Backlog é uma lista ordenada de itens que representam o trabalho a ser realizado pela equipe do projeto. Estes itens podem incluir funcionalidades, melhorias, correções de bugs e outras tarefas que agregam valor de um produto ou serviço.
O backlog é uma ferramenta essencial em metodologias ágeis e gerenciamento de projetos, servindo como um guia para o desenvolvimento contínuo e a entrega de valor incremental ao cliente. Ele deve ser constantemente revisado e priorizado para refletir as necessidades e prioridades atuais do projeto. Com ele é possível manter a equipe alinhada, além da garantia da entrega no prazo.
No texto abaixo serão vistos os tipos de backlog e como funcionam, além da sua importância, benefícios e como calculá-lo.
O que é backlog?
O termo, na tradução literal do inglês, significa “lista de pendências”. Essas pendências são classificadas como internas, sendo da própria empresa, ou externas, sendo diretamente de clientes.
Ao registrar essas pendências, é importante saber a data de solicitação, pois assim podemos controlar quanto tempo estão abertas.
Quanto mais requisições abertas, pior é para a imagem da empresa, pois pode ser interpretado como falta de comprometimento. Assim, a satisfação dos clientes é negativamente afetada e como consequência, o sucesso do projeto também.
Em síntese, o backlog é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de projetos e produtos que ajuda a manter a equipe alinhada em relação aos objetivos do projeto, garantindo que as tarefas sejam entregues no prazo e com a qualidade esperada.
Qual a importância do backlog para as empresas?
De antemão, ele é crucial para empresas que desejam manter seus projetos organizados, transparentes e entregues no prazo. A ferramenta fornece uma visão clara das tarefas e requisitos necessários para o desenvolvimento do produto ou projeto.
Isso permite que a equipe de desenvolvimento priorize e gerencie o trabalho de forma eficiente, entregando uma mercadoria final de alta qualidade dentro do tempo estabelecido.
Além disso, o backlog é uma forma de comunicação entre a equipe de desenvolvimento e os stakeholders do projeto. Ao mantê-lo atualizado e transparente, o time pode mostrar o progresso do trabalho e manter os stakeholders informados sobre o que está sendo feito.
Dessa forma, isso ajuda a garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página e que o projeto esteja avançando na direção certa.
Como o backlog funciona?
A equipe de desenvolvimento normalmente mantém o backlog em ordem de prioridade, com as tarefas mais importantes e de maior impacto no produto final no topo da lista.
À medida que eles trabalham em uma tarefa, ela é movida para a coluna “em andamento” ou “em progresso”. Assim, indicando que está sendo executada no momento. Quando a tarefa é concluída, ela é movida para a coluna “concluída” ou “feita”.
Logo, a ferramenta é dinâmica e pode ser atualizada à medida que novos requisitos ou mudanças surgem. Isso permite que a equipe de desenvolvimento se adapte a mudanças no projeto e priorize o trabalho com base nas necessidades atuais.
Dessa forma, a revisão é regular durante as reuniões de sprint. Assim, garantindo que a equipe de desenvolvimento esteja no caminho certo e trabalhando nas tarefas mais importantes no momento.
Backlog nos Métodos Ágeis: como implantar.
Para implementar o backlog de forma eficaz em metodologias ágeis como Scrum e Kanban, é essencial entender como ele se integra ao processo de desenvolvimento.
No Scrum, o backlog é dividido em Backlog do Produto e Backlog da Sprint, servindo como uma lista de itens priorizados que a equipe precisa concluir.
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Já no Kanban, o backlog ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e identificar gargalos. Ambas as metodologias utilizam o backlog para garantir que as tarefas mais importantes sejam executadas primeiro, otimizando o fluxo de trabalho e a entrega de valor ao cliente.
Conheça os benefícios do backlog para a logística
Um backlog bem estruturado pode trazer vários benefícios para as empresas. Em primeiro lugar, ele ajuda a garantir que a equipe de desenvolvimento esteja trabalhando nas tarefas mais importantes e com maior impacto no produto final.
Portanto, significa que o produto será entregue dentro do prazo e com a qualidade esperada, o que é essencial para manter a satisfação do cliente e a reputação da empresa.
