O estoque é uma medida de segurança essencial para empresas que desejam evitar perdas, como falta de produtos, atraso de fornecedores ou queda nas vendas. Entretanto, quando mal administrado, as falhas em sua gestão podem impactar diretamente a produtividade do negócio.
Um controle de estoque bem feito não só garante que você tenha os produtos certos disponíveis na hora certa, mas também pode ter um impacto significativo na estabilidade financeira do seu empreendimento.
Sendo assim, entender e aplicar boas práticas de controle de estoque pode ser a chave para uma saúde financeira robusta e sustentável. Neste guia, exploraremos a importância do controle de estoque e como uma gestão eficaz pode beneficiar sua empresa de várias maneiras.
O que é controle de estoque?
Controle de estoque é um processo abrangente que envolve o monitoramento, gerenciamento e planejamento dos níveis de produtos de uma empresa.
O monitoramento é realizado sobre todos os itens armazenados, desde matérias-primas até produtos acabados, observando as variações nos níveis de inventário. Já o planejamento utiliza métodos de previsão de demanda para analisar as tendências do mercado, visando antecipar quais itens precisarão ser reabastecidos e em que quantidade.
O objetivo principal é garantir que o estoque seja mantido de forma eficiente e econômica, assegurando que a empresa tenha a quantidade certa de produtos disponíveis no momento certo, sem excessos ou faltas.
Por que o controle de estoque é essencial para seu negócio?
O Controle de Estoque é um dos pilares fundamentais para a gestão do seu negócio, tendo em vista os diversos benefícios decorrentes da sua utilização. Entre eles, citamos:
- Redução de Custos: manter níveis excessivos de estoque pode acarretar custos adicionais significativos com armazenamento, como aluguel de espaço e manutenção. Além disso, esse excesso pode configurar uma das 7 perdas de Lean. A partir de um controle eficiente, esses custos podem ser reduzidos e desperdícios evitados.
- Melhoria da Eficiência Operacional: com um controle de estoque eficaz, os processos de compra, armazenamento e distribuição se tornam mais coordenados, reduzindo a necessidade de ajustes de última hora ou correções de erros.
- Prevenção de perdas e capacidade de atender melhor às demandas dos clientes: como já citamos anteriormente, o controle de estoque garante que você tenha a quantidade adequada de produtos quando necessário, assegurando que se atenda a demanda do cliente no momento do pedido.
Impactos negativos de um controle de estoque ineficiente
Uma gestão de estoque inadequada pode trazer impactos negativos ao seu empreendimento, como o excesso de inventário, rupturas de estoque e desperdícios.
O estoque parado, composto por produtos que permanecem sem giro por longos períodos, eleva os custos de armazenamento e pode levar à desvalorização dos itens, que acabam se tornando obsoletos ou desatualizados.
O excesso de inventário também representa um problema, pois além de aumentar os custos operacionais, contribui para o acúmulo de produtos sem utilidade imediata, gerando desperdícios e perdas financeiras.
A ruptura de estoque, com a falta de produtos, pode resultar em vendas perdidas e em oportunidades de negócio não aproveitadas, afetando a satisfação do cliente e a reputação da empresa. Além disso, também aumenta os desperdícios, já que os produtos não vendidos podem se deteriorar.
Principais métodos de controle de estoque
Existem diferentes métodos de controle de estoque e é importante que você escolha o mais adequado para sua empresa. O método ideal depende das características do negócio, do tipo de produto e do ambiente econômico. Os 3 principais são:
- PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): também conhecido como FIFO (First In, First Out), baseia-se na premissa de que os primeiros itens a entrar no estoque são os primeiros a serem vendidos ou utilizados. Ou seja, o estoque é gerido de forma que o inventário mais antigo é utilizado antes do mais recente. Normalmente é utilizado em negócios que lidam com produtos perecíveis, como supermercados ou farmácias.
- UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): também conhecido como LIFO (Last In, First Out), funciona de forma que os itens mais recentes são os primeiros a serem vendidos ou utilizados. É o contrário do PEPS, ou seja, o inventário mais novo é utilizado antes dos itens mais antigos. É utilizado em empresas que lidam com produtos não perecíveis, como indústrias e empresas de manufatura.
- Inventário Cíclico: é uma abordagem de controle onde a contagem do estoque é realizada de forma periódica (em intervalos, semanais ou trimestrais, por exemplo), é centrada em grupos específicos de produtos ou locais por vez. Esse método evita a necessidade de interromper a operação para realizar uma contagem completa, permitindo uma verificação contínua sem paralisar as operações diárias.
O método Kanban no controle de estoque
O Kanban é um método visual de gerenciamento que tem finalidade de melhorar a eficiência e o fluxo de trabalho, reduzindo o desperdício e melhorando a visibilidade e a comunicação. Essa estratégia é utilizada em diversas áreas, incluindo a gestão de estoque.
Através de cores (geralmente verde, amarelo e vermelho), o Kanban de Estoque sinaliza os níveis de abastecimento do inventário. Além disso, os cartões também podem incluir informações como o local de armazenamento, a data de recebimento e o ponto de reabastecimento dos produtos.
Dessa forma, é fácil perceber a quantidade e os tipos de produtos disponíveis e quando é necessário repor esses itens. Isso proporciona uma visão clara e atualizada do status do inventário, facilitando o seu controle.
