A Auditoria Interna é uma valiosa ferramenta para empresas que vem notando uma necessidade cada vez maior de melhoria contínua e crescimento competitivo. Para esse propósito, tem como objetivo auxiliar o negócio a entender, de forma assertiva, a efetividade do ambiente interno da empresa.
Assim, pode-se utilizar a auditoria interna com o envolvimento dos próprios colaboradores da empresa para analisar os processos. A partir disso, caso tenha a execução correta, fornece resultados relevantes e coerentes com a realidade. Sendo assim, possibilita aos gestores da empresa visualizarem um quadro da situação atual do empreendimento.
Continue a leitura deste texto para saber o que é auditoria interna, sua importância, diferentes tipos, como fazer uma e muito mais.
O que é auditoria interna?
A auditoria interna é um importante instrumento de controle interno na empresa, de forma a avaliar os processos que ocorrem no negócio, e assim, realizar uma avaliação deles. Dessa maneira, ela ocorre por meio de diversos procedimentos que visam observar os aspectos mais relevantes para a manutenção do trabalho e otimizar a gestão dos processos.
A partir disso, é possível entender se o andamento das atividades está ocorrendo de forma adequada ou precisa ser aprimorada. Sendo assim, é importante destacar que esse processo não é algo estático, e sim dinâmico, necessitando constantemente de novas avaliações e mudanças, buscando uma evolução constante.
Logo, entende-se que esse é um dos processos fundamentais para as indústrias do mundo moderno, devido ao dinamismo proporcionado por ela.
Qual a diferença entre auditoria interna e externa?
Geralmente, existe uma dúvida bem comum a respeito da diferença entre auditoria interna e a auditoria externa, por isso é interessante diferenciar a função das duas o quanto antes. Para isso, podemos defini-las da seguinte forma:
- Auditoria interna: É o processo feito por um auditor da própria empresa. Esse auditor interno atua principalmente para atender a administração e, por isso, tem muita proximidade dos diretores e do presidente. O seu papel é avaliar como os processos estão sendo feitos e indicar as não conformidades.
- Auditoria externa: Como o próprio nome sugere, é uma auditoria feita por membros externos à empresa. Esses auditores devem analisar a empresa e ao final emitir um parecer do que foi visualizado. As grandes empresas são obrigadas por lei a utilizar auditores externos registrados na Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
Sabendo disso, é possível entender melhor as características e limitações do processo de auditoria interna que será descrito nesse texto.
ISO 19011 e os princípios da auditoria interna
A ISO 19011 é uma norma internacional que orienta a auditoria de sistemas de gestão, estabelecendo princípios essenciais para garantir a credibilidade e eficácia do processo. Os principais princípios incluem integridade, apresentação justa, zelo profissional, confidencialidade, independência, abordagem baseada em provas e abordagem baseada no risco. Cada um desses princípios assegura que a auditoria seja conduzida com ética, objetividade e transparência.
A integridade e a independência garantem que os auditores atuem de forma imparcial, enquanto a confidencialidade protege informações sensíveis. A abordagem baseada em provas fundamenta as conclusões da auditoria em dados verificáveis, assegurando credibilidade. Além disso, o zelo profissional e a apresentação justa garantem que os auditores relatem os achados com precisão e responsabilidade.
A ISO 19011 impacta diretamente a auditoria interna ao fornecer diretrizes para a competência dos auditores e a condução de auditorias estruturadas e baseadas em risco. Seguir essa norma permite que as organizações aprimorem sua governança, aumentem a confiabilidade dos processos e garantam conformidade regulatória, impulsionando a melhoria contínua e a excelência organizacional.
Quais são os objetivos da auditoria interna?
A auditoria interna tem como principal objetivo evitar ou combater fraudes, erros e irregularidades praticadas por colaboradores da empresa. Sua meta é examinar a integridade, a eficácia e a adequação dos controles internos e dos dados financeiros, contábeis e operacionais da empresa.
Ademais, a auditoria interna também pretende auxiliar os gestores no desenvolvimento adequado de suas atribuições por meio de análises e recomendações de melhorias contínuas sobre as atividades avaliadas. Dessa forma, observa-se a necessidade de uma constante realização desse processo para a correção de erros.
Qual a importância da auditoria interna para as organizações?
A auditoria interna é uma importante ferramenta para simplificar tarefas e eliminar desperdícios no processo, de modo a possibilitar que haja um controle interno constante. Portanto, ela exerce um papel muito importante na gestão empresarial, sendo considerada uma ferramenta essencial no apoio aos gestores.
