FOLHA DE VERIFICAÇÃO: O QUE É, COMO FAZER E EXEMPLOS

Tempo de Leitura: 9 minutos

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O que você vai aprender

As Sete Ferramentas da Qualidade são imprescindíveis na conjuntura atual, tendo em vista a importância de uma gestão da qualidade eficiente para que a empresa alcance um alto nível de competitividade empresarial.
A folha de verificação é uma destas ferramentas, sendo uma das mais utilizadas entre elas devido a sua importância e facilidade de implementação.

Neste texto, você irá entender o que é a folha de verificação e qual seu objetivo, além de quais as vantagens desta. Assim, você irá, também, aprender a como aplicá-la na sua empresa.

 

O que é folha de verificação?

A folha de verificação, também chamada de lista de recolhimento de erros e checklist de defeitos, é, basicamente, um material para a coleta de dados.
Esta pode ser desenvolvida em formatos diversos, sendo adaptável à necessidade da empresa e podendo ser em forma de  tabela, planilha ou formulário. Assim, são planejadas de forma a padronizar e facilitar ao máximo esse registro.
Nesta ferramenta, os dados são preenchidos de forma rápida e concisa. Visto que as folhas são planejadas de forma a simplificar o preenchimento e evitar que o usuário tenha de escrever informações repetidas, evitando o retrabalho.

Em suma, o grande objetivo da ferramenta é auxiliar na gestão da qualidade empresarial, visando maior sucesso de mercado à empresa e menores desperdícios.

Leia também:  Engenharia da Qualidade: Responsável pela excelência em produtos e serviços.

 

Folha de verificação: para que serve?

Assim, a folha de verificação tem como objetivo a coleta organizada de informações e, consequentemente, a análise destas. Esta possibilita, então, uma gestão baseada em dados, tomadas de decisões e ações de melhoria contínua.

Por conseguinte, a folha de verificação é o ponto de partida de muitas análises, proporcionando a transformação de opiniões e observações em dados. Por meio do uso dela, pode-se acompanhar processos de forma a entender se há variações ou defeitos de forma fácil. 

Assim, a folha de verificação pode ser usada para verificar a quantidade de defeitos e onde estão localizados, acompanhar a realização de tarefas, entender a distribuição de probabilidade de um processo, entre outros.

 

Como funciona a folha de verificação?

Não existe somente um único padrão para a implementação dessa ferramenta, sendo adaptável a diversas realidades.

Entretanto, a base de seu funcionamento se dá a partir da identificação do que deve ser medido. Isso feito, cabe ao responsável desenvolver uma folha de verificação no formato adequado a necessidade, visando simplificar a coleta de dados.

Com a folha desenvolvida para a conjuntura em questão, os responsáveis pela coleta ficam encarregados de preenchê-la enquanto o processo ocorre em tempo real.  Como a folha visa uma coleta simples e prática, o uso da ferramenta não chega a atrapalhar o processo.

Após a coleta de uma amostra de tamanho suficiente os gestores podem, então, analisar os dados coletados. A partir disso, têm o conhecimento necessário para tomar decisões e implementar melhorias assertivas.

 

Quais as vantagens da folha de verificação?

A folha de verificação torna prática a coleta de dados. Assim, ela viabiliza uma coleta em tempo real sem dificuldades, ao propiciar uma estrutura organizada de coleta.

Ademais, ela pode permitir uma rápida percepção da realidade e uma imediata interpretação da situação, ajudando a diminuir erros e confusões. Com isso, ela gera otimização de tempo, geração de dados concretos e uma visão analítica aos usuários.

A folha de verificação, em suma, traz como benefício uma simples e visual análise dos dados coletados. Desta maneira, possibilita a identificação de problemas, suas causas e a frequência com que ocorrem. 

Além do mais, a folha de verificação consegue se relacionar com diversas outras ferramentas da qualidade. Com isso, tornando-se essencial para uma eficiente gestão da qualidade dentro das organizações. 

 

Quando usar a folha de verificação?

A ferramenta em questão permite o entendimento rápido das causas e consequências de problemas existentes. Dessa forma, facilitando a visão sistêmica dos gestores sobre a realidade dos processos. 

Assim, a folha de verificação mostra-se relevante em diversos contextos, principalmente em momentos nos quais se perceba flutuações na qualidade dos produtos e serviços ou falta de padronização nos processos.
Por conseguinte, situações em que a instituição receba reclamações de clientes ou funcionários, ou perceba alto nível de defeitos ou baixa padronização das operações, indica-se o uso da lista. 

Nessas conjunturas, as folhas tendem a propiciar uma base de dados para uma eficiente implementação de melhorias. Dessa forma, visando evitar os problemas percebidos, já que entende a recorrência de falhas e o nível de conformidade das operações.

 

Tipos de folha de verificação

TIPO 1: Para distribuição de frequência de um item

Este tipo estuda a distribuição dos valores em relação a alguma variável dentro do processo, visando entender a interferência desta variável. Assim, essa folha permite que os dados sejam classificados exatamente no instante em que são coletados.

