A automatização é o processo de substituição parcial do trabalho braçal e repetitivo humano por máquinas e outras tecnologias que fazem a mesma tarefa de forma mais rápida, precisa e eficiente.
É uma estratégia muito usada na Engenharia de Produção para aumentar a produtividade e reduzir os custos de uma empresa. A automatização é fundamental para que a marca ganhe uma vantagem competitiva e possa oferecer uma melhor qualidade de produto a preços mais baixos.
Automação X Automatização:
Os termos costumam ser confundidos com frequência, vamos entender de uma vez por todas a diferença entre um e outro.
A automatização busca otimizar a cadeia de produção adicionando elementos tecnológicos programados para auxiliar em atividades repetitivas. Entretanto, diferentemente do caso da automação, a automatização requer a interação humana direta e constante.
A automação é o estado final da automatização, ou seja, quando todas as etapas manuais forem automatizadas, o sistema vai ter uma automação completa.
Dessa forma, é responsável por criar um sistema que realiza processos sem precisar de praticamente nenhuma intervenção humana. É um sistema inteligente que integra várias tecnologias que funcionam de maneira automática, podendo inclusive auto-analisar seu desempenho e tomar decisões sozinho.
Para ficar ainda mais clara a diferença entre os termos, podemos usar o exemplo de uma cafeteira, ao invés de realizar todo o processo de preparo de um café manualmente, podemos utilizar uma cafeteira comum, na qual adicionamos o insumo, acionamos o aparelho e a máquina faz o restante por você. Esse seria um exemplo de automatização.
No caso da automação, a cafeteira é inteligente, possui os insumos e instrumentos necessários para fazer e sabe em quais momentos do dia você costuma beber café, deixando-o pronto sem que você precise fazer algum preparo, nem mesmo pegar a xícara. Ela também teria um sistema para avaliar se os horários de consumo de café estão realmente condizentes com a realidade, podendo realizar auto-melhorias conforme as inconsistências aparecem.
Automatização de Processos:
A gestão por processos tem como uma de suas estratégias o uso da automatização para otimizar os vários processos presentes em uma empresa. Para isso, alguns passos devem ser seguidos:
- Mapear os processos: Para organizar os processos de uma empresa e melhor compreendê-los, existem os mapeamentos de processos. Eles fazem o uso de ferramentas como o fluxograma de processos ou o BPMN, por exemplo, para representar as etapas de forma mais clara e sistêmica.
- Identificar possíveis melhorias: depois de mapeados, fica muito mais fácil de encontrar os processos que podem ser automatizados. São aqueles que possuem um padrão que possa ser replicado por máquinas ou ferramentas tecnológicas pré-programadas.
- Prospectar novas tecnologias: quando já identificamos o problema, o desafio passa a ser encontrar quais as tecnologias mais adequadas para solucioná-lo. Na automatização os sensores, esteiras e maquinários de precisão são alguns dos recursos mais comumente utilizados.
- Observar os resultados: como consequência de uma boa aplicação da automatização nas empresas, ocorre um aumento na produtividade, redução dos custos e melhora da qualidade do produto.
Automatização do Atendimento:
A automatização voltada ao atendimento do cliente é essencial para garantir a satisfação do consumidor e aumentar a eficiência desse setor. Além de facilitar para a empresa, o cliente também vê pontos positivos no quesito de rapidez de resposta e praticidade na hora da compra.
Os caixas de autoatendimento que fazem a leitura dos códigos de barra, chats online que funcionam 24 horas por dia com respostas pré-programadas e as próprias compras online são exemplos de como a automatização contribui para simplificar as atividades de atendimento ao cliente.
Automatização de Tarefas e Planilhas:
A automatização tem relevância até mesmo na otimização de tarefas diárias. O auxílio da tecnologia pode ser importante para reduzir o tempo que gastamos em atividades simples do dia a dia.
As casas inteligentes vêm ganhando maior visibilidade pois podem tornar automáticas as tarefas que repetimos manualmente todos os dias. Como por exemplo, fazer o café, ligar ou desligar as luzes, controle da temperatura ambiente, entre outros.
A automatização também pode estar presente no controle de suas finanças, por exemplo, tornando automático o pagamento das suas contas, evitando atrasos por esquecimento.
Além disso, ela pode auxiliar na integração de várias ferramentas, como automatizar o envio de emails para uma lista de contatos de uma planilha. Outra função útil é usar a automatização para atualizar relatórios e integrar planilhas de diferentes setores, relacionando seus dados.
Erros a evitar na Automatização:
O processo de Automatização tem muitas vantagens, mas para funcionar, é necessário ter atenção para evitar possíveis erros, por exemplo:
- Não preparar os funcionários para as mudanças: a implementação de um sistema automatizado exige a capacitação dos colaboradores para adaptação às novas tecnologias. Não oferecer esse treinamento pode acarretar em situações indesejadas que podem até mesmo causar efeitos contrários aos esperados.
- Não fazer a manutenção do processo: É fundamental fazer o acompanhamento do sistema de automatização para garantir que ele está funcionando e trazendo os resultados planejados.
- Não alinhar as necessidades da implementação com a equipe de TI: Uma comunicação clara é imprescindível para garantir que o sistema de automatização esteja devidamente interligado com o sistema de TI, evitando que problemas inesperados surjam no decorrer do processo.
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