DMAIC, da sigla em inglês – measure, analyze, improve e control – significa definir, medir, analisar, melhorar e controlar, em português. Ele é um método de aprimoramento de processos que consiste em um guia estruturado projetado para auxiliar empresas na resolução de problemas, e não é exclusivo para projetos guiados pelo Seis Sigma.
Esse roteiro envolve definir metas, medir métricas, analisar dados, implementar melhorias e controlar resultados. Assim, reduz a variação nos processos e promove uma cultura de melhoria contínua, o DMAIC ajuda as empresas a alcançar excelência operacional e resultados consistentes.
O que é DMAIC?
DMAIC é um método que entrega um roteiro estruturado para a resolução de um problema de uma forma mais eficiente e organizada. Assim, seus principais objetivos são:
- Melhoria contínua de processos e da gestão da empresa;
- Aprimoramento da qualidade de produtos e serviços;
- Redução de custos e despesas;
- Aumento da produtividade e, consequentemente, maior lucro à empresa.
O DMAIC, que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar, também é uma metodologia essencial para implementar projetos de Lean Seis Sigma com sucesso. Essa metodologia tem como base a redução de defeitos e variações nos processos.
As Etapas do DMAIC:
Como foi mencionado anteriormente, DMAIC é dividido em 5 etapas planejadas para identificar áreas de oportunidade, medir o desempenho atual, analisar causas raiz de problemas, implementar soluções eficazes e controlar continuamente os processos para garantir melhorias sustentadas.
Definir (Define):
Essa é a etapa inicial do projeto em que todo o seu planejamento será definido. É uma das etapas mais importantes, já que se for mal definido, as chances de algo dar errado no projeto, futuramente, são grandes.
Uma dica importante para essa etapa é a elaboração do contrato do projeto. Trata-se de um documento que formaliza integralmente o projeto de melhoria, contendo informações cruciais, como a composição da equipe responsável, o escopo do projeto, os indicadores empregados e o cronograma previsto. Ele tem o objetivo de informar todos os participantes do projeto sobre as definições e, além disso, dependendo da duração do projeto, ele pode servir como uma garantia de comprometimento da equipe.
Assim, para orientá-lo nesta fase, é essencial que você responda algumas perguntas fundamentais, tais como:
- Qual é o problema a ser resolvido?
- Esse problema tem relevância financeira e é viável?
- Qual é minha meta e o ganho financeiro esperado?
- Qual time irá trabalhar no projeto?
- Qual o cronograma do projeto?
Medir (Measure):
Nessa fase, seu foco deve ser a medição e observação dos processos e problemas no momento atual. Com isso, é importante levantar possíveis causas dos problemas, dados importantes do processo e realizar a análise deles, mas sempre de acordo com o que definido na etapa anterior.
Ademais, podemos categorizar as medições em qualitativa e quantitativa. Com as medições qualitativas, sua equipe se aprofunda na análise das causas de cada problema ou processo, buscando identificar suas origens, além de realizar um mapeamento minucioso das informações mais relevantes e detalhadas para elucidar o problema.
Já as medições quantitativas coletam dados em massa e utilizam um indicador para analisar comportamentos e estatísticas.
Tendo em mente que o objetivo é a medição do tamanho do problema, aqui está algumas perguntas que provavelmente terá que responder:
- Qual o estado atual do processo?
- Quais as fontes variáveis do processo?
- Os dados são confiáveis?
- Qual o comportamento dos dados históricos levantados?
Analisar (Analyze):
Após fazer a medição e coleta de dados chegamos na etapa de análise.
É nesta etapa que você se certifica que a causa selecionada na fase anterior realmente influencia o seu processo.
Primeiramente, deve ser feita uma revisão dos dados obtidos na medição, começando com a análise estatística, em que podem ser utilizadas ferramentas como histogramas, gráficos de dispersão, análise de regressão, análise de causa e efeito (Ishikawa), entre outras.
