O estabelecimento de padrões a serem seguidos dentro de uma empresa resulta na diminuição de falhas durante processos e, consequentemente, do retrabalho e de custos. Dentro disso, destaca-se a padronização dos processos como uma alternativa de organizar o fluxo de trabalho, levando a empresa a aumentar sua eficiência e produtividade.
Nesse texto, explicaremos o que é a padronização de processos, sua importância e benefícios, assim como métodos para aplicá-la dentro da sua empresa.
O que é padronização de processos?
A padronização de processos consiste no método de formalizar e uniformizar as diferentes atividades que ocorrem na empresa ao longo de todo seu processo. Dessa forma, obtém-se um padrão a ser seguido pelos seus colaboradores.
A padronização de um processo implica na definição de etapas, tarefas e regras a serem seguidas de forma a otimizá-lo e facilitá-lo. Logo, é um passo para atingir um padrão de excelência dos seus produtos ou serviços.
Dessa forma, na medida em que há uniformização de cada etapa, podemos identificar mais facilmente a estrutura de melhor qualidade e custo-benefício.
Importância da padronização de processos
Uma empresa que não padroniza seus processos está suscetível a uma grande variabilidade na qualidade de seu produto ou serviço. Isso é plausível pois, sem um modelo de execução definido, não há uma previsibilidade assertiva sobre a qualidade do produto final.
Ao aplicarmos a padronização de processos no fluxo de trabalho, temos maior controle sobre a produção, diminuindo a variação causada pela desorganização e reduzindo retrabalhos. Além disso, a aplicação da padronização de processos gera uma maior conexão entre setores e um consequente aumento de conhecimento de todos os colaboradores.
No momento em que todos têm acesso aos modelos padronizados de cada processo, cada funcionário pode criar uma conexão entre seu setor de atuação e os demais. Dessa forma, passando a entender melhor qual a importância e relevância do seu papel dentro de todo o fluxo e gerando uma maior motivação em cada colaborador.
Quais os benefícios da padronização de processos?
Agora que já sabemos das vantagens de aplicar a padronização de processos na sua empresa, vamos ver um pouco mais sobre os principais benefícios que ela traz!
1 – Facilidade no treinamento de novos colaboradores
Com os processos da empresa padronizados, a entrada e treinamento de novos colaboradores será mais ágil e eficiente. Isso acontece porque todos os processos que o funcionário deverá aprender estarão registrados e padronizados, facilitando seu entendimento e diminuindo a necessidade de um treinamento maçante e complexo.
2 – Diminuição de falhas e retrabalhos
Um processo padronizado é um processo que dificilmente enfrentará grandes retrabalhos. Uma vez que a qualidade do produto é aprovada pelos clientes e o processo é padronizado com base nele, a satisfação dos consumidores seguirá a mesma, não precisando de retrabalho.
3 – Aumento da produtividade e diminuição de custos
O aumento da produtividade é uma consequência da combinação dos diversos benefícios que a padronização de processos traz. Por exemplo, a maior agilidade em realizar tarefas que já estão definidas de forma clara e a sua junção com a diminuição de retrabalho geram um grande nível de produtividade num processo.
Consequentemente, há uma diminuição de custos no processo, pois menos tempo e recursos serão perdidos ao longo de todo o fluxo.
Quais processos podem ser padronizados?
Dentro de uma empresa, podemos escolher desde os processos mais críticos até todos os processos que ocorrem ao longo de cada setor da empresa para serem mapeados. Isso depende da necessidade de cada negócio. Logo, qualquer processo relevante para o fluxo do trabalho pode ser padronizado e trará benefícios como os já citados.
Mesmo assim, podemos obter uma ordem de relevância de quais processos precisam ser padronizados com mais urgência. Leva-se em conta, por exemplo, processos que impactam diretamente no resultado entregue ao cliente ou processos rotineiros que fazem parte de todo o dia a dia da empresa.
Quais são os métodos de padronização de processos?
Existem alguns métodos de padronização de processos como mapeamento, treinamentos, formalização e delegação de tarefas, que serão detalhados a seguir.
Mapeamento de processos
Mapear processos é um método comumente utilizado para padronização pela sua eficiência em descrever cada processo. Pode ser feito através da formulação de mapas de cada setor ou por mapas de macroprocessos individuais que envolvem várias áreas.
Ele é um método importante pois permite avaliar o que pode ser feito de diferente em cada processo. A partir das informações através dele coletadas, pode-se padronizá-los da maneira que garante maior qualidade e eficiência.
Treinamentos
Treinar os colaboradores a seguirem um mesmo padrão em suas tarefas é parte fundamental na padronização de processos. No momento em que os funcionários são os principais responsáveis por realizar o dia a dia de cada processo, isso é, de fato, o que vai garantir a efetivação dessa técnica dentro da empresa.
Formalização
Consiste em formalizar, através de documentação, os métodos aplicados dentro da empresa e que foram observados ao longo do mapeamento.