Outro benefício importante de um backlog bem estruturado é que ele permite uma melhor gestão de riscos. Com um backlog claro e organizado, a equipe de desenvolvimento pode identificar riscos com mais facilidade e agir rapidamente para minimizá-los.
Isso é especialmente importante em projetos de grande porte, onde uma falha pode ter um impacto significativo no prazo ou no orçamento do projeto. Por fim, um backlog bem desenvolvido pode ajudar a aumentar a eficiência da equipe de desenvolvimento. Com uma lista clara e organizada de tarefas a serem realizadas, a equipe pode trabalhar de forma mais produtiva e com menos interrupções.
Dessa forma, o trabalho será concluído mais rapidamente e com menos desperdício de tempo e recursos.
Conheça outros tipos de backlog
O backlog de produto, o sprint backlog e o backlog de manutenção são termos comuns na metodologia ágil de desenvolvimento de produto. Cada um deles tem uma função específica, mas todos eles têm em comum o fato de serem uma lista com ordem de tarefas ou itens que necessitam realização.
Logo, o backlog de produto é uma lista de itens que descreve as funcionalidades que devem ser entregues no produto final. Ele é mantido e atualizado pelo proprietário do produto e pela equipe de desenvolvimento.
Já o sprint backlog é uma lista de tarefas que a equipe de desenvolvimento deve realizar durante um sprint específico.
O sprint backlog é gerado a partir do backlog de produto, com a equipe de desenvolvimento selecionando as tarefas que são mais importantes e que podem ser realizadas durante o sprint atual.
Nesse sentido, o objetivo do sprint backlog é garantir que a equipe de desenvolvimento saiba exatamente o que deve ser feito durante o sprint e possa se concentrar em completar essas tarefas.
O backlog de manutenção é uma lista de itens que precisam ser corrigidos e atualizados em um produto já existente. Esses itens podem ser máquinas desatualizadas, problemas de desempenho ou até máquinas paradas.
Assim, o objetivo do backlog de manutenção é garantir que o produto existente esteja sempre funcionando da melhor maneira possível e que haja a correção dos problemas rapidamente.
Em comparação com o backlog tradicional, esses tipos de backlog têm algumas diferenças importantes. O tradicional geralmente é uma lista de tarefas que devem ter sua realização em uma ordem específica, sem muita flexibilidade.
O backlog de produto, o sprint backlog e o backlog de manutenção são mais flexíveis. Além disso, permitem que as equipes de desenvolvimento se concentrem nas tarefas mais importantes e urgentes.
Backlog do produto
A princípio, o backlog do produto é a lista de atividades que são necessárias para criar um projeto. Neste documento, estão todos os passos que a equipe deve seguir, a fim de entregar, ao seu final, o produto final desejado pelo cliente.
O objetivo aqui é chamar a atenção para a tarefa, e por isso, é de extrema importância a marcação das pendências de forma bem clara e visível. Utiliza-se, geralmente, post-its coloridos ou cards dentro das ferramentas on-line de tarefas, sobretudo quando o trabalho é remoto.
Sprint Backlog
O Sprint Backlog é basicamente uma lista de tarefas que a equipe deve seguir no momento do desenvolvimento do produto dentro de um sprint. Ele definirá o tempo de conclusão das demandas individualmente.
Dessa forma, é marcada uma reunião de equipe, na qual será detalhado e ,posteriormente, executado o plano de ação. Após isso, dificilmente, o sprint é alterado no meio do caminho.
Já o sprint backlog é importante porque ajuda a garantir que a equipe de desenvolvimento esteja trabalhando nas tarefas mais importantes para o sucesso do projeto.
Ele permite que a equipe se concentre em um conjunto limitado de tarefas durante o sprint, garantindo que elas sejam concluídas dentro do prazo e dentro do orçamento.
Backlog de manutenção
Antes de mais nada, o backlog de manutenção é a lista de tarefas que não tem fim, ou seja, atividades que necessitam realização contínua para prevenir falhas e garantir o bom funcionamento das máquinas, softwares e afins.
Geralmente, há a listagem das atividades em uma ordem de prioridade com as mais importantes no topo, permitindo que a equipe de manutenção realize as tarefas mais críticas o quanto antes.
É importante que a equipe de manutenção garanta que as tarefas sejam claramente definidas e bem compreendidas, pois o backlog de manutenção deve ser atualizado regularmente, permitindo que a equipe de manutenção monitore o progresso e faça ajustes conforme necessário.
