A análise de custos é um suporte gerencial e estratégico. Este que analisa como os custos se comportam. Dessa forma, é possível identificar lacunas de melhorias. Por fim, sempre de maneira a otimizar a metodologia de custeio da empresa.
Por sua complexidade, a análise de custos é um problema para as empresas, sejam elas, pequenas ou grandes. Contudo, criar um sistema de custeio adequado garante uma gestão financeira eficiente. Assim, possibilita tomadas de decisões mais corretas e um controle de gastos adequado para a sua empresa.
Análise de custos: conceitos importantes
Antes de começarmos a detalhar como realizar uma análise de custos, é importante definir alguns conceitos da área.
Primeiramente, iremos definir o que são os custos da uma empresa. Portanto, os custos são os gastos que agregam valor ao produto ou serviço. A classificação ocorre em dois tipos:
- Custos fixos são os custos que não variam conforme a quantidade de produção ou venda.
- Custos variáveis são aqueles que variam conforme a quantidade de produção ou venda.
Outro conceito importante ao analisar os custos de uma empresa são os custos diretos e os custos indiretos. Dessa forma, é possível identificar a finalidade dos custos em relação à produção.
- Custo direto: se caracteriza diretamente pela produção.
- Custo indireto: é visto indiretamente pela produção.
É simples identificar quanto de matéria-prima foi aplicada na fabricação de um produto. Contudo, calcular a quantidade de energia elétrica gasta para a fabricação de um produto é mais difícil. Dessa forma, tendo em vista que é aplicada em diversos outros setores, é necessário fazer uma divisão.
Por fim, é necessário entender as perdas do processo para o sucesso da análise dos custos da sua empresa. A classificação dessas perdas pode ser feita com base dos indicadores a seguir.
- Ineficiência
- Ociosidade
- Quebras
- Qualidade
- Refugo
- Sobras
Análise de custos: como funciona?
Sabendo os conceitos, vamos explicar como funciona e o que fazer para ter um sistema de custeio eficiente.
Simplificando, a análise de custos estuda todos os gastos envolvidos na fabricação de um produto. Ou seja, analisa as saídas financeiras relacionadas à produção. Assim, é necessário reunir todas as movimentações de gastos da empresa, para então começar uma gestão focada no custeio da empresa. Dessa forma, para realizar a análise de custo, você deve seguir os seguintes passos.
Passo 1 – SE VOCÊ NÃO PODE MEDIR, NÃO PODE GERENCIAR
Primeiramente, para realizar uma análise de custos assertiva na sua empresa é necessário, sem exceções, definir métricas de análise. A gestão de custos engloba todas as áreas da empresa e não ter indicadores padrões para realizar as análises tornará o trabalho vago. Então, criar e controlar indicadores é fundamental para a análise de custos.
Passo 2 – SAIBA ONDE ESTÃO E O QUE SÃO OS SEUS RECURSOS
Não adianta em nada entender e classificar os custos, se não conseguimos identificá-los na nossa empresa. Para isso, deve-se ter uma visão de toda a organização do processo.
Assim, é possível reconhecer todos os custos do processo e então encontrar os custos que não agregam valor ao produto. Indicamos, para isso, realizar um Mapeamento de Fluxo de Valor.
Passo 3 – DEFINA O MÉTODO DE CUSTEIO CORRETO PARA SUA EMPRESA
Há diversas maneiras de realizar uma análise de custos. De inicio, tenha um banco de dados e conhecimento geral de custos. Assim será possível entender a metodologia de custeio.
A partir disso, trouxemos as três metodologias mais comuns para a o custeio do produto ou serviços:
- Por absorção: identifica todos os custos da produção de um produto.
- Direto ou variável: considera apenas os custos diretos de produção. É feita a diferenciação dos custos fixos dos variáveis.
- Baseado nas atividades: classifica e divide os custos envolvidos em cada processo.
Análise de custos: quais são os seus benefícios?
Atualmente, não há espaço para sistemas de custeio irreais. A seguir, listamos exemplos de benefícios da análise de custos:
Classificação mais precisa dos custos
Através da análise é possível ter uma classificação precisa dos custos de cada setor da empresa. Sendo assim, fica visível a identificação de falhas de custeio, com maior precisão nos dados utilizados na análise de custos.
Dados mais precisos
Com dados mais precisos, os indicadores da empresa se tornam mais eficientes. Além disso, os planos de ação são criados facilmente.
Agilidade no diagnóstico financeiro
A organização dos custos proporciona uma agilidade no diagnóstico financeiro. Sendo assim, a resolução de problemas se torna mais fácil e o número de perdas financeiras diminui.
Melhor alocação de recursos
Por fim, os benefícios levam a uma divisão de recursos mais eficiente. Assim, proporcionando um impacto direto no rendimento da empresa.
Erros Comuns na Análise de Custos e Como Evitá-los
Alguns fatores devem ser levados em consideração antes de se realizar uma análise de custos, para garantir que ela seja a mais certeira e eficiente possível. Ademais, uma análise de custos bem planejada evita alguns erros comuns, como a falta de atualização, ferramentas inadequadas e esquecimento de custos associados.
Sendo assim, esses erros que prejudicam a qualidade das análises e levam a decisões financeiras equivocadas, podem ser evitados com análises completas feitas regularmente. Além disso, existem ferramentas que auxiliam as análises avançadas e facilitam a visualização dos dados.
