A Modelagem de Processos consiste em uma representação gráfica dos fluxos de uma atividade. Ela permite compreender os processos analisados, bem como otimizar o fluxo de execução, melhorando a comunicação e a gestão de uma tarefa.
O uso da Modelagem de Processos é fundamental para a gestão e a melhoria contínua do processo sequenciado. Desta forma, gerenciar os componentes permite analisar, comparar e comunicar as ações envolvidas, aumentando sua eficiência.
Neste Guia, explicaremos mais sobre o que é Modelagem de Processos, suas funcionalidades e benefícios. Além disso, você conhecerá as principais ferramentas utilizadas para a elaboração de um modelagem, como também dicas e metodologias utilizadas para a elaboração de uma excelente Modelagem de Processos.
O que é Modelagem de Processos?
Modelagem de Processos é o conjunto de representações do processo de uma empresa. Também conhecida pela sigla BPM (Business Process Modeling), este recurso permite a descrição de um fluxo de trabalho, trazendo com detalhes sua execução.
Além disso, a Modelagem de um processo, busca sempre uma análise profunda e funcional de um processo, por isso, um Mapeamento de Processo sempre terá um objetivo a ser guiado, de forma a usufruir o potencial das informações adquiridas.
Diferença entre Mapeamento e Modelagem de Processos:
A Modelagem de Processos também se diferencia de outras ferramentas, como o Mapeamento de Processos, por apresentar um nível mais aprofundado de análise.
Para revisões menos detalhadas, utilizamos o mapeamento, enquanto a modelagem é usada para extrair o máximo de informações sobre uma atividade.
Assim, a diferença entre as duas ferramentas está na aplicabilidade. A modelagem será fundamental na compreensão total das ações executadas, desde os mínimos detalhes. Já o mapeamento é indicado para visões panorâmicas de uma ação.
Benefícios da Modelagem de Processos
A Modelagem de processos traz inùmeros benefícios, entre eles:
- Melhoria da eficiência e produtividade: Uma vez realizada a modelagem, os processos podem ter suas ações revistas e analisadas. Logo, a Modelagem de Processos otimiza fluxos de trabalho e aumenta a produtividade dos componentes.
- Identificação e eliminação de gargalos: Após o sequenciamento das ações, é possível enxergar possíveis falhas no processo. Desta forma, a Modelagem permite enxergar a raiz do problema, bem como pensar na melhor solução considerando o restante da cadeia de ações.
- Aumento da transparência organizacional: Através de sua linguagem sequencial e de seu detalhamento preciso, a Modelagem de Processos auxilia na comunicação das tarefas. Sendo assim, é possível repassar o conhecimento de forma assertiva e delegar tarefas de acordo com a necessidade descrita.
- Apoio na tomada de decisões: O conhecimento rico de um processo é fundamental em uma tomada de decisão. Deste modo, a Modelagem de Processos contribui como a ferramenta perfeita para a análise de informações de uma tarefa, unindo detalhamento e funcionalidade.
Principais ferramentas e metodologias de Modelagem de Processos
Para elaborar uma boa Modelagem de Processos, é essencial a escolha da ferramenta adequada. As principais ferramentas utilizadas para Modelagem de Processos são:
- BPMN (Business Process Model and Notation): utilizado como padrão internacional, o Business Process Model and Notation (BPMN) é considerado uma notação de fácil comunicação e variados níveis de detalhamento.
A notação BPMN utiliza-se de elementos gráficos para representar processos, fluxos, atividades e tomadas de decisão, subdividindo-os os em grupos a fim de facilitar a representação
Quer conhecer um pouco mais sobre BPMN? Acesse o nosso conteúdo sobre essa interessante notação
Referência: BPMN
- Diagrama de Fluxo de Processos (PFD): um PFD é uma ótima ferramenta utilizada para obtenção de uma visão esclarecedora de processos. Suas características auxiliam na identificação de gargalos bem como uma análise crítica, com uma visão clara do processo estudado.
- Diagrama de Rede de Atividades (AND): o AND (Activity Network Diagram) consiste em uma ferramenta valiosa para controle e análise de projetos complexos. Sua metodologia aponta as dependências e interdependências entre as atividades, facilitando o gerenciamento, otimizando riscos e empecilhos.
- Softwares de Modelagem de Processos: ferramenta digital de alta aplicabilidade, uma vez que pode ser integrada a demais sistemas de gestão empresarial. Os softwares de Modelagem de Processos possuem recursos particulares, que permitem uma adaptação facilitada às mudanças propostas, atribuindo grande usabilidade a Modelagem de Processos.
Passo a Passo para a Modelagem de Processos
- Identificação dos processos: compreenda a sequência de ações a ser realizada o processo analisado, isso será fundamental para a funcionalidade e o detalhamento da sua modelagem.
