A gestão de estoque é um dos grandes desafios dos gestores de hoje em dia, principalmente de pequenas e médias empresas. As mercadorias armazenadas são muito importantes, porque podem frear o crescimento da sua empresa e causar grandes prejuízos caso sejam mal administradas.
Dessa forma, um baixo nível de estoque pode representar atrasos na entrega para os seus clientes. Enquanto isso, um estoque excessivo representa uma grande quantidade de dinheiro parado, impactando diretamente no capital de giro. Além disso, manter produtos em estoque por muito tempo pode gerar problemas como furtos, obsolescência, perdas e danos.
Sabendo dos impactos da gestão de estoques na sua empresa, podem surgir muitas dúvidas a serem respondidas. Como por exemplo: Quando reabastecer certos itens? Qual é o nível correto de estoque? Como fazer o controle do inventário? Como utilizar o controle de estoque na minha tomada de decisão? A EPR Consultoria irá te ajudar a responder todas essas questões – é só continuar a leitura do texto!
O que é gestão de estoque?
A primeira diferenciação que precisamos fazer para definir este conceito é entre controle de estoque e gestão de estoque. Controle de estoque é o monitoramento dos recursos materiais da sua empresa. Neste caso, é feito o controle total do nível do seu inventário, sabendo exatamente quantas unidades de cada item estão armazenadas na sua empresa.
Entretanto, não adianta fazer esse controle de estoque de maneira excepcional se você não usar essas informações na sua tomada de decisão. Portanto, gestão de estoque é exatamente utilizar o monitoramento do seu estoque de maneira estratégica, fazendo com que a sua empresa atinja resultados melhores.
Qual é a importância da gestão de estoque?
A gestão de estoque é extremamente importante, pois ela impacta diretamente os resultados da sua empresa, tanto positivamente como negativamente. Dando a devida atenção para a gestão de estoque, se evita diversos prejuízos para sua empresa, além de aumentar significativamente os ganhos.
Uma má administração de estoque, no qual itens ficam deteriorados, a alocação física dos materiais é mal feita ou não há um controle do nível de estoque de matérias-primas e produto acabado, pode falir sua empresa. Isso porque você não poderá operar atingindo sua capacidade máxima produtiva. Assim, o produto final perderá qualidade, ou então não estará disponível quando o cliente procurar. Também podem ocorrer atrasos nas entregas, e todos esses fatores farão com que a concorrência se beneficie.
Além disso, é importante destacar que não necessariamente ter um estoque grande e cheio é um sinal positivo. Afinal, estoque é dinheiro parado e demanda diversos custos para mantê-lo. Por isso, é fundamental para a sua empresa encontrar o nível correto de estoque, de forma que nunca faltem produtos quando seu cliente procurar. Mas, também, que não acarrete em custos desnecessários e excessivos.
Quais são os benefícios da gestão de estoque?
Uma boa gestão de estoque pode gerar muitos benefícios para a sua empresa, mas para isso são necessários alguns requisitos:
- Possuir controle absoluto de tudo que entra e sai do seu inventário;
- Observar se os itens estão dispostos nos corredores e nas prateleiras de maneira otimizada;
- Monitorar indicadores de gestão de estoque;
- Utilizar indicadores para facilitar sua tomada de decisão.
Com o cumprimento desses requisitos, uma empresa pode assumir um novo patamar de qualidade e gestão. Isso porque seus processos internos se tornarão mais ágeis, de forma que beneficie todos os setores dependentes dos estoques, como a área de Compras, a Produção e o Comercial. Assim, sua empresa pode atingir melhores resultados.
Além disso, o comportamento do seu estoque pode trazer diversos benefícios por meio de informações como:
- Os produtos mais se deseja pela clientela,
- Os produtos que necessitam de um trabalho de marketing maior,
- A sazonalidade de determinados produtos.
Dessa maneira, o produto que seu cliente quer estará sempre disponível no momento em que ele estiver procurando.
Como é feita a gestão de estoque?
Existem muitas formas de fazer a gestão do estoque, desde as mais simples até as mais complexas. A seguir, serão detalhadas diversas metodologias que irão te auxiliar na gestão do seu estoque!
PEPS
A sigla PEPS significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Ou seja, o item mais antigo presente no seu estoque, deve ser o primeiro a vender. Este método é especialmente aplicável se a sua empresa vende produtos perecíveis. Isso pois os itens que estão há mais tempo guardados devem ser os primeiros a sair do estoque, evitando o risco de expirar a data de validade.
