A gerência de processos e indicadores compreende a parte tática gerencial de comando de processos. “O que não pode ser medido não pode ser melhorado”. Essa base nos direciona no sentido de escolher os melhores indicadores para nos alertarem de quais os principais fatores a serem analisados quando há um olhar crítico para melhorias. O objetivo então passa a ser a gestão dos processos individuais mais debilitados no sentido de melhorar o fluxo geral analisado.
Processos despadronizados, com operações com desempenho distinto entre diferentes colaboradores, impactando na eficiência do processo geral e na qualidade do produto final.
Documentação completa do processo, definindo seu modelo ideal e padronizando através de cartas instrutivas aos colaboradores.
Indefinição de metas e do acompanhamento da eficiência de cada operação e setor da empresa, sem análises quantitativas e avaliação do desempenho de cada processo.
Criação de métricas e de indicadores que permitem um controle mais assertivo por parte dos gestores, viabilizando a visão sistêmica da empresa e uma tomada de decisão pautada em dados.
Processos complexos sem definição de lead time e com alto número de atividades com baixa agregação de valor, impossibilitando a definição concreta da duração de cada operação e identificação de gargalos produtivos.
Cronometragem e documentação das etapas do processo produtivo, classificando-as com base em sua importância e definindo a duração total do processo, propondo melhorias que tornem seu fluxo mais fluido e que reduzam o impacto dos gargalos produtivos.
O Mapeamento As Is compreende o mapeamento da situação atual de um processo administrativo ou produtivo. Por meio de entrevistas com os colaboradores e coleta de informações, é possível dispor graficamente o processo por inteiro, utilizando a notação BPMN padrão para mapeamento de processos. Com isso, é possível entender o sequenciamento das atividades, os seus responsáveis, e todas as variações do processo.
O Mapeamento To Be compreende a modelagem da situação futura do processo organizacional, ou seja, são apresentadas as melhorias baseadas nos gargalos encontrados no Mapeamento As Is. Nele é apresentada a previsão do impacto de mudanças futuras no processo antes que elas sejam concretizadas. Ele esclarece como, estruturalmente, pode-se alcançar o estado desejado nos processos.
O Mapeamento de Fluxo de Valor (também conhecido com Value Stream Mapping) é um recurso essencial para identificar gargalos no processo. Escolhe-se um produto e é realizada uma análise de todo seu fluxo produtivo, identificando pontos que agregam ou não valor ao resultado final. Através dos dados do processo, obtém-se uma visão sistêmica da perspectiva do cliente, direcionando a gerência para os pontos de atenção com assertividade.
O dashboard de indicadores é uma ferramenta que permite monitorar, em tempo real, o andamento e a evolução de diferentes setores e suas atividades. Nele, os dados são organizados de maneira clara e objetiva, uma vez que são criadas métricas relacionadas à estratégia da empresa. Através delas, os gestores da empresa têm um controle mais assertivo e transparente, pautando suas tomadas de decisão em dados.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de instruções que documenta uma rotina ou atividade rotineira dentro de uma organização. A formulação de uma POP inicia com um entendimento do processo, onde será possível entender as suas entradas e, bem como, seus objetivos e relação com o resto das atividades. Alguns dos componentes presentes nas POP’s são: nome da atividade, documentos necessários, peças e materiais utilizados, passo a passo do procedimento, cuidados necessários, etc.
O Caderno de Melhorias é um documento que visa compilar sugestões de melhorias pertinentes ao funcionamento da empresa. Ao longo do projeto, a equipe EPR levanta observações relacionadas à segurança, ergonomia, clima organizacional e disposição do ambiente de trabalho, destrinchando-as em 4 pilares fundamentais: por que mudar, como ficará, o impacto e a viabilidade. Com o Caderno de Melhorias, é possível solucionar problemas rotineiros que possam prejudicar a produtividade e a fluidez do processo.
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