assim como em fixos e variáveis.
Por sua vez, as perdas podem ser definidas como um fluxo de saída de recursos de natureza imprevisível, representando, sempre, prejuízos para a sua empresa. Alguns exemplos são obsolescência, acidentes, desastres naturais, roubos e furtos.
Sabendo as definições de despesas, custos e perdas, podemos definir como gastos a junção dos três conceitos citados anteriormente. Ou seja, qualquer tipo de dispêndio financeiro que sua empresa deve se apropriar para atingir seus fins. Em suma, despesas, custos e perdas, além de investimentos, são categorias de gastos, o que explica, muitas vezes, a confusão entre os termos.
Quais são os tipos de despesas?
Um ponto crucial para gerenciar a sua empresa é conhecer os tipos de despesas existentes, que podem ser classificadas em:
Despesas fixas
Gastos mensais regulares e, muitas vezes, constantes ou previsíveis. Não estão relacionados às possíveis oscilações no volume da produção ou das vendas de sua empresa. Ademais, são cobrados independentemente dos resultados comerciais e financeiros do período.
Nesse sentido, tais despesas contemplam:
- Aluguéis
- Impostos fixos
- Folhas salariais
Despesas variáveis
Opostamente às despesas fixas, as variáveis estão diretamente relacionadas ao volume de produção e de vendas de sua empresa em determinado período. Logo, precisam ser calculadas recorrentemente.
Tais despesas contemplam:
- Gastos com fretes e transportes
- Impostos variáveis
- Bônus
- Comissões
Despesas operacionais
Despesas operacionais são previstas e indispensáveis para manter a empresa em funcionamento. Elas se dividem em administrativas, comerciais e específicas.
Nesse sentido, as administrativas se relacionam a VT’s e VR’s, salários, impostos e seguros, enquanto as comerciais se relacionam a assessoria de imprensa, publicidade e propaganda, brindes e comissões. Por sua vez, as específicas são únicas de cada empresa, podendo variar e não estarem presentes em outros negócios do mesmo setor.
Despesas não operacionais
São as despesas decorrentes de atividades não associadas diretamente ao funcionamento e/ou à atividade principal da empresa.
Dessa forma, contemplam pagamentos de juros e pagamento de dividendos e subvenções para investimentos.
Despesas pré-operacionais
São as mais essenciais para que a empresa tenha condições de realizar e expandir seus processos e atividades. Dessa maneira, devem ser pagas previamente ao início da produção, sendo inevitáveis na fase de implementação do negócio.
Portanto, tais despesas contemplam:
- Gastos com capacitação de funcionários,
- Gastos com instalações, reformas e consertos,
- Gastos com licenças, permissões e alvarás.
Despesas discricionárias
Em conjunto com os tipos citados anteriormente, as despesas discricionárias completam os tipos de despesas existentes. Elas se diferem das outras por ter um caráter não obrigatório, ou seja, podem variar conforme interesse do gestor, por exemplo. Esse tipo de despesa, portanto, se caracteriza pelo fato de sua execução depender da avaliação do profissional responsável.
Qual a importância de classificar as despesas corretamente?
Classificar as despesas e os demais gastos de forma correta é essencial para desempenhar o controle financeiro de sua empresa com assertividade, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Através do controle e mensuração destes gastos, você pode estimar e prever a saúde financeira do seu negócio com mais segurança. Assim, obtém balanços do presente e criando cenários futuros mais confiáveis e fidedignos à realidade. Além disso, é possível evitar falhas e problemas legais, como irregularidades relacionadas a impostos, multas e juros.
Como um dos maiores benefícios de uma gestão financeira adequada, pode-se mencionar a maior eficiência do fluxo de caixa. Dessa forma, a rentabilidade do seu negócio se torna mais nítida. Assim como se tornam mais explícitas quais métricas financeiras deve-se revisar para atingir os resultados esperados no período.
