O Gráfico de Gantt é uma ferramenta utilizada para gerenciar e acompanhar projetos, contando com datas de realizações e de entregas de tarefas, além de listagem de materiais.
Neste artigo traremos uma análise sobre o que é e como criar um Diagrama de Gantt. Além de explicar como e quando aplicá-lo, apresentaremos as vantagens que a sua utilização proporciona para as empresas.
Se ainda não utiliza, aproveite para aprender tudo neste texto e colocar em prática!
O que é um gráfico de gantt?
O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual de gráfico em forma de barras totalmente moldável para um projeto específico e seu andamento.
Teve sua origem na década de 1900, sendo criado pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, que buscava uma forma facilitada de enxergar um cronograma de projeto.
Ele se inspirou num estilo de gráfico criado por Karol Adamiecki, engenheiro polonês, porém, a ferramenta só se popularizou na década de 80, quando os Estados Unidos utilizaram o estilo de gráfico no computador.
Gráfico de Gantt: para que serve?
O Gráfico de Gantt serve para organizar, acompanhar e facilitar o andamento do projeto. Com atenção ao cumprimento dos cronogramas estipulados, o diagrama permite ao gestor do projeto acompanhar o seu andamento. Dessa forma, sendo capaz de averiguar o seu funcionamento, de forma a obter o resultado esperado.
Sendo assim, o Gráfico de Gantt proporciona uma organização das partes envolvidas, habilitando o gestor a perceber possíveis gargalos e, se necessário, cobrar progresso de áreas que não estão cumprindo com suas obrigações. É possível identificar os responsáveis pelas tarefas, bem como classificar a prioridade dos entregáveis e dos processos necessários para um bom andamento do projeto, avaliando datas de início e término de atividades
Componentes Básicos do Gráfico de Gantt:
O gráfico de Gantt é um gráfico de barras totalmente moldável para acompanhar um projeto. Diante disso, ele tem 5 componentes clássicos, que são indispensáveis para que a ferramenta lhe ajude a atingir o máximo potencial nos seus objetivos de projeto:
- Tarefas: auxilia na visualização da ordem das atividades a serem realizadas;
- Data e duração das tarefas: cada barra horizontal do gráfico representa uma tarefa, e o tamanho da barra indica a duração da atividade, auxiliando o gestor de projetos a entender se tarefas serão realizadas ao mesmo tempo, quais demoram mais tempo para serem executadas, entre outros;
- Responsável pela tarefa: auxilia o gestor na hora de identificação dos operários, caso tenha imprevistos:
- Marcos: são pontos fixos importantes na realização do projeto, como: reuniões, mudança de fase do projeto, aprovação de entregáveis, entre outros:
- Setas: estão presentes no gráfico para informar que 2 ou mais atividades possuem relação entre si.
Aplicações na Gestão de Projetos:
O gráfico de Gantt tem como objetivo principal o acompanhamento do andamento de um projeto e, por isso, ele é um gráfico móvel. O fato de ele ser móvel ajuda principalmente na percepção de progresso, já que conta com o status de cada atividade.
Ele pode ser aplicado em qualquer projeto ou tarefa relacionada, desde que o gestor esteja buscando organização e maior entendimento do andamento do projeto, dois conceitos de suma importância para que o projeto atinja seu potencial máximo.
Benefícios na Organização e Acompanhamento de Projetos:
O gráfico de Gantt fornece uma série de benefícios para o gestor, como:
- Entendimento do projeto: essa é a principal vantagem do gráfico de Gantt, já que ele fornece informações de status de atividade, responsáveis, utilização de recursos em cada atividade, o tempo de cada tarefa, a identificação das fases do projeto, para que o gestor tenha o controle completo do projeto com uma visualização simples.
- Gestão de pessoas: o gráfico de Gantt evita a utilização de múltiplas plataformas, unificando o processo, e a gestão de funcionários, evitando a sobrecarga ou um período ocioso desnecessário.
- Produtividade: como o gráfico de Gantt fornece uma visualização clara do projeto, é mais fácil a identificação de gargalos, pontos críticos e riscos do projeto, fazendo com que o gestor tome conhecimento dessas situações e aja rapidamente.
