PROJETOS: MAXIMIZANDO EFICIÊNCIA COM A METODOLOGIA LEAN

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O que você vai aprender

A busca pela eficiência operacional e pela redução de custos é um objetivo comum a muitas organizações em diversos setores e, neste contexto, a Metodologia Lean surge como uma abordagem focada na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua dos processos. 

Este conteúdo explora os fundamentos e princípios da Metodologia Lean, destacando sua aplicabilidade e os benefícios tangíveis que pode trazer para a gestão de projetos. 

Além disso, apresenta-se uma seleção de ferramentas e técnicas Lean essenciais para profissionais e organizações que aspiram implementar essa filosofia em seus projetos, com o objetivo de otimizar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar a qualidade do produto ou serviço final.

O que é a Metodologia Lean?

Desde a criação de seu conceito antes dos anos oitenta, a Metodologia Lean tem sido muito utilizada na gestão de projetos em grandes empresas. Isso porque ela objetiva a operacionalização enxuta dentro de organizações, tendo foco na diminuição de desperdícios sem o prejuízo da qualidade do produto final e promovendo o engajamento de membros.

A partir do livro “A Mentalidade Enxuta das Empresas”, James P. Womack e Daniel T. Jones estabeleceram cinco princípios para o Lean Manufacturing . São eles:

  1. Definição de Valor: Necessidade de compreensão do que o clientes valorizam em um produto ou serviço. Esse valor é específico para cada produto e pode variar de acordo com o cliente ou as condições de mercado. Em outras palavras, é aquilo que o cliente está disposto a pagar.
  2. Mapeamento do Fluxo de Valor: Este princípio consiste em averiguar todas as etapas do processo de produção singularmente e identificar quais etapas estão agregando valor e quais são desperdícios (eliminando essas). 
  3. Fluxo Contínuo: Depois de mapear o fluxo de valor e eliminar etapas desnecessárias, o foco muda para garantir que os passos restantes ocorram de maneira suave e contínua, com o mínimo de interrupções e atrasos.
  4. Estabelecimento de um Sistema Puxado: Em vez de produzir com base em previsões (que muitas vezes podem estar erradas), um sistema puxado se concentra em produzir apenas o que é necessário em resposta à demanda real do cliente. Isso ajuda a reduzir excessos de inventário e sobreprodução.
  5. Buscar a Perfeição: O pensamento Lean não é um estado estático, mas um processo  de melhoria contínua. Ao adotar essa mentalidade, as empresas se esforçam para aprimorar continuamente, identificando e eliminando desperdícios e otimizando a eficiência em todas as áreas.

Benefícios da Metodologia Lean em Projetos

A aplicação de tais princípios na gestão de projetos de uma empresa se faz necessária para o aperfeiçoamento dos mesmos. Organizações buscam aplicar o Lean para transformarem seus sistemas produtivos e atingirem suas metas e resultados. 

Sendo assim, para a gestão de projetos e demais setores, a implementação dos princípios do Lean busca potencializar capacidade humanas e direcioná-las em busca de empresas cada vez mais ágeis, flexíveis e inovadoras.

Além de melhorar a eficiência de uma empresa, a metodologia Lean busca a redução de custos ao focar nos valores do cliente e na eliminação de desperdícios. Essa eliminação inclui desperdícios como excesso de produção, tempo de espera, transporte desnecessário, excesso de processamento, inventário ou estoque excessivos, movimentação desnecessária e defeitos. 

Eliminar esses desperdícios consequentemente leva à redução dos custos, tornando os processos dos projetos mais enxutos e econômicos.

Como a gestão de projetos é uma metodologia de gerenciamento para atingir objetivos, buscar otimizar esses projetos também se torna importante para garantir a eficiência operacional.  Ao eliminar atividades que não agregam valor, contribui-se para uma produção mais enxuta. 

Logo, isso não apenas melhora a eficiência na entrega de projetos, como também reduz os custos dos mesmos e otimiza o processo, aumentando a capacidade de produção e entrega.  

Implementando Lean em Projetos

A falta de um plano de comunicação é comumente encontrada como um grande gargalo dentro do processo produtivo. Isso porque um plano de comunicação eficaz aumenta a agilidade do fluxo de informações entre as partes envolvidas dentro de um projeto. 

A escassez de uma comunicação efetiva e adequada pode vir a gerar riscos aos projeto, como desperdício de tempo e recursos, atrasos no progresso e incompatibilidades de valor.

Visto isso, abaixo estão listados passos práticos para integrar a Metodologia Lean no gerenciamento de projetos.

  1. Estabeleça valor real para o cliente;
  2. Configure um controle de linha de base do escopo para evitar que essa se desloque;
  3. Construa um plano de comunicação para agilizar o fluxo de informações;
  4. Avalie as necessidades das partes interessadas e obtenha o compromisso interno dessas;
  5. Defina o fluxo de valor do projeto.

Figura 1: Exemplo mapa de fluxo de valor. Fonte: AUGUSTO SCHAFFER

Casos de Sucesso: Lean em Ação 

Um case de sucesso da Aplicação do Lean é em um projeto realizado pela empresa EPR Consultoria em uma grande empresa siderúrgica. Aplicando o primeiro princípio Lean, a empresa elaborou um mapeamento de fluxo de valor de cada uma das quatro áreas da fábrica e suas interligações. 

O grande impacto do projeto foi a visualização de mais de 60 pontos de melhoria nos processos, bem como a abertura de futuros trabalhos envolvendo a consultoria para efetiva aplicação das melhorias propostas.

