A Auditoria Interna é uma valiosa ferramenta para empresas que vem notando uma necessidade cada vez maior de melhoria contínua e crescimento competitivo. Para esse propósito, tem como objetivo auxiliar o negócio a entender, de forma assertiva, a efetividade do ambiente interno da empresa.
A auditoria interna pode ser utilizada envolvendo os próprios colaboradores da empresa para analisar os processos. A partir disso, caso seja executado corretamente, fornece resultados relevantes e coerentes com a realidade. Sendo assim, possibilita aos gestores da empresa visualizarem um quadro da situação atual do empreendimento.
Continue a leitura deste texto para saber o que é auditoria interna, sua importância, diferentes tipos, como fazer uma e muito mais.
O que é auditoria interna?
A auditoria interna é um importante instrumento de controle interno na empresa, de forma a avaliar os processos que ocorrem no negócio, e assim, realizar uma avaliação deles. Essa avaliação ocorre por meio de diversos procedimentos que visam observar os aspectos mais relevantes para a manutenção do trabalho e otimizar a gestão dos processos.
A partir disso, é possível entender se o andamento das atividades está ocorrendo de forma adequada ou precisa ser aprimorada. Sendo assim, é importante destacar que esse processo não é algo estático, e sim dinâmico, necessitando constantemente de novas avaliações e mudanças, buscando uma evolução constante.
Logo, entende-se que esse é um dos processos fundamentais para as indústrias do mundo moderno, devido ao dinamismo proporcionado por ela.
Qual a diferença entre auditoria interna e externa?
Geralmente, existe uma dúvida bem comum a respeito da diferença entre auditoria interna e a auditoria externa, por isso é interessante diferenciar a função das duas o quanto antes. Para isso, podemos defini-las da seguinte forma:
- Auditoria interna: É o processo feito por um auditor da própria empresa. Esse auditor interno atua principalmente para atender a administração e, por isso, tem muita proximidade dos diretores e do presidente. O seu papel é avaliar como os processos estão sendo feitos e indicar as não conformidades.
- Auditoria externa: Como o próprio nome sugere, é uma auditoria feita por membros externos à empresa. Esses auditores devem analisar a empresa e ao final emitir um parecer do que foi visualizado. As grandes empresas são obrigadas por lei a utilizar auditores externos registrados na Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
Sabendo disso, é possível entender melhor as características e limitações do processo de auditoria interna que será descrito nesse texto.
Quais são os objetivos da auditoria interna?
A auditoria interna tem como principal objetivo evitar ou combater fraudes, erros e irregularidades praticadas por colaboradores da empresa. Sua meta é examinar a integridade, a eficácia e a adequação dos controles internos e dos dados financeiros, contábeis e operacionais da empresa.
Ademais, a auditoria interna também pretende auxiliar os gestores no desenvolvimento adequado de suas atribuições por meio de análises e recomendações de melhorias contínuas sobre as atividades avaliadas. Dessa forma, observa-se a necessidade de uma constante realização desse processo para a correção de erros.
Qual a importância da auditoria interna para as organizações?
A auditoria interna é uma importante ferramenta para a simplificar tarefas e eliminar desperdícios no processo, de modo a possibilitar que haja um controle interno constante. Portanto, ela exerce um papel muito importante na gestão empresarial, sendo considerada uma ferramenta essencial no apoio aos gestores.
Sendo assim, o auditor responsável se preocupa com qualquer fase dos processos, na qual possa ser de utilidade à Administração. Dessa forma, ele consegue trabalhar de forma específica para o aprimoramento das atividades do negócio, permitindo uma empresa mais enxuta, transparente e que possui um forte senso de melhoria contínua.
Quer saber mais sobre melhoria contínua? Veja: SEIS SIGMA: O QUE É, BENEFÍCIOS E COMO APLICAR
Dessa forma, ao aderir essas características, o negócio se torna cada vez mais competitivo dentro do mercado, oferecendo segurança para os seus colaboradores, e uma transparência essencial dentro dos processos. Além disso, permite uma maior confiança dos controles internos, revelando se os indicadores analisados estão fazendo sentido.
Quais são os tipos de auditoria interna?
Agora que foram esclarecidos os conceitos iniciais, é importante entender quais os tipos existentes de uma auditoria interna:
Auditoria contábil
A auditoria contábil é realizada com o objetivo de analisar os registros e procedimentos relativos ao patrimônio da companhia, através de fundamentos contábeis e regulamentos empresariais. Esse tipo possui o intuito de identificar e combater fraudes e demais irregularidades financeiras ou fiscais.
Assim, a auditoria contábil contribui para a melhora dos níveis de eficiência, reduzindo a negligência e a improbidade no meio corporativo.
Para saber mais sobre como estruturar um controle financeiro, veja: CONTROLE FINANCEIRO EMPRESARIAL: ENTENDA A IMPORTÂNCIA E COMO FAZER NO DIA A DIA
Auditoria operacional
A auditoria operacional busca entender a situação atual da organização e fornecer um diagnóstico sobre seu funcionamento. O relatório final dessa auditoria deve ser elaborado com base nos processos e na utilização dos recursos, de forma a identificar problemas e criar soluções para a busca de maior eficiência e eficácia.
