O plano de contas tem sido indispensável na organização financeira das empresas, visto que com ele a empresa pode tomar decisões mais seguras.
Assim, para auxiliar a estruturação do seu plano de contas, criamos um passo a passo e um exemplo mostrando as divisões e subdivisões de um de forma clara e esquematizada.
O que é plano de contas?
Plano de contas é um método de organização com o qual a empresa consegue ter uma visão objetiva e clara da saúde financeira dos negócios, ou seja, representa os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante as atividades e operações, além de servir como um parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis e informações financeiras da empresa.
Quando se organiza tais atividades em um único documento, temos um plano de contas, que serve de base para relatórios, definir orçamentos e tomadas de decisões. Por isso, é de extrema importância seguir as normas contábeis necessárias para o desenvolvimento de um plano completo e estruturado, que será a base principal da contabilidade.
Como mencionado, o plano de contas é a base para a elaboração das principais demonstrações financeiras de uma empresa: demonstração de resultados, fluxo de caixa, etc. O plano também tem o efeito de apresentar com clareza o desempenho da empresa e ampliar o nível de detalhamento das receitas e despesas do extrato bancário. Assim, a administração tem uma visão clara da situação econômico-financeira.
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Quais as principais funções de um plano de ação?
O plano de contas não é um simples relatório, mas uma compilação dos padrões usados para criar outros documentos. Dessa forma, um dos principais objetivos é a elaboração dos relatórios contábeis da empresa: Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), Balanço Patrimonial (BP), Fluxo de Caixa, entre outros.
Este plano também tem a função de apresentar com clareza o desempenho da empresa e ampliar o nível de detalhamento de pagamentos e recebimentos nos extratos bancários, para que a administração tenha uma ideia clara da sua situação econômico-financeira.
Assim, com o plano de contas será mais fácil orientar a empresa com seus trabalhos contábeis e padronizar o registro de suas operações, tanto de entradas como de saídas, criando um banco de dados mais acessível.
Qual a importância de um plano de contas de uma empresa?
Quem administra alguma organização precisa entender as categorias das transações financeiras, como ativos e passivos, despesas, investimentos e entre outras. Dessa forma, quando organiza-se um plano de contas essas transações são entendidas e entram no dia a dia do negócio.
O plano de contas é útil por ser um conjunto de contas pré-estabelecidas que vai orientar o trabalho contábil para registrar eventos e ações inerentes à entidade, além de servirem como parâmetros para a elaboração das demonstrações financeiras.
Assim, é de grande importância ter esses dados para saber de onde está entrando e saindo o dinheiro, além dos detalhes de sua natureza para identificar com rapidez quaisquer problemas financeiros que podem aparecer ou que já apareceram.
Benefícios do plano de contas
O plano de contas ajuda o gestor a entender o fluxo de caixa da empresa e, com base nos dados coletados, a tomar decisões sensatas e seguras para o futuro da empresa. Esses dados permitem que o gestor ou contador entenda a real situação econômica de sua empresa e deste modo consiga reduzir custos ou aumentar o investimento, se necessário.
Dessa maneira, o futuro dos negócios pode ser solidamente alicerçado com um plano de contas com boa estrutura, tendo plena consciência do dinheiro que entra e do que sai a cada mês. Assim, conseguindo se estruturar nos próximos meses para que não se abandone a empresa e nem precise fazer um empréstimo bancário.
O plano de contas otimiza os processos ao normalizar todas as chaves de transações financeiras, como saídas e entradas, de modelos de DRE e PB, por exemplo. Portanto, além de facilitar o trabalho do responsável por esses documentos, garante que a interpretação e o registro das informações permaneçam os mesmos, independentemente de quem produziu o relatório.
O envio de saldos contábeis é exigido pela Receita, na Escrituração Contábil Fiscal, de uma forma padrão que, ao possuir um plano de contas, torna-se descomplicado adaptá-lo ao modelo, mas, sem ter nenhuma base será muito difícil fazer essa adaptação.
Por fim, embora o plano de contas seja estruturado de forma diferente do plano de um gerente, ele ainda é muito útil para a tomada de decisões. Com ele é possível determinar decisões mais assertivas e baseadas em dados.
Estrutura do plano de contas
Abaixo, saiba mais sobre cada ponto da estrutura do plano de contas:
Ativo
As contas de trabalho são ativos não tangíveis do negócio e representam contas que fazem parte do patrimônio do negócio, como empréstimos, créditos e investimentos. De fato, a sede de uma empresa é considerada um ativo, pois também contribui para o patrimônio da empresa.