No PEPS, o preço de venda de um certo produto deve se basear no seu preço de custo. Este método auxilia o seu giro de estoque e faz com que o lucro real do produto se mantenha. Além disso, este é o método que a Receita Federal utiliza no cálculo de impostos.
UEPS
O significado da sigla UEPS define perfeitamente como funciona este método: último a entrar, primeiro a sair. Ou seja, o último item que você comprou e adicionou ao seu estoque, deve ser o primeiro a vender.
Esta metodologia, entretanto, não deve ser aplicada em empresas que trabalham com produtos perecíveis. Afinal, quando a primeira mercadoria incorporada ao estoque for vendida, provavelmente sua validade vai ter expirado.
Além disso, o UEPS diminui a margem de lucro operacional da empresa, já que indicadores como inflação e variação cambial, que variam a todo momento, se incorporam ao preço de custo do item. Por isso, a Receita Federal não aceita o UEPS, que se utiliza somente para fins gerenciais.
Curva ABC
A Curva ABC é um método de priorização de produtos no seu estoque. Seguindo este modelo, você irá classificar os seus itens em A, B ou C, conforme o seu nível de significância para a empresa. Dessa forma, se prioriza os produtos mais importantes.
Este método segue o Princípio de Pareto, que indica que 80% dos seus resultados provém de 20% dos seus esforços. A Curva ABC é fundamental para tornar o seu estoque mais ágil, alocando os itens mais importantes em locais estratégicos, de forma que facilite o seu acesso.
Just in time
O Just in Time estimula que a produção seja feita da maneira mais exata possível, no momento certo. Neste modelo, o cliente faz o pedido antes de iniciar a produção. O maior benefício do Just In Time é a redução de custos, uma vez que você não terá dinheiro parado na sua empresa.
Este modelo, diferentemente dos outros, não trabalha com estoques, ou mantém o estoque no menor nível possível! Isso significa que, quando uma matéria-prima é recebida, ela vai diretamente para a produção. Portanto, quando o produto está pronto, acontece a expedição imediatamente, sem passar por nenhum estoque.
Custo Médio
O Custo Médio calcula o valor do seu estoque e funciona da seguinte maneira: você deve fazer a soma do custo total do seu estoque (utilizando o preço de compra de cada material, mesmo que tenha ocorrido variação) e dividir pelo total de itens armazenados. Pode-se chamar esse método também de Média Ponderada Móvel.
É importante ressaltar que para o Custo Médio calcular corretamente o valor do seu estoque, não podem haver grandes variações no preço de compra dos materiais. Juntamente com o PEPS, este modelo também é aceito pela Receita Federal.
Como evitar perdas de estoque?
Um indicador de extrema importância para manter uma boa gestão de estoque é a quantidade de materiais que são perdidos no armazém. Essas perdas podem ser causadas por mau armazenamento, furtos, excesso de estoque, entre outros. Para evitar esse tipo de situação, você deve tomar algumas precauções que fazem uma grande diferença para a sua empresa.
Primeiramente, faça uma gestão rigorosa dos itens que entram e saem do seu estoque. Se o número de itens que estão registrados no sistema não condizem com a realidade, pode ter ocorrido algum furto. Se você tem certeza de que está registrando corretamente este fluxo de materiais, poderá tomar alguma atitude para encontrar o motivo da perda. Além disso, controlando a data de entrada no estoque, perdas como obsolescência podem ser evitadas.
Outros transtornos podem ocorrer, como produtos mal armazenados nas prateleiras e perdas como quebras, danos e até obsolescência, no caso de um produto perecível ser armazenado em um local onde seja otimizar o espaço do seu estoque. Para evitar esses problemas, você deve otimizar o espaço físico do seu estoque. Esse processo envolve fazer priorização de produtos (Curva ABC), aliada a uma otimização de layout.
4 dicas para uma gestão de estoque eficiente
1. Priorize os itens armazenados
Uma boa gestão de estoque passa por uma boa categorização e priorização dos itens armazenados. Ao priorizar os seus produtos, você poderá dispor fisicamente o estoque da forma mais ágil e otimizada possível.
