Fluxograma de processos é uma ferramenta da qualidade, que consiste em detalhar o fluxo de tarefas dos processos de uma empresa. Para isso, o fluxograma utiliza símbolos gráficos. Estes representam o passo a passo das etapas de um processo, conectados entre si.
Dessa maneira, forma-se o sequenciamento correto das atividades e a execução completa de um processo.
A seguir, você irá aprender para que serve o fluxograma e seus benefícios. Dessa forma, será apresentado exemplos, além dos símbolos para cada etapa.
Para que serve o fluxograma de processos? Veja benefícios
O fluxograma de processos atua diretamente na gestão da empresa. Assim, é um demonstrativo da ordem das atividades de forma visual e prática. Dessa forma, simplifica o entendimento de todas as etapas de um processo específico.
Sendo assim, é uma ferramenta de gestão para controlar todos os processos da empresa e todos os seus recursos.
Portanto, veja a seguir alguns benefícios do uso do fluxograma de processos:
- Identificar os padrões de trabalho de um processo;
- Conhecer os insumos necessários para a sua execução;
- Desenvolver uma visão sistêmica e estratégica do negócio.
- Identificar facilmente processos desnecessários, perdas ou gargalos do processo;
- Estudar a possibilidade de incluir novos processos.
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Com isso, o fluxograma de processos é essencial para aumentar a produtividade de uma empresa e melhorar os seus processos.
Além disso, existem dois tipos principais de fluxogramas de processo: o linear e o funcional. O fluxograma de processos linear possui o objetivo de apresentar como o processo inicia e acaba. Além disso, mostrar todo o passo a passo de atividades e tomadas de decisão.
Enquanto isso, o fluxograma de processos funcional também demonstra os pontos iniciais e finais do processo. Mas, além disso, junto com todo o passo a passo de atividades e tomadas de decisão, ele ajuda na sinalização dos responsáveis por cada atividade. Para isso, utilizam-se Raias, elementos gráficos para a divisão das atividades entre os envolvidos.
Dessa forma, é preciso sempre saber o objetivo desse recurso, para assim, escolher a melhor versão.
Conheça as etapas e símbolos de um fluxograma de processos
Sendo assim, o fluxograma de processos possui uma série de etapas. Portanto, para tornar mais fácil a análise, e assim, compreender os processos, utilizam-se símbolos específicos para indicar determinadas ações.
Além do mais, esses símbolos devem ser usados a medida que tenha a necessidade na construção das atividades mapeadas. É importante destacar que não é obrigatório o uso de todos os elementos disponíveis. Nesse sentido, veja a seguir, os símbolos mais utilizados nos fluxogramas de processos.
Veja a seguir, exemplos de símbolos para a construção do fluxograma:
Início/Fim
Esse símbolo corresponde às entradas e saídas do processo. Marca quando o processo começa e quando termina. Normalmente, um processo começa a partir da entrada de um insumo. Esse pode ser uma matéria-prima, informações ou solicitações. Assim, termina com a entrega de um ou mais resultados.
Processo
Esse símbolo consiste em identificar as atividades necessárias para realização do processo. Sendo assim, os processos devem ser conectados na ordem correta para fixar a execução do processo e a entrega do resultado.
Decisão
Demonstra momentos em que o fluxo se separa em direções. É um símbolo que torna possível seguir um ou mais caminhos. Para isso, o símbolo de decisão exige que seja feita uma tomada de decisão. Este terá duas formas para continuar com a sequência de atividades correspondentes.
Fluxo
Corresponde a uma seta, utilizada para indicar a conexão entre todas as etapas do fluxograma de processos. Portanto, os elementos dentro de um fluxograma nunca devem estar soltos, sendo obrigatório a utilização dos fluxos para a ordem de atividades.
Processo pré-definido
Esse símbolo representa alguma etapa do processo que já foi mapeada anteriormente, em outro fluxograma. Logo, não é necessário redesenhar o mesmo fluxograma novamente.
Operação manual
Símbolo que indica quando a atividade do fluxograma deve ser feita manualmente.
Documento
Símbolo utilizado quando gera-se algum documento durante o processo. Por exemplo, algum relatório, contrato, proposta, etc.
Espera
Esse símbolo é utilizado para indicar algum tempo de espera necessário. Importante para o passo a passo das atividades do fluxograma de processos.
Conector
Símbolo utilizado quando deseja-se conectar elementos do fluxograma que estão longe um do outro. Deixa o processo mais organizado visualmente. É diferente do símbolo Fluxo, que conecta os elementos próximos.
Abaixo, apresentamos um exemplo de fluxograma de processos, feito no LucidChart, representando uma negociação partindo de um diagnóstico:
Fluxograma de processos: como montar?
Para montar um fluxograma de processos, precisamos primeiro identificar as entradas e saídas do mesmo. Ou seja, entender quando o processo inicia e quando ele acaba. Assim sendo, tendo definidas essas limitações, passamos para a etapa de análise das atividades do processo.
Para isso, deve-se saber quais os insumos necessários para a execução do processo e ver se existem responsáveis específicos para cada atividade. Aqui, também é importante entender a ordem lógica de todos os passos.
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Assim, para a construção dessa etapa, recomenda-se a realização de entrevistas com os colaboradores. Tais entrevistas são essenciais para entender em detalhes como o processo é feito. Todas as anotações darão os passos para construir um fluxograma de processos preciso e de acordo com a realidade.
Além disso, recomenda-se elaborar o fluxograma de processos junto com a equipe. Essa etapa é essencial para não perder informações importantes que gerem algum tipo de retrabalho. Dessa forma, é importante fazer a validação dos fluxos construídos.
A partir disso, a etapa final é analisar criticamente o fluxograma de processos:
- Identificar quais etapas podem ser melhoradas;
- Otimizar os processos evitando desperdícios;
- Identificar processos em ciclo infinito;
- Detectar tempos de espera;
- Apontar atividades desnecessárias.
Com isso, os fatores identificados podem ser modificados, construindo processos que alcancem um melhor desempenho. Existem ferramentas muito boas para a elaboração de fluxogramas de processos. Assim, nossa dica para construir seu fluxograma de processos online é através da ferramenta LucidChart.
5 principais erros na hora de criar um fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos sempre deve ser correto. Assim, ajudará a empresa a atingir melhores resultados. Nesse sentido, segue abaixo alguns dos erros comuns para se ter cuidado ao criar os fluxogramas:
1) Não deve colorir o fluxograma sem critérios definidos;
2) Não deve utilizar os símbolos sem considerar as suas funções específicas;
3) Não definir as fronteiras do processo;
4) Não definir o nível de detalhes dos processos;
5) Não confirmar os processos com os colaboradores.
Sendo assim, é necessário sempre estar atento a cada decisão para criar o fluxograma e atingir os melhores resultados.