Passivos
As contas que uma empresa deve, ou seja, suas obrigações e compromissos, são representadas pelos passivos. As contas que se enquadram na categoria de passivo são pagos a terceiros, como fornecedores de materiais e empréstimos financeiros.
Portanto, boa parte das contas ativas também se encontra na categoria passiva. Por exemplo, se um terreno foi comprado, seria um ativo. E o seu pagamento, um passivo.
Custos
Os custos dentro de uma empresa estão diretamente relacionados à produção, comercialização de produtos ou prestação de serviços. Assim, eles podem aparecer em três tipos:
- CMV: custo da mercadoria vendida
- CPV: custo do produto vendido
- CSV: custo do serviço vendido
Despesas
As despesas são os fluxos de caixa de saída. Dessa forma, podem ser separadas em comerciais (patrocínio, marketing), administrativas (relacionadas à operação) e financeiras.
Receitas
Receitas são todos os fluxos de caixa de entrada no negócio. Representa todo dinheiro associado à venda de um produto ou serviço que entra em seu fluxo de caixa, bem como a receita de investimento das operações (ou até mesmo a receita de aluguel, por exemplo). No entanto, a receita pode vir de outras fontes que não a venda do produto, por exemplo com aluguel.
Quais os tipos de plano de contas?
Existem diversos tipos de planos de contas de acordo com o objetivo buscado. Abaixo tem-se 3 tipos dos mais comuns:
Plano de contas contábil
É o plano de contas que possui uma classificação das contas de acordo com os requisitos das normas contábeis brasileiras. Seguindo essas regras forma-se a base dos relatórios econômicos obrigatórios de forma correta.
Este tipo de plano de contas é o mais solicitado, por ele originar estes relatórios, como o DRE e BP. Também neste tipo de plano deve-se utilizar normas contábeis, ou seja, é o único plano que está sujeito às normas contábeis brasileiras, no que diz respeito à estruturação.
Plano de contas referencial
O plano de referência também está sujeito a padronização, mas isso não é regulamentado pelo NBC e sim pela Receita Federal, para que as empresas, em conformidade com a contabilidade fiscal, reportem com precisão seus saldos contábeis.
Plano de contas gerencial
Muitas vezes é feito um fluxograma de contas pela equipe financeira para permitir uma análise mais assertiva. Portanto, não seguem necessariamente a mesma estrutura dos planos de contas anteriores.
É possível que neste modelo, grupos e divisões de negociação sejam mais enxutos para as métricas e análises desejadas. No entanto, é aconselhável utilizar pelo menos algumas subdivisões para organizar e detalhar o plano e para não perder informações.
Como montar um plano de contas
Para se montar um plano de contas o primeiro passo é estudar os conceitos de um para depois analisar as contas da sua empresa, em outras palavras, entradas, saídas, despesas e investimentos.
Após listar todas as contas, é necessário separá-las por tipo como os mostrados anteriormente. Indica-se fazer essa separação no momento que a transição é registrada para diminuir os trabalhos futuros. Uma vez definidos os grupos, você deve nomear as contas. Para evitar erros e confusões, os nomes utilizados devem ser os mesmos para todas as áreas.
A complexidade do plano dependerá diretamente dos objetivos de negócios e da complexidade das operações de negócios. A escolha do plano de contas simplificado ou completo também deve levar em consideração as ferramentas e dados disponíveis. De fato, não há vantagem em ter uma estrutura completa se o rastreamento ou mesmo os resultados e análises não puderem ser obtidos de forma rápida e fácil.
Plano de contas exemplo
O plano de contas deve ser estruturado em níveis e subníveis para ser melhor compreendido, organizado e analisado. Desse modo, segue um exemplo de plano de contas de forma breve.
- Ativos
1.1 Circulante
1.1.1 Estoque
1.1.1.1 Estoque de Mercadorias
1.2 Não Circulante
1.2.1 Caixa
1.2.1.1 Investimentos
2.Passivo
2.1 Circulante
2.1.1 Fornecedores
2.1.2 Empréstimos
2.2 Não circulante
2.2.1 Financiamentos
2.3. Patrimônio Líquido
3.Custos
3.1 Matéria-prima
3.2 Comissão sobre vendas
4.Despesas
4.1 Despesas Administrativas
4.1.1 Aluguel
4.1.2 Água
4.1.3 Energia
4.1.4 Salários
4.2 Despesas Comerciais
4.3 Despesas Financeiras
4.3.1 Despesas Bancárias
5. Receitas
5.1 Receita Bruta
5.2 Receita Operacional
5.2.1 Receitas de vendas
5.2.1.1 Vendas de mercadorias
5.2.2 Receitas financeiras
5.2.2.1 Descontos obtidos
