As fichas técnicas são documentos detalhados que fornecem informações específicas sobre um produto, serviço ou projeto. Elas são amplamente utilizadas em diversos setores, como manufatura, culinária, engenharia, construção, entre outros.
O objetivo principal de uma ficha técnica é fornecer uma descrição completa das características, especificações, usos e outras informações relevantes sobre o objeto em questão.
A elaboração de uma ficha técnica requer uma abordagem cuidadosa e organizada, pois é essencial garantir que todas as informações fornecidas sejam precisas, completas e facilmente compreensíveis.
As fichas técnicas desempenham um papel fundamental na garantia da qualidade, na padronização de processos e na comunicação eficaz entre as partes envolvidas em um projeto, produção ou prestação de serviços.
O que é Ficha Técnica?
Uma ficha técnica é um registro detalhado que oferece uma visão minuciosa e específica de um produto, serviço ou projeto. Seu propósito é apresentar de forma abrangente as características, especificações, aplicações e demais dados pertinentes sobre o assunto em análise.
Elas geralmente incluem uma variedade de elementos, como identificação do produto, especificações técnicas, instruções de uso, lista de materiais ou insumos necessários, medidas de segurança, entre outros aspectos importantes.
A Importância da Ficha Técnica na Gestão da Qualidade
As fichas técnicas desempenham um papel fundamental na melhoria da gestão da qualidade, fornecendo documentação completa, padronização de processos, rastreabilidade de materiais, controle de processos, treinamento de funcionários e identificação de problemas. Isso contribui para a produção de produtos de alta qualidade, atendendo às expectativas dos clientes e fortalecendo a reputação da empresa.
Ao fornecer instruções detalhadas sobre como executar determinado processo ou utilizar um produto específico, as fichas técnicas ajudam a estabelecer padrões claros e consistentes, reduzindo a variação na produção ou execução de serviços.
Elas também permitem rastrear a origem de materiais e componentes usados na produção de um produto específico que é crucial para identificar e corrigir rapidamente qualquer problema de qualidade que possa surgir, garantindo a conformidade com os padrões de qualidade.
Ademais, permitem um controle mais eficaz sobre cada etapa do processo ajudando a minimizar variações indesejadas e garantir a consistência na qualidade dos produtos.
Também melhoram a gestão da qualidade ao registrar informações sobre os materiais utilizados, processos de produção e características do produto final. Isso facilita a rastreabilidade e o controle de qualidade, permitindo identificar rapidamente a origem de qualquer problema ou não conformidade e tomar as medidas corretivas necessárias.
Como Desenvolver uma Ficha Técnica Detalhada
Comece determinando claramente o que será abordado na ficha técnica. Identifique o produto, serviço ou projeto em questão e como estes aspectos irão influenciar na qualidade do produto.
Depois, reúna todas as informações pertinentes sobre o produto, serviço ou projeto. Isso pode incluir características físicas, especificações técnicas, materiais utilizados, processos de produção ou execução, instruções de uso, medidas de segurança, entre outros.
A seguir, estruture as informações de forma lógica e coerente. Geralmente, as fichas técnicas são organizadas em seções ou categorias, em planilhas com automatizações e recursos que permitem monitorar as informações em tempo real.
Ela pode ser elaborada em texto simples, em formato de tabela ou utilizando software de edição para criar um layout mais elaborado. Certifique-se de que a formatação seja clara e fácil de entender.
O quarto passo é fornecer informações detalhadas sobre as características e especificações do produto, serviço ou projeto. Isso pode incluir dimensões, peso, materiais utilizados, capacidades, desempenho esperado, entre outros aspectos relevantes.
Enumere todos os materiais, componentes ou insumos necessários para a produção ou execução do produto, serviço ou projeto. Isso pode incluir matérias-primas, ferramentas, equipamentos, entre outros.
- Identificar o Produto/Serviço/Projeto
- Coletar Informações Relevantes
- Organizar as Informações
- Formatar a Ficha Técnica
- Detalhar as informações
- Incluir Instruções de Uso
- Revisar e finalizar
Exemplos Práticos de Fichas Técnicas
Em 2017, na cidade de Tubarão, Santa Catarina, foi realizado um estudo de caso, por Sabrina Formentin Salvan, onde é possível visualizar a elaboração de fichas técnicas e seu impacto na empresa têxtil onde o estudo foi realizado.
Neste estudo, realizou-se uma análise da empresa Cidazul. O principal foco foi examinar o modelo de ficha técnica adotado pela empresa. Buscou-se entender como a Cidazul constroi essas fichas técnicas e avaliar a eficiência desse processo na elaboração das peças.
A ficha analisada deveria conter um cabeçalho, um desenho técnico da peça em questão, a descrição de todas as especificações da peça, os principais materiais utilizados na confecção.
Também deveria conter as informações de etiquetas, embalagem, serviços terceirizados, e instruções de montagem, assim como, tempo para a realização do processo, modelagem plana e moulage e instruções referentes a variantes de cor.
Este estudo revelou que a ausência de certas características essenciais na ficha técnica afetou negativamente a empresa, resultando em uma produção desorganizada e na carência de informações vitais que poderiam beneficiar significativamente os colaboradores.
Por outro lado, observou-se que os setores que tinham acesso às informações completas da ficha técnica apresentavam uma produtividade consideravelmente maior.
Portanto, conclui-se que uma ficha técnica detalhada e abrangente é crucial para o aumento da produtividade e eficiência de uma organização, além de ser um recurso valioso para os profissionais que a utilizam regularmente em seus ambientes de trabalho.
Ferramentas e Recursos para Elaboração de Fichas Técnicas
As informações das fichas técnicas são colocadas em planilhas planejadas para esse objetivo. O uso de softwares melhora o trabalho, pois a automatização permite colocar todos os elementos de fichas técnicas e realizar as alterações quando necessário. Quando se altera o custo de um ingrediente em uma tabela, a modificação passa automaticamente para a ficha técnica.
Cada empresa pode adotar um formato específico para suas fichas técnicas, adequando-as aos seus objetivos. Por exemplo, uma ficha técnica usada na cozinha pode se concentrar na receita, no modo de preparo e nos pesos dos ingredientes, sem necessariamente incluir os custos de cada item. Essa adaptação reflete a natureza e as necessidades específicas de cada empreendimento.
Microsoft Excel: O Excel é uma ferramenta versátil para criar fichas técnicas em formato de tabela. Ele oferece recursos para organizar informações, realizar cálculos e criar layouts personalizados, e diversos recursos que podem ajudar na criação e implementação das fichas.
Google Docs: O Google Docs é uma alternativa baseada em nuvem ao Microsoft Word, oferecendo recursos semelhantes para criar e colaborar em documentos, incluindo fichas técnicas, onde a interação entre planilhas é destaque.
Adobe InDesign: O InDesign é uma ferramenta de design profissional amplamente utilizada para criar documentos, incluindo fichas técnicas. Ele oferece recursos avançados de layout e design para criar documentos visualmente impressionantes e fáceis de serem compreendidos.
Modelos e Templates Pré-Elaborados: Muitas vezes, é possível encontrar modelos e templates pré-elaborados de fichas técnicas na internet. Esses recursos podem servir como ponto de partida, economizando tempo e facilitando o processo de criação. Porém ainda é recomendado um estudo mais a fundo sobre o processo, para que as planilhas não fiquem incompletas, como normalmente acontece ao usar recursos não personalizados.
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