Essa priorização pode seguir diversos critérios, como faturamento, lucratividade e giro de estoque. Dessa forma, a metodologia recomendada para fazer a priorização dos itens armazenados no seu estoque é a Curva ABC.
2. Faça previsão de demanda
Para uma boa gestão de estoque, é fundamental ter conhecimento do comportamento da sua demanda. Isso só é possível se você tiver um bom banco de dados em relação às suas vendas. Assim, será possível identificar comportamentos periódicos na demanda de certos produtos, como a sazonalidade.
A partir disso, você poderá definir de maneira correta os níveis mínimo e máximo de estoque, de forma que nunca haja carência e nem excesso de armazenagem de material. Com uma boa previsão de demanda, suas compras serão mais assertivas. Dessa maneira, garante-se que os produtos estejam disponíveis quando se fizerem necessários e, assim, seu volume de vendas será maior.
3. Controle rigorosamente entradas e saídas
Nunca deixe de registrar entradas e saídas de itens do seu estoque! Uma boa gestão de estoque passa por saber exatamente quais produtos estão no seu estoque e quantas unidades de cada um estão disponíveis. Dessa maneira, você poderá controlar os níveis máximos e mínimos de estoque e, assim, fazer a reposição corretamente quando for necessário.
Além disso, nunca esqueça de registrar a data das entradas e das saídas, de forma que eventuais falhas sejam prevenidas. Esse controle pode ser feito de maneira muito simples, como anotando os dados em um caderno. Porém, é recomendável contar com um software ou planilha, onde esse registro possa ser feito.
4. Monitore indicadores
Uma das melhores formas de tornar a sua tomada de decisão mais rápida e assertiva é por meio do monitoramento de indicadores. Na gestão de estoque, existem alguns indicadores que podem ser controlados e que vão ajudar o seu planejamento. Seguem alguns exemplos:
- CMV (Custo da Mercadoria Vendida): O CMV é a soma das despesas para produzir e armazenar uma determinada mercadoria. Por meio deste indicador, você poderá concluir se está comprando os materiais corretamente. No caso de uma boa gestão de estoque, a tendência é que o CMV diminua.
- Ruptura: a ruptura de estoque indica a proporção de mercadorias em falta em comparação com as que estão disponíveis. Com isso, você poderá saber se está atendendo a demanda. Caso este controle não seja feito, seus clientes podem ficar insatisfeitos e procurar a concorrência.
- Giro de estoque: este indicador mostra se os seus produtos estão permanecendo muito tempo em estoque ou se estão tendo uma saída rápida. O giro de estoque é importante, pois permite identificar quais produtos estão ficando parados por muito tempo, o que indica que alguma ação deve ser tomada para mudar este cenário (estratégias de marketing, por exemplo).
- Taxa de retorno: por meio deste indicador, é possível saber quais produtos estão sendo devolvidos ao estoque com mais frequência após a venda. Isso indica que certos produtos podem ter uma qualidade abaixo da esperada pelos clientes e portanto possuem índices maiores de devolução. A partir disso, você pode adotar planos de ação para resolver tal situação. Idealmente, a taxa de retorno deve ser zero.
Você já deve ter percebido que os estoques se relacionam diretamente com muitos setores da empresa. Portanto, faça esse gerenciamento de informações de forma unificada, habilitando o acesso aos dados de estoque para os outros setores da empresa.
4 principais erros na gestão de estoque
Por fim, procure evitar alguns erros ao fazer a gestão de estoque. Como já dito anteriormente, estoque é dinheiro inutilizável, portanto é necessário tomar alguns cuidados:
1. Não manter estoque em excesso
Estoques significam mais custos. Esses custos podem envolver aluguel de espaço, energia elétrica, água, custos por perdas, entre outros.
2. Não comprar em demasia
Você pode não conseguir se desfazer dos produtos e terá de realizar promoções, o que pode significar o não atingimento dos resultados esperados por sua empresa.
3. Não comprar abaixo do necessário
Este erro pode acarretar em perda de clientes, atraso nas entregas e uma alta desorganização da logística interna da sua empresa.
4. Utilização de cadernos ou folhas de papel
Para fazer a gestão de estoque esses materiais físicos dificultam a visualização dos níveis de estoque, o monitoramento de indicadores e o fluxo de informações entre setores. Portanto, se a sua empresa tiver condições financeiras para tanto, contrate algum software ou empresa que faça uma ferramenta para gestão de estoques.