Delegação de tarefas
Definir quais tarefas devem ser responsabilidade de quais colaboradores ajuda a manter a clareza do fluxo dentro da empresa. Assim, em caso de erro em qualquer subprocesso, já está definido a quem deverá recorrer para resolvê-lo.
Como padronizar os processos de uma empresa?
A seguir, veja alguns métodos para ajudar a padronizar processos dentro de uma empresa.
Defina objetivos e prioridades
Por mais que a padronização de processos possa trazer diversos benefícios simultâneos, muitas vezes é necessário definir qual o seu principal objetivo ao aplicá-la na empresa.
Por exemplo, definir se agora a sua prioridade é diminuir o tempo do processo ou reduzir seus custos. Assim, com um objetivo claro, direciona-se a padronização à resolução do problema.
Escolha a ordem das atividades
Um ponto fundamental para dar início à padronização é definir quais macroprocessos ou setores serão mapeados primeiro. É possível começar tanto do maior e mais complexo processo até do mais simples e rápido de coletar dados, de acordo com o que faz sentido dentro da sua empresa.
Faça o mapeamento AS IS e TO BE dos processos
Mapeamento AS IS consiste em formular mapas que retratam cada processo exatamente como é feito hoje, sem aplicar melhorias. Isso é feito através de entrevistas em cada setor para a coleta de dados e é importante para vermos em quais processos existem gargalos que podemos eliminar.
Posteriormente, é possível padronizar os processos, direcionando o produto/serviço a um padrão de excelência. Assim, após identificarmos pontos de melhorias podemos desenhar um novo mapa, dessa vez o mapa TO BE, que já consiste no padrão que deve ser aplicado dentro da empresa.
Documente os métodos definidos
Com os processos mapeados, devemos colocar em documentos cada método definido como padrão e que serão utilizados para realizar cada um deles. Assim, os colaboradores sempre poderão ter acesso. Uma das principais maneiras de documentação é a notação BPMN, que será detalhada mais adiante.
Treine seus colaboradores
Com os padrões de processos definidos e documentados, chegou a hora de compartilhá-los de forma clara com cada colaborador e treiná-los para realizar suas funções. É importante que todos os funcionários tenham acesso a todo o processo para, assim, poderem fazer conexões entre as suas atividades e as dos demais setores da empresa.
3 ferramentas para padronização de processos
Existem diversas ferramentas que ajudam a padronizar processos. Algumas das mais conhecidas são o Ciclo PDCA, o BPMN e o 5W2H, que serão detalhados em seguida.
1 – Ciclo PDCA
O PDCA é uma ferramenta que nos ajuda a controlar a padronização de um processo por etapas de acordo com suas siglas.
P (plan) significa planejar o que será feito para implementar as melhorias desejadas; D (do), executar o que foi planejado; C (check), checar os resultados obtidos; A (act), agir, tomando a decisão de tornar o processo melhorado como padrão se o resultado for positivo ou de reiniciar o ciclo caso for negativo.
2 – BPMN
BPMN significa notação de modelagem de processos de negócio, ou seja, é um método de representar visualmente, através de ícones e elementos, o fluxo de cada processo. Ele pode ser aplicado na fase de mapeamento. Essa ferramenta é destaque no mercado pois permite entendimento claro do mapa da empresa.
3 – 5W2H
Consiste numa ferramenta de 7 perguntas que direcionarão a sua padronização. São elas: What? (o que será feito?), How? (como será feito?), Why? (por que deve ser feito?), Where? (onde será feito?), Who? (quem fará?) e How Much (quanto custará?). As respostas garantem um controle sobre toda a padronização.
Exemplos de padronização de processos
Agora, para finalizar, vamos ver alguns exemplos de como inserir a padronização de processos em empresas. Vamos supor que você tenha um restaurante com certo número funcionários que desempenham diferentes funções, ao mesmo tempo em que servem, por exemplo, também ajudam a finalizar a preparação dos pratos.
Assim, você enfrenta um problema de tempo longo para a entrega do seu produto/serviço, perdendo a qualidade por culpa da falta de processos individuais definidos. Como solução, você pode decidir padronizar seus processos, estabelecendo o melhor jeito de realizá-los e definindo qual funcionário terá qual função.
Como outro exemplo, podemos trazer uma indústria calçadista cuja fábrica possui muitos funcionários. No processo da fabricação de tênis, cada colaborador segue um método diferente para a costura. Quando há um erro no produto final, os demais funcionários não sabem como resolvê-lo, pois utilizam um método diferente daquele.
Dessa forma, se há uma padronização do processo de costura de tênis dentro dessa indústria, haveria uma resolução mais rápida e um menor retrabalho. Isso ocorreria pois qualquer colaborador teria ciência de qual etapa do processo falhou, podendo repeti-la.
Um ótimo jeito de começar a padronização de seus processos é realizando um Mapeamento de Fluxo de Valor. Baixe nosso e-book e saiba como fazer um!