A colaboração e a comunicação são fundamentais para o sucesso do backlog de manutenção, pois permitem que a equipe de manutenção trabalhe em colaboração com as outras equipes.
O backlog de manutenção é uma ferramenta importante para qualquer organização que depende de sistemas ou equipamentos para funcionar. Utiliza-se em muitos setores, incluindo manufatura, hospitais, hotéis e instalações governamentais.
Gerenciar o backlog de manutenção de forma eficaz pode ajudar a evitar problemas e falhas no sistema ou equipamento. Além disso, reduz o tempo de inatividade e minimiza os custos de manutenção.
3 erros ao se fazer uma gestão de backlog
A gestão de backlog pode ser uma tarefa desafiadora, e existem vários erros comuns que podem ocorrer durante o processo. Aqui estão alguns exemplos de erros que podem ocorrer na gestão da ferramenta:
- Falha em manter sua atualização: Se o backlog não for atualizado regularmente, os itens podem ficar desatualizados e as prioridades podem mudar. Isso pode levar a problemas de planejamento e execução da equipe.
- Inclusão de tarefas muito grandes: Se as tarefas forem muito grandes ou complexas, elas podem ser difíceis de concluir e pode haver atrasos no projeto. É importante dividir as tarefas em partes menores e gerenciáveis.
- Inclusão de tarefas irrelevantes: Se o backlog incluir tarefas irrelevantes ou desnecessárias, elas podem ocupar tempo e recursos valiosos. É importante garantir que todas as tarefas incluídas sejam relevantes para o projeto.
3 dicas de como refinar o processo de backlog
O processo de refinamento de backlog é fundamental para garantir que as tarefas incluídas sejam claras, relevantes e realizáveis. Aqui estão algumas dicas de como refinar esse processo:
- Seja específico: Certifique-se de que as tarefas sejam específicas e claras, para que a equipe possa entender claramente o que precisa ser feito. Inclua detalhes, como descrições de recursos, prazos, orçamento e requisitos de qualidade.
- Verifique se as tarefas são realizáveis: Antes de incluir uma tarefa, verifique se ela é realizável pela equipe. Isso ajudará a evitar a inclusão de tarefas impossíveis ou que exigirão muito tempo e recursos.
- O processo de refinamento de backlog não é uma tarefa única, mas um processo contínuo. É importante revisá-lo regularmente para garantir que ele esteja atualizado e reflita as necessidades e prioridades do projeto.
Agora sim: aprenda a calcular o backlog
O cálculo do backlog é a razão entre as horas trabalhadas por colaborador em cada tipo de ordem de serviço. Essas são representadas por HH e OS, respectivamente, pelas horas disponíveis de trabalho, que nada mais é que a multiplicação das horas totais pelo fator de produtividade. A fórmula utilizada é:
Os resultados almejados, ao realizar essa conta, são próximos de um. Resultados superiores a 1 indicam uma falta de mão de obra e, os inferiores a 1 indicam um excesso. Por isso é importante lembrar que o cálculo do backlog é um processo contínuo e que o backlog deve passar por revisões regularmente para garantir que reflita as necessidades e prioridades atuais do projeto.
Ferramentas e Exemplos
Utilizar ferramentas adequadas para a gestão do backlog pode transformar a eficiência da sua equipe.
Softwares como Jira, Trello e Asana permitem a organização, priorização e acompanhamento dos itens do backlog de forma intuitiva. Nestas ferramentas, cada item é detalhado com critérios de aceitação e atribuído a um sprint específico. O backlog bem gerido pode facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos do projeto.
Dicas finais e antipadrões
Manter um backlog saudável exige atenção constante e boas práticas:
- Evite acumular itens irrelevantes ou desatualizados, pois isso pode sobrecarregar a equipe e reduzir a eficiência.
- Revise e refine regularmente o backlog, priorizando itens que agregam maior valor ao projeto.
- Envolva todas as partes interessadas no processo de priorização para garantir que o backlog reflita as necessidades reais do negócio.
Lembre-se: um erro comum é não atualizar o backlog com frequência, resultando em uma lista desorganizada e pouco útil. Adotar uma abordagem proativa para gerenciar o backlog pode prevenir esses problemas e melhorar significativamente a produtividade da equipe.