- Otimização de recursos: o gráfico de Gantt auxilia nos recursos materiais e também na mão-de-obra. Em relação aos materiais, o entendimento da sequência e cronograma das tarefas facilita o ajuste nos transportes e gestão de estoque. Já na mão-de-obra, auxilia no alinhamento da equipe, como mencionado anteriormente.
Qual a diferença entre cronograma e gráfico de gantt?
O Cronograma é um calendário elaborado para estabelecer durações de tarefas e datas de entrega destas. Assim, a presença de um cronograma é essencial para qualquer atividade a se desenvolver, seja ela dentro de um projeto específico ou para uma organização mais constante.
O Gráfico de Gantt, porém, faz o uso do cronograma estipulado para verificar e manter atualizado em qual etapa se encontra o projeto. E assim, avalia de forma visual, se o progresso atingido até o momento é suficiente para prever e evitar atrasos, de modo que as inconstâncias e os imprevistos sejam diminuídos.
Benefícios do gráfico de gantt
A avaliação e acompanhamento do cronograma consiste no principal benefício proporcionado pelo uso do Diagrama de Gantt. É nesse quesito que observa-se o valor e a necessidade na criação do Gráfico.
A listagem de materiais utilizados para as atividades consta no diagrama e permite às partes envolvidas saber a quantidade em estoque, proporcionando uma boa gestão de custos para a empresa.
Outro ponto fundamental é a interdependência entre as tarefas descritas no gráfico. Existe a possibilidade, portanto, de acompanhar diferentes atividades, de distintas áreas, proporcionando multidisciplinaridade e uma completa visão acerca do todo.
Quem utiliza o gráfico de gantt?
O gráfico de Gantt pode ser utilizado nos mais variados estilos de projeto, porém, ele pode ser crucial em projetos que envolvem atividades que ocorrem simultaneamente, tarefas que possuem interdependência, com prazos rígidos e a necessidade de monitoramento contínuo. Gestores e gerentes de projetos utilizam o Gráfico de Gantt, além de clientes que acompanham de perto os projetos realizados para eles.
Evidentemente, os gestores lideram a verificação e visitação dos gráficos. No entanto, nada disso é possível se os encarregados das tarefas não atualizarem ou não acompanharem seus processos. Dessa forma, é necessário que haja a adesão de todos os níveis hierárquicos envolvidos no desenvolvimento de um projeto.
Gráfico de gantt como fazer?
Passo 1 – Listar as atividades do projeto, e seus respectivos prazos de início e de fim. Além de ter um cronograma para a alocação das tarefas em seus respectivos dias e também criar a relação de responsáveis para cada atividade. Dica: Realize o desenvolvimento das listas de materiais a serem utilizados ou, no caso de um processo industrial, fabricados.
Passo 2 – Listar quais atividades possuem interdependência entre si. Dica: cite o motivo dessa interdependência, para facilitar o acompanhamento futuro.
Passo 3 – Estabeleça quem é o responsável por cada atividade. Dica: citar algumas dicas para o operador que vai realizar a tarefa, principalmente se ele não estiver acostumado.
Passo 4 – Elaborar o gráfico de Gantt. O gráfico pode ser montado de forma manual ou digital, sendo digital de 2 formas: no Excel, ou numa plataforma específica para gráfico de Gantt. Então, basta definir como será feita a atualização dos dados: em diagramas manuais, pode-se usar post-its de cores diferentes para identificar atividades a iniciar, que estão sendo feitas e finalizadas, proporcionando uma boa distinção visual.
Para diagramas digitais, pode-se utilizar o mesmo método, mas pintando as células das atividades correspondentes.
Como fazer um gráfico de gantt no Excel?
Fazer um gráfico de Gantt no Excel envolve algumas etapas criativas, pois o Excel não tem um tipo de gráfico de Gantt pré-definido. No entanto, você pode usar um gráfico de barras empilhadas e fazer alguns ajustes para criar um. Aqui está um guia passo a passo:
1. Preparar os Dados
Primeiro, você precisa preparar seus dados em uma tabela. Sua tabela deve incluir pelo menos três colunas principais: Tarefa, Data de Início e Duração.
2. Inserir um Gráfico de Barras Empilhadas
Selecione seus dados.
Vá para a aba “Inserir” no Excel.