Assim, devemos identificar as possíveis causas-raiz dos problemas e comprová-los utilizando de gráficos e as análises estatísticas feitas anteriormente. Por último, deve-se identificar oportunidades de melhoria para combater essas adversidades.
Melhorar (Improve):
É nessa etapa que todo o trabalho vai ser executado e implantado. Primeiramente, devemos realizar um plano de ação, para implementar as soluções e oportunidades de melhoria encontradas na etapa anterior e então analisar os resultados e os impactos dessas soluções.
No entanto, criar um plano de ações pode levar de 30 a 40 dias de um projeto de Green Belt, ou de 40 a 60 dias num projeto de Black Belt, sendo, portanto, a etapa mais demorada do método DMAIC.
Para chegar a conclusões efetivas, é útil responder a perguntas orientadoras, como identificar possíveis ações de melhoria, viabilizar soluções implementáveis, planejar testes para garantir metas alcançadas sem efeitos colaterais e medir os resultados financeiros pós-implementação do plano de ação. Esse processo estruturado promove decisões informadas e eficientes para melhorar o desempenho do projeto ou processo.
Controlar (Control):
Então, chegamos na última etapa do método DMAIC. É nesta fase em que ocorre a monitoração dos resultados, assim como o controle deles. É, também, uma das etapas mais importantes por fazer com que existam meios para que as implementações que solucionaram os problemas sejam mantidas.
Para fazer com que isso aconteça é necessário estabelecer um Plano de Controle, em que você vai elaborar maneiras de assegurar a preservação dos resultados alcançados.
Além também, de utilizar de algumas ferramentas como OCAP (Out of Control Action Plan), Cartas de Controle, Poka Yoke e Procedimento Operacional Padrão (POP).
Portanto, para realizar esta fase, é importante ter em mente as seguintes questões:
- A meta e os resultados financeiros foram alcançados?
- Quais controles foram estabelecidos para garantir a sustentabilidade das melhorias feitas?
- Quem será o gerente do processo e como ele fará o acompanhamento?
- Será necessário criar ou atualizar padrões e procedimentos?
- Quem são os envolvidos que serão treinados?
DMAIC na Prática: Exemplos e Roteiros
Assim, já entendemos como cada uma das etapas funciona, porém como ele deve ser aplicado? Vamos analisar alguns exemplos de como o DMAIC deve ser colocado na prática em situações reais.
Podemos utilizar como exemplo um Hospital. Neste caso usaremos essa metodologia no tempo de espera e ela se da seguinte maneira:
- A primeira etapa será definir e identificar o problema de longos tempos de espera para os pacientes; após isso será então medido os tempos de espera atuais para diferentes procedimentos e identificar os gargalos;
- Depois será analisado as possíveis causas dos longos tempos de espera, como falta de pessoal, fluxo de trabalho ineficiente, etc;
- Então serão implementadas melhorias, como realocação de recursos, otimização do fluxo de trabalho e introdução de novas tecnologias;
- E, por fim, o último passo é monitorar continuamente os tempos de espera e implementar controles para garantir que as melhorias sejam sustentadas.
Podemos também utilizar como exemplo uma fábrica que deseja reduzir os defeitos de uma linha de produção. Neste caso, o DMAIC seria implementado da seguinte maneira:
- Primeiramente, deverá identificar os principais defeitos que estão ocorrendo na linha de produção;
- Depois coletar dados sobre a taxa de defeitos, identificar onde e quando os defeitos estão ocorrendo com mais frequência; com isso, realizar análise de causa raiz para identificar as causas subjacentes dos defeitos, como falhas de máquinas, problemas de treinamento de funcionários, etc;
- Após, deve implementar mudanças, como manutenção preventiva, treinamento adicional para operadores, atualização de equipamentos, etc;
- E, por último, estabelecer sistemas de controle para monitorar continuamente os defeitos e implementar medidas corretivas, conforme necessário.