Sendo assim, o auditor responsável se preocupa com qualquer fase dos processos, na qual possa ser de utilidade à Administração. Dessa forma, ele consegue trabalhar de forma específica para o aprimoramento das atividades do negócio, permitindo uma empresa mais enxuta, transparente e que possui um forte senso de melhoria contínua.
Quer saber mais sobre melhoria contínua? Veja: SEIS SIGMA: O QUE É, BENEFÍCIOS E COMO APLICAR.
Dessa forma, ao aderir essas características, o negócio se torna cada vez mais competitivo dentro do mercado, oferecendo segurança para os seus colaboradores e uma transparência essencial dentro dos processos. Além disso, permite uma maior confiança dos controles internos, revelando se os indicadores analisados estão fazendo sentido.
Quais são os tipos de auditoria interna?
Agora que entendemos os conceitos iniciais, é importante conhecer os tipos existentes de uma auditoria interna:
Auditoria contábil
A auditoria contábil ocorre com o objetivo de analisar os registros e procedimentos relativos ao patrimônio da companhia, através de fundamentos contábeis e regulamentos empresariais. Esse tipo possui o intuito de identificar e combater fraudes e demais irregularidades financeiras ou fiscais.
Assim, a auditoria contábil contribui para a melhora dos níveis de eficiência, reduzindo a negligência e a improbidade no meio corporativo.
Para saber mais sobre como estruturar um controle financeiro, veja: CONTROLE FINANCEIRO EMPRESARIAL: ENTENDA A IMPORTÂNCIA E COMO FAZER NO DIA A DIA
Auditoria operacional
A auditoria operacional busca entender a situação atual da organização e fornecer um diagnóstico sobre seu funcionamento. O relatório final dessa auditoria deve ser elaborado com base nos processos e na utilização dos recursos, de forma a identificar problemas e criar soluções para a busca de maior eficiência e eficácia.
Auditoria de sistemas
A auditoria de sistemas envolve os procedimentos tecnológicos da empresa. Sendo assim, o auditor avalia a eficiência e o desempenho dos sistemas usados na estrutura interna do negócio e dos respectivos meios de garantir a segurança dos dados. Essa avaliação é importante para garantir o correto funcionamento desse meio dentro do negócio.
Auditoria de qualidade
A auditoria de qualidade é utilizada para verificar se os procedimentos operacionais estão dentro dos requisitos de qualidade estabelecidos. O auditor pode adotar algumas normas externas como base para a avaliação de qualidade, fornecendo uma análise menos enviesada e fundamentada em critérios objetivos.
Quer saber mais sobre gestão de qualidade? Confira: GESTÃO DE QUALIDADE: SAIBA TUDO O QUE ENVOLVE
Auditoria ambiental
A auditoria ambiental foca na análise dos impactos do funcionamento da empresa ao ambiente em que está inserida. Essa preocupação se tornou mais relevante a partir da crescente demanda dentro do mercado por empresas mais responsáveis com o meio ambiente.
Em outras palavras, essa auditoria fornece mais segurança ao identificar as organizações que realmente adotam medidas sustentáveis, diferenciando daquelas que apenas promovem um “marketing verde”.
Auditoria de gestão
A auditoria de gestão é relacionada aos gestores da organização. O principal intuito desse processo é identificar se os administradores utilizaram os recursos da organização com a maior eficiência e eficácia possíveis.
Portanto, a auditoria de gestão pretende analisar o desempenho dos gestores dentro da empresa, com o objetivo de indicar a da performance ideal a ser alcançada.
Quando devo fazer uma auditoria interna?
Devido a ser um método de avaliação, a variação de sua execução varia de acordo com a demanda da empresa. Sendo assim, esse processo não possui uma frequência específica. No entanto, recomenda-se que toda empresa o realize ao menos uma vez no ano, de forma a ter uma checagem padrão da situação interna da empresa.
Além disso, caso apenas um departamento queira realizar o processo, sem envolver toda a empresa, é possível realizar uma auditoria interna com foco específico. Desse modo, é possível avaliar apenas alguns setores e sub processos da empresa.
Quem pode fazer uma auditoria interna?
Como já explicado anteriormente, o principal objetivo de realizar uma auditoria interna é entender a situação atual da empresa. Para isso, um requisito essencial para usar tal ferramenta é a escolha de um auditor imparcial e que transmita confiança. Sendo assim, essa pessoa deve focar exclusivamente nos processos da empresa, e não buscar um responsável pelos problemas.
