GRÁFICO DE GANTT: O QUE É, PARA QUE SERVE E COMO FAZER

Tempo de Leitura: 6 minutos

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O que você vai aprender

gantt

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta utilizada para gerenciar e acompanhar projetos, contando com datas de realizações e de entregas de tarefas, além de listagem de materiais.

Neste artigo traremos uma análise sobre o que é e como criar um Diagrama de Gantt. Além de explicar como e quando aplicá-lo, apresentaremos as vantagens que a sua utilização proporciona para as empresas.

 

O que é um gráfico de gantt?

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta visual de acompanhamento e de gerenciamento de cronograma de projetos. Nesse sentido, é recomendável que se crie o gráfico específico para o projeto em seu início, contendo lista de materiais, atividades a serem desenvolvidas e áreas envolvidas no processo.

É possível identificar os responsáveis pelas tarefas, bem como classificar a prioridade dos entregáveis e dos processos necessários para um bom andamento do projeto.

 

Gráfico de Gantt: para que serve?

O Gráfico de Gantt serve para organizar e acompanhar o andamento do projeto. Com atenção ao cumprimento dos cronogramas estipulados, o diagrama permite ao gestor do projeto acompanhar o seu andamento. Dessa forma, sendo capaz de averiguar o seu funcionamento, de forma a obter o resultado esperado.

Sendo assim, o Gráfico de Gantt proporciona uma organização das partes envolvidas, habilitando o gestor a perceber possíveis gargalos e, se necessário, cobrar progresso de áreas que não estão cumprindo com suas obrigações.

 

Qual a diferença entre cronograma e gráfico de gantt?

O Cronograma é um calendário elaborado para estabelecer durações de tarefas e datas de entrega destas. A presença de um cronograma é essencial para qualquer atividade a ser desenvolvida, seja ela dentro de um projeto específico ou para uma organização mais constante.

O Gráfico de Gantt, porém, faz o uso do cronograma estipulado para verificar e manter atualizado em qual etapa se encontra o projeto. E assim, avalia de forma visual, se o progresso atingido até o momento é suficiente para prever e evitar atrasos, de modo que as inconstâncias e os imprevistos sejam diminuídos.

 

Benefícios do gráfico de gantt

A avaliação e acompanhamento do cronograma consiste no principal benefício proporcionado pelo uso do Diagrama de Gantt. É nesse quesito que observa-se o valor e a necessidade na criação do Gráfico.

A listagem de materiais utilizados para as atividades consta no diagrama e permite às partes envolvidas saber a quantidade em estoque, proporcionando uma boa gestão de custos para a empresa. 

Outro ponto fundamental é a interdependência entre as tarefas descritas no gráfico. Existe a possibilidade, portanto, de acompanhar diferentes atividades, de distintas áreas, proporcionando multidisciplinaridade e uma completa visão acerca do todo.

 

Quem utiliza o gráfico de gantt?

O Gráfico de Gantt é utilizado por gestores e gerentes de projetos, e também por clientes que acompanham de perto os projetos realizados para eles. 

Evidentemente, os gestores lideram a verificação e visitação dos gráficos. No entanto, nada disso é possível se os encarregados das tarefas não atualizarem ou não acompanharem seus processos. Dessa forma, é necessário que haja a adesão de todos os níveis hierárquicos envolvidos no desenvolvimento de um projeto.

 

Gráfico de gantt como fazer?

É imprescindível o desenvolvimento de listas de materiais a serem utilizados ou, no caso de um processo industrial, fabricados. Além disso, é necessário ter um cronograma para a alocação das tarefas em seus respectivos dias e também criar a relação de responsáveis para cada atividade.

Para a elaboração, seja por software ou de forma manual, cria-se uma tabela e na parte superior deve constar a duração do projeto, e, se necessário, a marcação dos dias. Dessa forma, as tarefas serão alocadas durante os dias, podendo durar mais de um dia, até semanas.

 Em uma coluna à esquerda, deve-se colocar as áreas envolvidas e as tarefas serão colocadas na linha da área pertencente, podendo se ter uma boa visualização de qual área pertence tal tarefa.

Sendo assim, montado o layout do diagrama, basta definir como será feita a atualização dos dados. Em diagramas manuais, pode-se usar post-its de cores diferentes para identificar atividades a iniciar, que estão sendo feitas e finalizadas, proporcionando uma boa distinção visual. 

Para diagramas digitais, pode-se utilizar o mesmo método, mas pintando as células das atividades correspondentes.

 

Como fazer um gráfico de gantt no Excel?

Um dos programas mais utilizados para gestão e organização é o Microsoft Excel e nele também é possível criar um diagrama de Gantt. Para isso, siga os seguintes passos:

Primeiro passo:

Criar uma tabela com os dados a serem analisados no gráfico. Essa tabela pode conter o nome das atividades, suas durações, custos e as datas de início e fim.

Segundo passo:

O próximo passo é acessar a barra de tarefas acima e selecionar “Inserir”, clicar em “Gráficos” e optar pela opção “Barras”. Cabe ao criador do gráfico decidir se quer barras horizontais ou verticais. 

Terceiro passo:

Com o gráfico mostrado na tela, é hora de configurá-lo de forma a usar os valores preenchidos na tabela criada anteriormente. Dê dois cliques na lista de atividades para acessar “Formatar eixo” e selecione “categorias em ordem inversa”. Sendo assim, as atividades serão ordenadas conforme sua data de início, mantendo uma ordem convencionada. 

Quarto passo:

Nas datas mostradas no gráfico clicar 2 vezes e acessar “rótulos” e “posição do rótulo” e selecionar “superior”. Assim, constará, na parte inferior do gráfico, as datas. 

Quinto passo:

Deve-se agora clicar com o botão direito do mouse no setor azul das barras mostradas e abrir “Formatar série de dados”. Determinar, portanto, 100% de sobreposição. Em “preenchimento”, retirar o preenchimento, e em “cor de borda”, selecionar “sem linha”.

Sexto passo:

Por fim, no setor de datas do gráfico montado, informar em “máximo” e “mínimo” as datas extremas do processo, isto é, início e fim.

 

Gráfico de gantt exemplo

Para exemplificar, observamos o gráfico de Gantt abaixo. O mesmo apresenta as barras com porcentagens de progresso e essas proporcionam uma visualização de como os seus processos estão sendo realizados, o que permite identificar possíveis adiamentos e atrasos

Podemos observar também as tarefas a serem realizadas na coluna da esquerda e pode-se notar que a primeira linha agrega todos os processos listados abaixo. Ainda que, seu progresso avance automaticamente conforme os de baixo, pertencentes a esta etapa, também evoluem.

As datas nesse caso foram preenchidas antes mesmo do gráfico, tanto as de início quanto as de fim, o que pode trazer uma visão clara e objetiva da duração de determinado processo. 

exemplo-gantt

 

Como aplicar gráfico de gantt?

O gráfico de Gantt pode ser aplicado em projetos, auxiliando no desenvolvimento do planejamento estratégico da empresa. A ideia do Gráfico de Gantt é justamente proporcionar uma organização e uma previsão do que será produzido e seguido dentro dos prazos estipulados.

O ideal é criá-lo no início dos projetos e utilizá-lo para acompanhar, e se necessário, alterá-lo, caso ocorra alterações no cronograma. Em posse do diagrama, e garantindo que ele seja adotado pelas partes envolvidas, proporciona-se um controle das ações tomadas. 

Isso pode resultar em alterações, revisões de etapas de processo, mas também pode servir como validação de metodologias que foram colocadas em teste. Por fim, proporcionando a consolidação das mesmas na empresa.

 

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