 

TIPO 2: Para classificação de defeito

Este tipo de lista de verificação permite listar a quantidade de defeitos para cada item inspecionado, evidenciando a frequência de cada tipo de defeito. Desta forma,  possibilita uma estratificação dos dados para auxiliar a otimizar as ações corretivas. 

 

TIPO 3: Para localizar defeitos

Este tipo estuda não apenas o números de defeitos, mas também mostra exatamente onde está o problema. Assim, permite a identificação e o registro da localização física das não conformidades, defeitos, acidentes ou outros tipos de observação.

 

TIPO 4: Para acompanhar etapas

Outro tipo é o acompanhamento de etapas, que permite controle por parte dos gestores do cumprimento de tarefas, condições e prazos. É um tipo simples de folha e amplamente utilizado em diversos setores.

 

Como fazer uma folha de verificação?

Apesar de não existir um modelo padrão de folha de verificação, alguns passos podem ser seguidos para criar uma folha de verificação:

 

Passo 1: Definir o objetivo da coleta de dados

O primeiro passo a ser realizado é definir quais análises são necessárias para suprir a necessidade em questão. Para isso, pode-se utilizar de métodos como o brainstorming

Assim, a partir dessa decisão, pode-se entender quais os dados que devem ser coletados e quais informações devem constar na folha de verificação. 

 

Passo 2: Escolher o tipo de folha

A partir dos tipos citados anteriormente, deve-se entender qual destes melhor se encaixa na conjuntura em questão. Com isso, visa coletar os dados de forma eficiente, tornando viável as análises posteriores.

 

Passo 3: Construir a folha de verificação

Nesta etapa, pretende-se realizar a construção de um material simples de preenchimento prático. A folha deve ser bem organizada, com títulos e espaço suficiente para a escrita dos dados. 

Além das informações específicas de cada tipo de folha e objetivo da empresa, algumas informações normalmente estão presentes nas folhas. Como o responsável pela coleta, o que deve ser coletado, onde deve ser coletado e datas das coletas. 

 

Passo 4: Orientar e Testar

Com a folha construída, sugere-se que seja realizado um período de teste da coleta com a folha, para que se possa ajustar o material caso os gestores e responsáveis julguem necessário. 

 

Ademais, é importante que os responsáveis pela coleta sejam orientados sobre o objetivo do registro e a forma de fazê-lo para que a utilização da ferramenta seja otimizada.

 

3 ferramentas para fazer folha de verificação

Como citado, a folha de verificação se relaciona com diversas outras ferramentas. Assim, para uma boa aplicação desta, recomenda-se o uso de recursos como os a seguir:

 

1 – Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto permite a fácil visualização e compreensão dos problemas e causas mais relevantes para a organização. Assim, ele mostra-se interessante na hora de decidir quais os pontos são significativos a se estudar e solucionar por meio da folha.

 

2 – Estratificação

A estratificação consiste em dividir um grupo heterogêneo em subgrupos homogêneos internamente (estratos) e heterogêneos entre eles. De modo a classificar os elementos segundo características em comum. 

Desta forma, mostra-se essencial para entender o impacto de variáveis em um grupo, e para ter uma visão mais clara de onde está a causa do problema. Por conseguinte, o uso da estratificação é muito importante para o desenvolvimento de folhas de verificação eficiente.

 

3 – Diagrama de Ishikawa

Esta outra ferramenta da qualidade busca organizar as informações de maneira visual e identificar as principais causas de um determinado problema. Por conseguinte, o Diagrama de Ishikawa é amplamente utilizado juntamente da folha de verificação.

 

Como analisar folha de verificação?

Desta forma, após a aplicação da folha e a coleta dos dados, cabe aos gestores responsáveis analisar os resultados obtidos. Para uma análise e utilização eficiente da folha de verificação, seguem algumas dicas:

 

  • Não entender apenas qual o resultado, mas também, quais as causas deste – para isso, pode-se utilizar de outras ferramentas da qualidade, muitas já citadas;
  • Agir a partir do entendimento do problema – após reconhecimento da dor, os gestores devem agir para solucioná-la, podendo utilizar de métodos como as metodologias ágeis.
  • Basear as decisões a partir dos dados obtidos – os resultados das folhas de verificação são de suma importância para o planejamento estratégico dos gestores e da instituição, portanto, devem ser utilizados para este fim.

 

Exemplo de folha de verificação

A seguir, tem-se um exemplo de folha de verificação, do tipo de classificação de defeitos. Nesse cenário, uma empresa de peças plásticas vêm recebendo diversas reclamações de seus clientes em relação à qualidade das peças. Porém, não conseguem localizar quais são os erros e defeitos de seus produtos.

Desta forma, por meio da utilização da folha de verificação a seguir, estas respostas poderão ser encontradas. Os funcionários da empresa registraram, a partir dela, todos os defeitos encontrados, e suas classificações.

Desta forma, percebe-se que, nesse exemplo, o defeito mais recorrente foi o de Trinca na Tampa do produto. Por conseguinte, com essa informação, os gestores da empresa poderão tomar atitudes para remediar este fato, com uso de ferramentas como o Ciclo PDCA.

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