Escolha “Gráfico de Barras” > “Barras Empilhadas”.
3. Adicionar a Data de Início como uma Série de Dados
Clique com o botão direito no gráfico e escolha “Selecionar Dados”.
Clique em “Adicionar” para inserir uma nova série.
No campo “Nome da Série”, selecione o cabeçalho da coluna “Data de Início”.
No campo “Valores da Série”, selecione as células com as datas de início.
Clique em “OK”.
4. Transformar o Gráfico em um Gráfico de Gantt
Clique duas vezes na série de “Data de Início” no gráfico para formatá-la.
Na janela de formatação, escolha “Preenchimento” e defina como “Sem Preenchimento”.
Isso deixará visível apenas as barras que representam a duração das tarefas, simulando um gráfico de Gantt.
5. Ajustar o Eixo Horizontal
Clique duas vezes no eixo horizontal (eixo de datas).
Na janela de formatação, ajuste os limites mínimo e máximo para corresponder ao intervalo do seu projeto.
Ajuste também as unidades principais e secundárias conforme necessário para melhor visualização.
6. Personalizar o Gráfico
Você pode adicionar um título ao gráfico, legendas, e formatar as barras para diferentes cores.
Ajuste as datas no eixo horizontal para melhorar a leitura.
7. Adicionar Marcos (Opcional)
Para adicionar marcos ao seu gráfico de Gantt, você pode inserir uma nova série de dados com as datas dos marcos e usar um gráfico de dispersão sobreposto ao gráfico de barras empilhadas.
Use a formatação condicional para destacar diferentes fases ou tarefas críticas.
Você pode adicionar linhas de grade, rótulos de dados, e notas para tornar seu gráfico mais informativo.
Gráfico de gantt exemplo
Para exemplificar, observamos o gráfico de Gantt abaixo. O mesmo apresenta as barras com porcentagens de progresso e essas proporcionam uma visualização de como os seus processos estão sendo realizados, o que permite identificar possíveis adiamentos e atrasos.
Podemos observar também as tarefas para realizar na coluna da esquerda e pode-se notar que a primeira linha agrega todos os processos listados abaixo. Ainda que, seu progresso avance automaticamente conforme os de baixo, pertencentes a esta etapa, também evoluem.
Nesse caso preencheram-se as datas antes mesmo do gráfico, tanto as de início quanto as de fim, o que pode trazer uma visão clara e objetiva da duração de determinado processo.
Abaixo você encontra um outro exemplo do gráfico de Gantt no excel, feito de forma simplificada:
Como aplicar gráfico de gantt?
Estratégias para Implementação Efetiva:
Para que o gráfico de Gantt seja aplicado de forma efetiva, é necessário que o gestor e a equipe estejam alinhados com a proposta do gráfico.
Dessa maneira, todos estarão dispostos a acompanhar a ferramenta e utilizá-la de forma efetiva. Além disso, é crucial que a ferramenta seja formulada da forma correta, tanto tecnicamente quanto visualmente, pois a proposta do gráfico é essa.
Criar um gráfico de Gantt no Excel requer um pouco de criatividade e ajuste manual, mas seguindo estes passos, você pode visualizar o cronograma do seu projeto de forma eficaz.
Ajustes e Alterações Durante o Projeto:
O gráfico de Gantt se popularizou na década de 80 quando foi feito no computador, fato que permite que a ferramenta seja moldada com muita facilidade, seja no excel ou num software específico para gráfico de Gantt.
Dessa forma, como o gráfico está dividido com as tarefas e suas datas, é muito fácil trocar as datas, ou até mesmo o responsável, que os gráficos moldados digitalmente serão refeitos automaticamente, facilitando o trabalho e a visualização.
Tendências e Inovações em Gráficos de Gantt:
O gráfico de Gantt é uma ferramenta que ganha cada vez mais popularidade, dessa forma, o surgimento de propostas inovadoras em relação ao gráfico é iminente.
A tendência atual é a realização de gráficos de Gantt nos softwares e sites específicos de gestão de projetos, que interligam várias interfaces, facilitando a criação e o acompanhamento do projeto como um todo, já que esses softwares costumam ser muito visuais e de fácil adaptação, inclusive com a integração de outras plataformas.
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