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Ferramentas e softwares para controle de estoque
Há diversas ferramentas e softwares disponíveis que ajudam a aprimorar a precisão da gestão de inventário, uma vez que promovem a automatização do sistema de controle de estoque.
- Curva ABC: é uma ferramenta amplamente utilizada para controle de estoque. Nela, os produtos são classificados de acordo com o nível de relevância, considerando o valor e a frequência de vendas. Essa classificação permite entender quais produtos têm maior e menor relevância para empresa, quais exigem maior e menor nível de estoque.
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- Código de Barras: os códigos de barras permitem uma gestão eficaz do estoque, uma vez que as contagens de inventário podem ser realizadas com rapidez e precisão. Por meio da digitalização, é possível verificar rapidamente os detalhes do produto, atualizar registros de estoque e agilizar o atendimento de pedidos.
- Odoo: é um software que permite o rastreamento de pedidos de entrega, pedidos em atraso, recepções e pedidos de transferência de itens de inventário. Também automatiza tarefas como a geração de ordens de compra e ajustes de estoque. Além disso, oferece relatórios e análises detalhadas que são atualizados de forma automática.
- Monday.com: esse software inclui o rastreamento de vários locais, leitura de código de barras, gestão de remessas e gerenciamento de pedidos de compra. Oferece um plano gratuito que inclui suporte para até dois usuários e também planos pagos com recursos adicionais.
Fonte dos softwares: https://www.capterra.com.br/blog/1665/os-5-melhores-softwares-de-controle-de-estoque-gratis
Como escolher o melhor sistema de controle de estoque
Para selecionar o sistema de controle de estoque ideal para sua empresa é necessário considerar fatores como o tamanho da empresa, a complexidade das operações e o orçamento disponível.
Negócios menores, com poucos itens e operações mais simples, podem optar por soluções mais triviais e acessíveis, como os softwares citados acima, que oferecem funcionalidades básicas, com custos mais baixos ou até gratuitos.
Já empresas maiores, que possuem maior orçamento e operações mais complexas, exigem sistemas mais robustos e personalizados, que oferecem maiores funcionalidades.
Melhores práticas para otimizar o controle de estoque
- Manter registros precisos e atualizados: certifique-se de que os registros de estoque sejam atualizados em tempo real, especialmente após transações de venda, recebimento de novos produtos ou ajustes de inventário.
- Implementar auditorias regulares de estoque: realize contagens cíclicas regularmente e auditorias periódicas em intervalos determinados (semestrais ou anuais), assegurando que todos os itens sejam verificados e ajustados conforme necessário.
- Estabelecer níveis mínimos e máximos de estoque: utilize a previsão de demanda para definir níveis mínimos e máximos de estoque, com revisões regulares que considerem as mudanças do mercado.
- Utilizar sistemas de alerta para reposição de estoque: configure alertas automáticos em seu sistema de gerenciamento de estoque para notificá-lo quando o estoque atingir o nível mínimo estabelecido, evitando rupturas. É interessante integrar seu sistema de controle de estoque com seu sistema de pedidos para automatizar o processo de reposição.
Como integrar o controle de estoque com outros processos de gestão
Integrar o controle de estoque com outros processos de gestão, como finanças e vendas, é crucial para a eficiência operacional e para uma visão holística do negócio. A integração permite uma gestão mais eficaz e uma tomada de decisões mais informada.
É necessário conectar o sistema de controle de estoque com os demais para que ocorra a comunicação entre os setores. Configure o sistema para atualizar automaticamente os registros financeiros com base nas movimentações de estoque, como compras e vendas, permitindo maior controle sobre os custos e a contabilização.
Além disso, conecte o sistema de estoque com a plataforma de vendas, para garantir que os pedidos sejam automaticamente refletidos no inventário, evitando a venda de produtos fora de estoque.
Exemplos práticos de sucesso na gestão de estoque
Diversas empresas que implementaram a prática de controle de estoque obtiveram resultados de sucesso.
Amazon: é uma das maiores plataformas de e-commerce do mundo e é conhecida por sua abordagem inovadora na gestão de inventário. Utiliza robótica e automação nos centros de distribuição para aumentar a eficiência na coleta e no armazenamento de produtos. Além disso, faz uso de algoritmos avançados para prever a demanda e otimizar os níveis de estoque.
Walmart: é conhecida por seu sistema de gestão de estoque altamente eficiente, que é fundamental para sua estratégia de preços baixos e alta rotatividade de produtos. A empresa mantém uma comunicação constante com fornecedores através de um sistema de EDI (Electronic Data Interchange), o que permite o reabastecimento automático e preciso. Também utiliza o modelo JIT (Just in Time) para minimizar o estoque em armazéns e maximizar a eficiência de reposição.
Conclusão
O controle de estoque não é apenas uma função operacional, mas um fator estratégico crucial para a saúde financeira e o sucesso de qualquer empresa. Adotar práticas eficazes de gerenciamento de estoque pode reduzir custos, melhorar o atendimento ao cliente e aumentar a lucratividade.
Investir tempo e recursos no controle de estoque não apenas melhora a eficiência do seu negócio, mas também contribui para um crescimento sustentável e uma posição competitiva sólida no mercado.
Call to Action:
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