Ferramentas Utilizadas no DMAIC:
A implementação do DMAIC pode ser complexa e difícil de entender no começo. Porém, por conta disso, existem algumas ferramentas que são utilizadas, justamente para que a sua aplicação ocorra de uma forma mais organizada e fácil de entender para todos da empresa.
Existem ferramentas específicas para cada etapa da metodologia, para ajudar a entender os processos, identificar problemas, analisar causas, implementar melhorias e controlar resultados.
Na etapa de Definir (Define) são comumente utilizados:
- Diagrama de Ishikawa (Espinha de peixe), que serve para analisar os processos, em diferentes perspectivas, com o objetivo de identificar causas potenciais;
- Mapa de processo, utilizado para ter uma melhor compreensão da situação atual;
- Definição de Metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Já na etapa de Medir (Measure) podem ser utilizadas
- Planilha de dados para colocar todos os dados que foram coletados;
- Análise de Capacidade do Processo (Cp, Cpk), em que o Cp mede a capacidade potencial do processo enquanto Cpk mede a capacidade efetiva; estatística Descritiva (Média, Mediana, Desvio Padrão);
- Gráficos de Controle para ter uma visão mais clara e visível de como estão as coletas de dados.
Além do mais, na etapa de Analisar (Analyze) é utilizado o Diagrama de Pareto, ele é um gráfico de colunas que ordena as frequências das ocorrências, da maior para a menor, permitindo a priorização dos problemas; análise de regressão, um método estatístico que permite examinar a relação entre duas ou mais variáveis, identificando quais têm maior impacto diante de um tema de interesse; diagrama de Dispersão que nos mostra quão disperso estão os dados coletados.
Na etapa de Melhorar (Improve) é aplicado a matriz de priorização, que tem como objetivo avaliar a prioridade dos problemas; implementação de soluções piloto, que serve para testar, validar e otimizar novas soluções antes de sua implementação em larga escala; análise de Riscos (FMEA – Failure Mode and Effects Analysis) servindo como uma metodologia sistemática para identificar, avaliar e mitigar potenciais falhas em um processo, produto ou sistema, visando prevenir problemas e melhorar a confiabilidade e segurança.
Por último, as ferramentas mais comuns utilizadas na etapa de Controle (Control) são: Matriz RACI, um método de atribuir papéis e responsabilidades em um projeto, indicando quem é responsável (R), quem é o responsável final (A), quem precisa ser consultado (C) e quem precisa ser informado (I); Gráficos de Controle (para monitoramento contínuo); Plano de Controle para documentar e estabelecer os processos e procedimentos necessários para garantir que os produtos atendam aos requisitos de qualidade especificados.
DMAIC vs. PDCA e DMADV:
Além da metodologia DMAIC, existem outras duas diferentes que têm como objetivo melhorar processos e produtos, comuns em áreas como gerenciamento da qualidade e melhoria contínua, a PDCA e a DMADV. Aqui estão as principais diferenças entre elas:
Como foi visto anteriormente, a DMAIC é uma metodologia usada principalmente no contexto do Seis Sigma para melhorar processos existentes que estão fora de controle ou não atendem aos requisitos de qualidade e suas etapas incluem: Definir o problema, Medir o desempenho atual, Analisar os dados para identificar causas raiz, Melhorar o processo e Controlar para manter os ganhos.
Já a PDCA é uma metodologia de melhoria contínua que pode ser aplicada a diversos tipos de processos, não apenas limitados à qualidade, e consiste em quatro etapas cíclicas: Planejar o que será feito e como (Plan), Executar o plano (Do), Verificar os resultados obtidos (Check) e Agir para corrigir problemas e melhorar continuamente o processo (Act).
Por fim temos a DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify), em que também está associada ao Seis Sigma, mas é utilizada para o desenvolvimento de novos processos ou produtos, em vez de melhorar os existentes, e tem como etapas: Definir as metas do projeto, Medir e identificar as características críticas, Analisar as opções de design, Desenvolver o design mais adequado e Verificar sua eficácia antes da implementação.
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