O Lean Office é um conceito oriundo da metodologia Lean adaptado a partir dos princípios do Lean Manufacturing, que tem ganhado espaço no mercado.
De uma maneira geral, empresas procuram reduzir seus desperdícios e aumentar sua produtividade. Aplicando-se o Lean Office, portanto, as empresas podem perceber com clareza desperdícios e agregar benefícios.
A seguir, saiba mais sobre o Lean Office: benefícios do conceito, como aplicar e exemplos na prática.
O que é Lean Office?
O Lean Office é uma ramificação do Lean Manufacturing, que evita desperdícios em processos industriais. Ou seja, ao invés de aplicar a filosofia original à indústria, é aplicado e adaptado ao ambiente de escritório ou espaços administrativos da empresa.
Assim, através do Lean Office é possível visualizar o fluxo de valor nos setores administrativos, aqui sendo o fluxo de informações e de conhecimento. Dessa forma, quando utilizado o Lean Office, é possível otimizar os processos administrativos a fim de diminuir os desperdícios relacionados.
Quando surgiu o Lean Office?
Antes de explicar como e quando surgiu a metodologia, é necessário explicar a origem da metodologia Lean. Nesse sentido, o antecessor surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando Taiichi Ohno e Shigeo Shingo modernizaram a produção da Fábrica da Toyota, em busca de uma maior competitividade.
A eliminação de todos os desperdícios continuamente, com o intuito de fazer mais com cada vez menos, é o princípio do Lean. Dessa forma, a metodologia Lean é uma estratégia de excelência operacional, pela qual busca-se mais qualidade em menos tempo e por um menor custo, não comprometendo a qualidade.
Inicialmente a metodologia Lean teve uso na manufatura, mas com o tempo ela também migrou para o escritório. Dessa maneira, nos ambientes administrativos as etapas de processo nem sempre são tão claras, porém através dessa filosofia se reduz a dificuldade.
Quando utilizar?
Geralmente as empresas possuem diversos processos burocráticos com um alto volume de documentos e atividades desnecessárias. Logo, aplicando-se o Lean Office a redução dessa burocracia passa a ser um dos primeiros pontos de melhoria.
Além disso, através do uso da metodologia ocorre uma mudança de mentalidade para a organização. Isso porque devido a uma nova forma de enxergar as engrenagens do processo, a organização como um todo é transformada, juntamente com seus fluxos de trabalho.
A partir disso, o Lean Office é aplicado através do mapeamento do fluxo de valor. Também leva à melhoria contínua, pois a organização e percepção está desperta para enxergar gargalos.
Lean Office benefícios
A utilização ampla do Lean Office pode ser muito benéfica para uma organização. Além de modificar a cultura empresarial, seu conjunto de práticas traz benefícios financeiros, de eficiência e de qualidade.
Dentre esses benefícios, é possível identificar mais facilmente os físicos, como a reorganização do ambiente de trabalho e o aumento de qualidade. Tornando o escritório mais visual, se reduzem estoques e filas, e a organização acaba também diminuindo o stress dos colaboradores.
Outros benefícios não tão visíveis, porém percebidos junto às mudanças, são a redução de etapas do processo e a padronização de documentação. Assim, o diálogo entre os colaboradores é aprimorado, o que torna o processamento de informações mais rápido.
Desperdícios Lean Office
Os desperdícios relacionados ao ambiente administrativo são diversos. Portanto, deve-se partir do princípio e reconhecer o mapeamento de fluxo de valor (MFV). Além de identificar as atividades que são realmente necessárias. A partir disso ir eliminando o que não agrega valor aos processos, com o pré-requisito de ter revisão contínua.
Segundo a filosofia Lean, existem 8 desperdícios:
Como aplicar Lean Office?
Para a aplicação do Lean Office é fundamental entender e identificar o fluxo de valor no ambiente administrativo. Após reconhecido o que agrega valor aos processos, parte-se para a implementação de ferramentas que auxiliam na eliminação ou pelo menos reduzem os desperdícios, como o Método 5S, Seis Sigma e Kanban.
Além da utilização dessas ferramentas deve-se estabelecer um fluxo contínuo das atividades, que não devem ter interrupções. Para isso a mudança cultural é essencial para não se promoverem ruídos. Com a aplicação de uma ou mais ferramentas enxutas, é necessário a partir daí, padronizar este novo modelo do processo de tal forma que seja viável e estável para todos os envolvidos.
E por diante o ciclo de melhoria não deve parar. Com as melhorias aplicadas no processo segue a busca contínua por um desempenho maior, sempre adaptando quando necessário.
Lean Office exemplos
Um exemplo de Lean Office em processos administrativos é o método aplicado para a redução da quantidade de atividades para a entrega do produto ou processo, assim focando em apenas no que agrega valor.
Em um case feito pela EPR foi aplicado um estudo de mapeamento de fluxo de valor, etapa fundamental do método de Lean Office, com finalidade de aumentar o entendimento dos processos e descobrir possíveis melhorias. Através desse estudo identificaram-se mais de 60 pontos de melhorias e sugestões para os problemas encontrados.