Dessa forma, os colaboradores envolvidos com os processos se sentem mais confortáveis e são mais transparentes em repassar informações válidas ao auditor. Portanto, a análise que irá acontecer fornecerá dados úteis, permitindo a construção de planos de ação com o objetivo de resolver possíveis pontos negativos que foram percebidos.
Para conhecer ferramentas para priorização e resolução de problemas, veja: MATRIZ GUT: CONHEÇA VANTAGENS E COMO FAZER A SUA
Cuidados ao fazer uma auditoria interna
Para garantir uma auditoria interna eficaz, é fundamental tomar alguns cuidados, como:
- Definir objetivos claros e um escopo detalhado para garantir que a auditoria atenda às necessidades organizacionais.
- Estabelecer um cronograma realista para execução, evitando atrasos e imprevistos.
- Evitar conflitos de interesse, assegurando que os auditores atuem com independência e imparcialidade.
- Manter uma abordagem neutra e objetiva, fundamentando todas as análises em dados e fatos verificáveis.
- Utilizar metodologias apropriadas e seguir padrões reconhecidos, como os estabelecidos pela ISO 19011.
- Registrar todas as descobertas de forma detalhada, garantindo a rastreabilidade e a transparência do processo.
- Garantir conformidade com legislações vigentes, protegendo a organização contra riscos jurídicos e regulatórios.
- Manter um bom relacionamento com os auditados, esclarecendo o propósito da auditoria e fornecendo feedback construtivo.
- Proteger dados sensíveis e evitar a divulgação indevida de informações confidenciais.
- Indicar responsáveis e prazos para correção das não conformidades identificadas.
- Acompanhar as ações corretivas para assegurar a implementação eficaz das melhorias propostas.
- Revisar e atualizar continuamente os processos de auditoria para manter sua eficácia ao longo do tempo.
Seguindo essas diretrizes, a auditoria interna se torna uma ferramenta estratégica para aprimorar a gestão organizacional, promover a melhoria contínua e garantir conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.
Como fazer uma auditoria interna?
Após ter escolhido um bom auditor, podemos passar para o passo a passo para utilizar a ferramenta. Sendo assim é necessário seguir alguns procedimentos que visam garantir que as informações adquiridas sejam coerentes e relevantes, permitindo que elas sirvam de base para as recomendações e conclusões. Para isso, é preciso:
1 – Definir os objetivos da auditoria interna
O gestor da empresa ou do setor em que foi solicitado a auditoria deve ter bem definido quais resultados espera alcançar com essa ferramenta e repassar para o auditor.
Para realizar bem sua função, o auditor precisa identificar oportunidades de melhoria, corrigir falhas e propor mudanças. Para isso, é essencial entender quais melhorias são esperadas e quais mudanças o gestor está disposto a implementar. Esse alinhamento permite definir as prioridades da auditoria com mais clareza.
2 – Fazer um planejamento
Após definir as prioridades no uso da ferramenta, é hora de estruturar um plano de desenvolvimento que oriente como o processo será conduzido. Esse planejamento deve ser feito com antecedência e contar com a participação dos colaboradores. Nesse momento, é fundamental criar um ambiente em que todos se sintam à vontade para contribuir.
Quer saber mais sobre ferramentas de planejamento? Veja: 5W2H: CONHEÇA AS 7 PERGUNTAS PARA ENCONTRAR SOLUÇÕES
3 – Montar um cronograma
Transforme o que consta no seu planejamento em um cronograma, estabelecendo etapas consecutivas, de forma a abarcar todas as prioridades pré-definidas. Dessa forma, deve-se procurar construir um cronograma fluído, permitindo um fluxo de atividades coerente e uma boa execução da auditoria.
4 – Criar um checklist
Nesse passo, é importante definir um documento personalizado à realidade da empresa, com certa antecedência, elencando características das áreas incluídas da auditoria. A partir disso, o auditor possuirá uma base de dados que o auxiliará a fazer perguntas com mais clareza e assertividade no momento da entrevista com os colaboradores.
5 – Elaborar o relatório e o plano de ação
Depois de concluir todas as etapas anteriores, é hora de colocar as informações em prática. Para isso, é importante elaborar um plano de ação que organize todos os pontos identificados, descrevendo cada problema e o motivo das ações propostas.
Para que uma auditoria interna seja bem-sucedida, é essencial contar com ferramentas eficazes que auxiliem no monitoramento e na organização dos processos. A Planilha de Controle de Pedidos é um recurso valioso para registrar informações detalhadas, acompanhar pedidos e garantir a rastreabilidade das operações. Utilize essa ferramenta para otimizar sua auditoria interna e fortalecer a gestão da sua empresa!