A influência dos custos e das despesas no orçamento
Existe uma diferença entre custos e despesas, como foi demonstrado anteriormente. Apesar disso, existem similaridades entre eles, como o fato de impactarem diretamente nos gastos e, consequentemente, no orçamento da empresa. Com a definição certa do que são custos e o que são despesas dentro da empresa, o orçamento do ano seguinte será mais simples.
Dessa maneira, os gestores podem direcionar o dinheiro para as áreas que mais necessitam, tornando os investimentos mais assertivos. Por consequência, a empresa em questão terá um melhor gerenciamento de seu capital monetário, facilitando sua prosperidade e crescimento.
Como identificar possíveis despesas desnecessárias?
Agora que você já sabe a importância de classificar as despesas corretamente, é necessário que você saiba como identificar, reduzir e até eliminar as desnecessárias de seu orçamento.
Para isso, a melhor maneira é implementar projetos de gestão por processos. Nesse sentido, ele ajuda a realizar mapeamentos e análises das atividades com precisão e possibilita a elaboração de um caderno de melhorias.
A partir da gestão por processos, é possível identificar perdas produtivas, padronizar processos e otimizar a utilização de recursos. Assim, consequentemente diminuindo e cortando despesas.
Ademais, recomenda-se analisar regularmente suas demonstrações financeiras, nas quais algumas despesas já estão expostas de forma mais explícita.
5 dicas para fazer um ótimo controle das despesas
Para que sua empresa faça um ótimo controle de despesas, separamos 5 dicas essenciais:
1 – Tenha controle sob o seu estoque
Um estoque mal administrado pode falir sua empresa. Isso ocorre uma vez que você não consegue operar atingindo sua máxima capacidade produtiva, resultando em perdas de qualidade e indisponibilidade de produtos.
Além disso, estoque é sinônimo de dinheiro parado e acarreta em despesas. Assim, é necessário efetuar uma gestão de estoque qualificada e eficiente.
2 – Faça um planejamento financeiro
O planejamento financeiro nada mais é do que um instrumento que permite a administração organizada, assertiva e consciente dos ativos financeiros da empresa ou indivíduo.
Por conta dessas características, a identificação de possíveis despesas desnecessárias fica mais fácil. Por retratar o presente da empresa, além de onde ela quer chegar no futuro, também é muito utilizado para traçar os passos e metas, visando alcançar os objetivos finais.
Ao realizar um bom planejamento financeiro, a empresa possui maior segurança sobre seus gastos, gerando previsibilidade orçamentária. Além disso, permite que a empresa consiga, de forma clara, definir onde deve ser investido, visando alcançar os objetivos sem comprometer a saúde financeira da empresa.
3 – Defina indicadores
Os indicadores são, por definição, instrumentos com o objetivo de apontar ou mostrar algo a alguém, expressando o desempenho de processos durante um determinado período ou ação.
No setor empresarial, se destacam por serem extremamente úteis na identificação de possíveis problemas em setores específicos das organizações. Além disso, são excelentes bases para analisar profundamente os cenários estudados, possibilitando um olhar mais técnico voltado para os dados.
4 – Fique atento a prazos de pagamentos
Uma das grandes fontes de despesas desnecessárias em empresas é o atraso de pagamentos.
Ou seja, ao perder prazos de pagamentos, você fica impossibilitado de ganhar descontos por antecipação. Também é muito provável que sejam adquiridas multas e ou juros por atraso no pagamento, tornando-se essencial pagar as contas em dia.
5 – Utilize softwares ou programas contábeis
Atualmente, é possível encontrar com facilidade na internet softwares grátis de fluxo de caixa e ERP ‘s ou até mesmo planilhas em Excel com funções similares.
A automatização do controle de entradas e saídas de recursos monetários é um facilitador para a gestão financeira de sua empresa. Isso pois permite maior eficiência e precisão e, ao mesmo tempo, evitando erros e falhas.