Ademais, outro exemplo prático do Lean é na ‘Patrus Transportes’ (empresa de soluções em transporte de carga fracionada localizada em Novo Hamburgo-RS), a aplicação da metodologia trouxe mais agilidade às atividades, trazendo vantagens competitivas no mercado para a empresa. 

Além disso, outros benefícios foram encontrados, como mais qualidade no atendimento, gestão corporativa mais eficaz, processos mais eficientes, equipes mais enxutas e engajadas, segurança e redução nos custos.

Portanto, o Lean tem sido muito utilizado em diversas empresas e organizações nos mais diversos ramos e aplicada corretamente, a metodologia traz muitas vantagens. 

Ferramentas e Técnicas Lean para Projetos 

Para a efetiva aplicação do Lean, faz-se necessário o uso de algumas ferramentas para aprimorar a organização do gestor e sua fundamentação para tomar decisões. 

As ferramentas Lean são técnicas de planejamento e controle da gestão, desenvolvidas a partir da análise de indicadores de desempenho para garantir uma melhoria contínua na produção ou na elaboração de um projeto.

A seguir, são citadas algumas ferramentas Lean que podem ser utilizadas para o gerenciamento de projetos.

Sendo uma das ferramentas Lean mais conhecidas e utilizadas dentro da metodologia, 5S tem por objetivo eliminar o desperdício causado por más estações de trabalho e condições, além de buscar o monitoramento do que realmente precisa ser produzido, quando produzir e para quem. 

Seu uso foca na qualidade da produção e na mobilização de toda a companhia de forma lógica. São cinco palavras japonesas iniciadas pela letra “S” que, traduzidas, consistem nos seguintes conceitos: 

Senso de utilização (“seiri”; separar o que for necessário para o trabalho, identificando e ordenando por prioridades, descartando o que não for realmente útil);

Senso de organização (“seiton”;tudo o que for utilizado no processo precisa estar definido e possuir identificação de um local para guardar após o uso);

Senso de limpeza (“seiso”; manter o local de trabalho limpo, organizado, agradável e motivador para os colaboradores);

Senso de padronização (“seiketsu”, estabelecer normas e padrões para a garantia de permanência dos demais sensos);

Senso de disciplina (“shitsuke”; conscientização e comprometimento de todos os colabores para seguir o programa adotado, facilitando e trazendo fluidez ao processo).

  • Kaizen

O Kaizen é uma abordagem para o trabalho que enfatiza melhorias acrescidas nos processos e fluxos de trabalho. O termo é de origem asiática e significa “boa mudança”. 

O foco consiste em proporcionar pequenas alterações que, aos poucos, tornam os processos melhores a longo prazo. Uma maneira comum de implementá-lo é realizando o chamado Evento Kaizen, um projeto de curto prazo com uma única meta de melhoria específica.

  • Poka Yoke

Em japonês, Poka Yoke significa “à prova de erros”. É utilizado como uma ferramenta preventiva, mecanismo para verificação da segurança de um processo para que esse não possa ser prejudicado. 

O Poka Yoke ajuda a identificar, prevenir ou corrigir erros à medida que os mesmos ocorrem. Tem por ideal assumir a responsabilidade pelos defeitos, minimizando os resíduos que de outra forma seriam produzidos se esses mesmos defeitos continuassem presentes. 

Normalmente, o dispositivo é dividido em mecanismos de controle e alerta. Um exemplo simples da aplicação desse método é nos pendrives em que, antes de remover, deve-se ejetá-lo para garantir que não haja perda de dados.

  • Caminhada Gemba

A caminhada Gemba é uma aplicação do princípio de observar o trabalho à medida que ocorre, onde ocorre. É um conceito desenvolvido por Taiichi Ohno, que é considerado o pai da produção Just in Time. Sendo um complemento do processo Kaizen, tem como propósito permitir que gerentes e líderes observem o processo de trabalho real (como um chão de fábrica em uma indústria ou o salão de um restaurante), entrem em contato com funcionários, obtenham conhecimento sobre o processo de trabalho e explorem oportunidades para melhoria contínua. 

Há alguns elementos importantes nessa ferramenta, sendo 3 deles: 

  • Vá e veja: a principal ideia da caminhada consiste em fazê-la regularmente pelo chão de fábrica e se envolver na descoberta de desperdícios;
  • Pergunte o porquê: buscar explorar a cadeia de valor em detalhes  e localizar seus problemas através da comunicação ativa;
  •  Respeite as pessoas: a caminhada Gemba não é uma “inspeção do chefe”, ela é uma colaboração para com o time e uma maneira de encontrar problemas junto dele;
  • Kanban

A metodologia Kanban se baseia em eliminar listas de pendências das tarefas em andamento e garantir a fluidez do trabalho. Consiste em um sistema de sugestões visuais (cartões coloridos, geralmente) para indicar a disponibilidade de processos. 

Um kanban “clássico” seria um quadro dividido em seções, com uma série de cartões móveis. Cada seção representaria um processo específico, enquanto os cartões representariam itens de trabalho que se movem através desses processos.  

Por fim, dada a facilidade e a eficácia do seu uso, o Kanban é amplamente adotado por empresas de todos os tamanhos que executam linhas de produção com múltiplos processos. Quando aplicado a projetos, seus principais princípios são: visualização do trabalho, limitação do trabalho em andamento, otimização do fluxo de pessoas e falta de necessidade de sprints.

 

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