- Coleta de informações: modelagem é sinônimo de detalhes. Ao realizar a sua modelagem, busque coletar dados e informações de todos os processos envolvidos, de forma a torná-lo proveitoso para futuras análises.
- Desenho do modelo inicial: lembra que comentamos que uma Modelagem de Processos envolve um objetivo prévio? Esse objetivo deve ser tratado no desenho do modelo inicial, buscando-se um ponto de partida e um ponto de chegada. Após, deve-se partir para a diagramação inicial das tarefas e averiguar a funcionalidade da modelagem estudada.
- Validação e refinamento: um dos maiores benefícios de uma modelagem é a manutenção do conhecimento e a boa comunicação. Desta forma, procure sempre validar com colaboradores e atuantes da área analisada se o processo está sequenciado corretamente, bem como é fundamental coletar sugestões e experiências da tarefa executada, a fim de refiná-la e torná-la mais otimizada.
- Implementação do modelo: após revisado, é hora de botar tudo em prática! Certifique-se de que todos os processos realizados estão corretamente descritos e coloque a sua Modelagem em ação. Essa é a hora perfeita para confirmar os processos criados e assegurar se não há gargalos a serem preenchidos.
Melhores Práticas para a Modelagem de Processos
- Envolvimento das partes interessadas: uma Modelagem de Processo deve ser realizada para ser precisa e aplicável. Desse modo, é fundamental o envolvimento de atuantes da área a ser estudada, contribuindo com sugestões e experiências e tornando a modelagem útil e funcional.
- Documentação clara e detalhada: a comunicação de uma Modelagem de Processos deve ser clara e assertiva. Uma modelagem perfeita sabe unir riqueza de detalhes com um preciso sequenciamento.
- Revisão contínua e melhoria dos processos: a partir de uma Modelagem de Processos, milhões de possibilidades podem ser exploradas. É preciso estar aberto a um novo olhar constantemente, buscando otimizar, reformular, e até mesmo automatizar seus fluxos de trabalhos.
- Utilização de ferramentas adequadas: a escolha da ferramenta da sua Modelagem de Processos deve ser realizada pensando no objetivo a ser estudado. Esta escolha é crucial para o desenvolvimento da sua modelagem, bem como sua aplicabilidade no futuro.
Erros comuns na Modelagem de Processos e como evitá-los
- Falta de clareza nos objetivos: a falta de clareza nos objetivos pode gerar um sequenciamento ineficaz e incondizente com a demanda realizada. Certifique-se que o objetivo analisado está alinhado com o resultado almejado.
- Ignorar feedbacks dos colaboradores: escutar aqueles que lidam diariamente com a tarefa é crucial para uma boa modelagem. Do contrário o mapeamento não será fiel à realidade, reduzindo drasticamente a sua aplicabilidade, bem como sua funcionalidade.
- Não atualizar os modelos regularmente: não estar aberto a mudanças reduz o potencial de sua modelagem e os benefícios que a mesma trará para seu processo. Com a ausência de atualizações, esse recurso valioso se tornará defasado e ineficiente em um curto espaço de tempo.
- Complexidade excessiva no design do processo: ao executar um Mapeamento de Processo, deve-se pensar em sua usabilidade. informações demasiadas e fora de contexto poderão complexificar uma ação ao invés de otimizá-la.
Estudos de Caso: Sucesso na Modelagem de Processos
- Na EPR Consultoria, observamos os benefícios da Modelagem de Processos na prática! A partir do nosso case MAPEAMENTO DE PROCESSOS DO SETOR DE RELACIONAMENTO COM O CLIENTE você pode acompanhar uma de nossas experiências com este recurso. O projeto foi realizado com base nas etapas de PDCA, visando melhoria contínua e otimização do tempo das tarefas.
Como resultado, nosso cliente obteve uma notável melhoria no custo da produção e no relacionamento com clientes. Além disso, foram entregues indicações de como otimizar o processo e reduzir perdas e tempo gasto em setores secundários.
Conclusão
A Modelagem de Processos é uma ferramenta ideal para a representação gráfica de processos detalhados, servindo de base para estudos e otimização de fluxos de atividade. Seu bom funcionamento está diretamente relacionado com o objetivo a ser conquistado, produzindo através de revisões e análises, suporte para a execução e manutenção de processos.
Caso você busque otimizar seus fluxos de trabalho, melhorar sua eficiência e produtividade e ter uma ferramenta que auxilie na tomada de decisões e garanta transparência organizacional, tenha certeza que a Modelagem de Processos é o que você procura!
Conheça um pouco mais sobre as ferramentas de Modelagem de Processos: Acesse nossos materiais sobre BPMN para aprofundar seus conhecimentos e otimizar seus processos.
Agora que você entendeu sobre modelagem, saiba como fazer a gestão de processos da sua empresa.