1. Não considerar todos os custos
Esquecer de algum custo ao fazer uma análise de custos prejudica a gestão financeira da empresa, principalmente a longo prazo. Além disso, esse erro comum atrapalha na tomada de decisões, na visualização da real lucratividade e na falta de transparência com parceiros e investidores.
Portanto, é fundamental realizar uma análise de custos que abranja todos os custos diretos e indiretos associados ao produto ou serviço específico. Visto que, essa visão completa dos custos, tanto fixos quanto variáveis, permite a tomada de decisões mais assertivas em relação à gestão financeira da empresa.
2. Falta de atualização regular
Não atualizar regularmente uma análise de custos pode levar a uma série de problemas para uma empresa. Esses problemas vão desde uma falta de previsão, prejudicando o planejamento estratégico e a gestão dos riscos financeiros, até uma dificuldade para identificar ineficiências operacionais. Isso pode impossibilitar que as organizações tomem medidas rápidas para resolvê-las.
Dessa forma, visando evitar esses obstáculos, é muito importante revisar e atualizar sua análise de custos regularmente. Sendo assim, garantindo que esteja de acordo com a realidade financeira da empresa. Ademais, essa prática fundamental deve estar integrada ao planejamento e gestão financeira da instituição.
3. Não usar ferramentas adequadas
Não utilizar as ferramentas adequadas para a realização de uma análise de custos resulta em limitações que reduzem a precisão e eficiência dos resultados. Essas ferramentas permitem a melhor visualização dos dados, garantem uma maior segurança dos dados e oferecem recursos avançados para uma análise detalhada.
Sendo assim, é recomendado investir nas melhores ferramentas de análise financeira que se adaptem às necessidades específicas da organização e à complexidade necessária dos estudos. Escolher corretamente pode melhorar significativamente a qualidade e assertividade de suas análises e decisões futuras.
Ferramentas e Softwares para Auxiliar na Análise de Custos
As ferramentas digitais são grandes aliadas para empresas que desejam realizar uma análise de custos moderna, completa e íntegra. Pois, elas auxiliam na tomada de decisões e na otimização do desempenho financeiro das organizações.
Ademais, os softwares são fundamentais na gestão financeira eficaz de uma empresa, possibilitando a definição de metas realistas e a alocação certeira de recursos. Eles permitem que as partes interessadas coletem, organizem e analisem os dados de forma prática e assertiva.
Benefícios de usar ferramentas digitais
O principal benefício da utilização de ferramentas digitais para análises financeiras é a gama de recursos disponíveis, garantindo análises avançadas, automatizadas e visuais. Além disso, as ferramentas garantem resultados precisos e assertivos, visto que os cálculos são realizados automaticamente, evitando erros humanos.
Outrossim, esses softwares oferecem recursos de armazenamento de dados, garantindo maior segurança às informações financeiras da empresa. Com isso, também guardam um registro das análises já realizadas, possibilitando a comparação histórica dos dados.
Principais softwares do mercado
É importante entender a diferença entre as opções no mercado, pois o software ideal deve ser escolhido de acordo com as especificidades e com o tamanho da empresa. A seguir listamos algumas das principais ferramentas e softwares para análise de custos:
- Microsoft Excel: ferramenta amplamente utilizada devido a sua flexibilidade e facilidade de utilização. Permite a criação de planilhas personalizadas, além de muitos recursos gráficos para melhor visualização dos dados.
- Conta Azul: software muito utilizado por pequenas e médias empresas, visto que simplifica rotinas contábeis. Ele auxilia no controle do fluxo de caixa e na emissão de boletos e notas fiscais.
- QuickBooks: software que ajuda as empresas a gerenciar suas despesas e controlar seus orçamentos. Além disso, cria relatórios detalhados para melhor análise dos dados.
- Oracle Hyperion: software com recursos avançados para gerenciamento de desempenho financeiro. Ele é amplamente utilizado por grandes empresas para análises financeiras completas.
- QlikView: ferramenta com muitas opções para análise de dados. Permite a criação de aplicativos personalizados para melhor entendimento dos custos de uma empresa.
Análise de custos: confira as perguntas certas para serem feitas
Sabemos que muitas vezes é difícil identificar se a sua empresa está realizando a metodologia de custeio correta. Um dos maiores medos é a demora da análise. Porém, traz diversas oportunidades para favorecer sua empresa.
Quais são os principais gargalos que ocasionam as dificuldades financeiras ao final do mês?
Muitas vezes a causa raiz dos gargalos está oculta. Dessa maneira, faz com que seja dedicada energia, resolvendo problemas que não impactarão no problema de fato. A partir disso, devemos identificar quais os principais gargalos do setores.
Analisando os serviços, quais seriam viáveis de serem terceirizados dentro da sua empresa?
Saber quais processos dentro da sua empresa podem ser terceirizados, é um ótimo recurso de melhorias. Este traz impacto a curto, médio e longo prazo. Contudo, deve sempre analisar se é uma opção interessante.
A produtividade efetiva dos funcionários está de acordo com a teórica?
Saber a diferença entre a produtividade efetiva e a teórica entre os funcionários é fundamental. Sendo assim, fica fácil saber se a ociosidade dos funcionários está impactando diretamente no custo do serviço. A partir disso, se pensa em como isso pode ser reduzido.
Observando a jornada de trabalho, esta pode ser reduzida sem afetar a produtividade e a qualidade?
Fazer mais com menos é o sonho de todas as empresas. Portanto, saber se a jornada de trabalho dos colaboradores está de acordo com a produção é essencial. Sendo assim, é possível balancear essa jornada. Por fim, esse balanço pode significar uma redução enorme dos gastos da empresa.
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