Auditoria de sistemas
A auditoria de sistemas envolve os procedimentos tecnológicos da empresa. Sendo assim, o auditor avalia a eficiência e o desempenho dos sistemas usados na estrutura interna do negócio e dos respectivos meios de garantir a segurança dos dados. Essa avaliação é importante para garantir o correto funcionamento desse meio dentro do negócio.
Auditoria de qualidade
A auditoria de qualidade é utilizada para verificar se os procedimentos operacionais estão dentro dos requisitos de qualidade estabelecidos. O auditor pode adotar algumas normas externas como base para a avaliação de qualidade, fornecendo uma análise menos enviesada e fundamentada em critérios objetivos.
Quer saber mais sobre gestão de qualidade? Confira: GESTÃO DE QUALIDADE: SAIBA TUDO O QUE ENVOLVE
Auditoria ambiental
A auditoria ambiental foca na análise dos impactos do funcionamento da empresa ao ambiente em que está inserida. Essa preocupação se tornou mais relevante a partir da crescente demanda dentro do mercado por empresas mais responsáveis com o meio ambiente.
Em outras palavras, essa auditoria fornece mais segurança ao identificar as organizações que realmente adotam medidas sustentáveis, diferenciando daquelas que apenas promovem um “marketing verde”.
Auditoria de gestão
A auditoria de gestão é relacionada aos gestores da organização. O principal intuito desse processo é identificar se os administradores utilizaram os recursos da organização com a maior eficiência e eficácia possíveis.
Portanto, a auditoria de gestão pretende analisar o desempenho dos gestores dentro da empresa, com o objetivo de indicar a da performance ideal a ser alcançada.
Quando devo fazer uma auditoria interna?
Devido a ser um método de avaliação, a variação de sua execução varia de acordo com a demanda da empresa. Sendo assim, esse processo não possui uma frequência específica. No entanto, é recomendado que toda empresa realize ele, ao menos uma vez no ano, de forma a ter uma checagem padrão da situação interna da empresa.
Além disso, caso apenas algum departamento queira realizar o processo, sem envolver toda a empresa, é possível realizar uma auditoria interna com foco em específico. Desse modo, é possível avaliar apenas alguns setores e sub processos da empresa.
Quem pode fazer uma auditoria interna?
Como já explicado anteriormente, o principal objetivo de realizar uma auditoria interna é entender a situação atual da empresa. Para isso, um requisito essencial para usar tal ferramenta é a escolha de um auditor imparcial e que transmita confiança. Sendo assim, essa pessoa deve focar exclusivamente nos processos da empresa, e não buscar um responsável pelos problemas.
Dessa forma, os colaboradores envolvidos com os processos se sentem mais confortáveis e são mais transparentes em repassar informações válidas ao auditor. Portanto, a análise que será realizada fornecerá dados úteis, permitindo a construção de planos de ação com o objetivo de resolver possíveis pontos negativos que foram percebidos.
Para conhecer ferramentas para priorização e resolução de problemas, veja: MATRIZ GUT: CONHEÇA VANTAGENS E COMO FAZER A SUA
Como fazer uma auditoria interna?
Após ter escolhido um bom auditor, podemos passar para o passo a passo para utilizar a ferramenta. Sendo assim é necessário seguir alguns procedimentos que visam garantir que as informações adquiridas sejam coerentes e relevantes, permitindo que elas sirvam de base para as recomendações e conclusões. Para isso, é preciso:
1 – Definir os objetivos da auditoria interna
O gestor da empresa ou do setor em que foi solicitado a auditoria deve ter bem definido quais resultados espera alcançar com essa ferramenta e repassar para o auditor.
Para poder realizar bem a sua função o auditor deve ser capaz de encontrar oportunidades de melhoria, correção de problemas e mudanças. Senso assim, necessita estar entendido e alinhado quais as melhorias que se deseja e quais mudanças o gestor está disposto a implementar. A partir disso, é possível saber quais serão as prioridades na auditoria.
2 – Fazer um planejamento
Após ter essa definição inicial e ter bem esclarecido quais são as prioridades ao uso da ferramenta, é necessário montar um plano de desenvolvimento de como ocorrerá o processo. É importante que isso seja feito com antecedência e participação dos colaboradores. Nesse passo, é muito importante fazer com que os colaboradores se sintam à vontade
Quer saber mais sobre ferramentas de planejamento? Veja: 5W2H: CONHEÇA AS 7 PERGUNTAS PARA ENCONTRAR SOLUÇÕES
3 – Montar um cronograma
Transforme o que foi definido em seu planejamento em um cronograma, estabelecendo etapas consecutivas, de forma a abarcar todas prioridades pré-definidas. Dessa forma, deve-se procurar construir um cronograma fluído, permitindo um fluxo de atividades coerente e uma boa execução da auditoria.
4 – Criar um check list
Nesse passo, é importante definir um documento personalizado à realidade da empresa, com certa antecedência, elencando características das áreas incluídas da auditoria. A partir disso, o auditor possuirá uma base de dados que o auxiliará a fazer perguntas com mais clareza e assertividade no momento da entrevista com os colaboradores.
5 – Elaborar o relatório e o plano de ação
Após completar todos os passos anteriores, é necessário agir em cima das informações coletadas. Para isso, deve-se construir um plano de ação para todos os pontos levantados, indicando o problema detectado e o porquê de cada ação a ser realizada.
